テレワークの課題｜仮想オフィスツールの必要性
新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワークは多くの企業と団体で導入され、ZoomやSlackのような便利なWEB会議・チャットツールが広く普及してきました。しかし、テレワークの導入による生産性の低下が問題となっています。経済産業省が2021年2月に発表した「コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ」によると、オフィス勤務と比べて在宅勤務の方が生産性が低いと答えた企業の割合は 92.3%、勤務者の割合は 82.0 %と高い割合を示しています。
様々なコミュニケーションツールが導入されているにもかかわらず、テレワークの生産性がオフィス出社に比べ低下する要因として以下の5点が考えられます。
テレワーク生産性の低下原因は？
1. ちょっとした打合せにも時間がかかる
テレワーク中に一般的なWEB会議ツールで短い話をする際、まずはチャットツールなどで「今ちょっといいですか？」と相手に確認を行い、その後ミーティングを設定し、URLを共有して参加を待つという手順が必要です。これにより、「できるだけミーティングなしで済ませた方がいい」という心理的な壁が形成され、コミュニケーション不足に繋がります。
2. コミュニケーション不足で協力関係が滞る
オフィスでは休憩中の雑談からアイデアが生まれたり、助言によって仕事が円滑に進むことがありますが、テレワークではその機会が失われがちです。このため、協力関係が滞り、チームの生産性が低下します。
3. メンバーの業務状況が管理できない
マネージャーはメンバーの稼働状況や業務内容を把握する必要がありますが、WEB会議やチャットツールではリアルタイムで把握することが難しく、認識齟齬が生じることがあります。
4. 緊張感、現場感、一体感が得られない
オフィス勤務とは違って、緊張感が生まれず家でダラダラとしてしまう場合はどうしても出てしまいます。実際、テレワークで生産性が落ちると回答した人にその要因を聞いた結果、約20%が「上司等がいないので緊張感がなくなる」と回答しました。
緊張感だけでなく、オフィスでは得られていた現場感がないことも個人の生産性意識の低下に繋がります。また、チームメート同士の一体感の欠如は社員のメンタルに影響し、テレワークの問題点として指摘されています。
5. オンボーディングがしづらい
新人を指導する際、オフィスでは直接の指導や確認が可能ですが、テレワークではその機会が減少し、効率的なツールや手法の共有が難しくなります。
仮想オフィスツールとは
このようなテレワークの課題を解決するために期待されているのが「仮想オフィス」です。仮想オフィスツールは、社員一人ひとりがアバターを持ち、オンライン空間で仕事をするソフトウェアであり、バーチャルオフィスやオンラインオフィスとも呼ばれています。
仮想オフィスツールの特徴は？
テレワークの課題を解決するために登場しました「仮想オフィスツール」。従来のコミュニケーションツールとは異なり、仮想オフィスツールはリモートワークにおけるチームの一体感や臨場感を再現し、より自然なコミュニケーションを可能にします。次に、仮想オフィスツールが提供する主な機能について詳しく説明します。
1. リモートでのコミュニケーション機能
チャットやビデオ通話といったコミュニケーション機能は仮想オフィスツールの基本機能の一つです。コミュニケーション性を重視したツールですと、相手の手が空いていて声をかけやすい状況かどうかを判別できるような、ステータス表示の仕組みを備えていることもあります。
また、自分と相手との距離に応じて声が大きくなったり小さくなったりするなど、実際の空間に似た臨場感を演出できるツールもあります。
2. 打ち合わせ機能
打ち合わせを行うときに便利な、共有ホワイトボードや文字起こしによる議事録作成などの便利な機能を備えているものもあります。高機能なツールですと、通話中にリアルタイムに動作する翻訳機能を持つものもあり、海外の取引先との打ち合わせもスムーズに行うことができます。
3. フロア機能
リモートでの仕事を継続するとなると、各々が一人各自の作業を行うという事が増えていきます。そのため、相談や連携がしにくくなり、孤独感を抱いたり一体感が失われ組織全体としてのパフォーマンスが下がってしまうという問題があります。
フロア機能を持つバーチャルオフィスツールは、オフィス空間をビジュアル的に表示し、そこにメンバーたちがアバターとして集まることで、実際にオフィスで仲間たちと一緒に働いているような感覚で仕事をすることができます。部門ごとにフロアを分けたりなどして、実際の職場に似た働き方が可能になります。
4. 生産性管理機能
生産性の管理機能をもつバーチャルオフィスツールも提供されています。リモートワークになると、プライベートとの切り替えがしづらかったり、マネージャー職の人が各メンバーの働きぶりを見ることができない、などの問題が起こることがあります。
生産性管理機能を持つバーチャルオフィスツールを使えば、リモートワーク中にどのようなタスクにどれだけ時間を使ったかが可視化され、仕事効率の向上や、マネージャーのリソース管理に役立ちます。
仮想オフィスツールのメリット6つ
リモートチームにバーチャルオフィスツールを導入することで得られる代表的なメリットを５つ紹介します。
1. リモートメンバーの業務状況を見える化できる
バーチャルオフィスの中では、リモートで働いているメンバーのステータスが常時把握できるというメリットがあります。仮想空間内で、メンバー一人ひとりが専用のアバターを確認することでメンバーの業務状況を確認できます。
「在席中」「離席中」「取り込み中」などの基本的なステータスがわかるものから、ユーザーが自ら「商談中」「昼休み」などと入力することで、ユーザーが行っている具体的な業務内容を周りに共有できるツールもあります。
2. 社内のコミュニケーション不足を解消できる
リアルオフィスのように声をかけられて、会話を始めるまでの工数を減らせることも大きなメリットです。多くのバーチャルオフィスでは、アバター同士が一定範囲内に近づいた場合に、互いの声が聞こえるような設計となっています。
相手のステータスを確認して話かけることができるので、相手が何をしているのかわからない状態で声をかけるチャットツールとは違い、実効性の高い声かけが成立するのです。
また、ストレスなく会話を開始できるので、声をかけることに対する心理的ハードルが低くなり、自然と社内のコミュニケーションも増えます。
3. 緊張感、現場感、一体感が形成される
WEB会議ツールとチャットツールでは形成されない現場感、緊張感、一体感が得られることもバーチャルオフィスツールの重要なメリットです。
バーチャルとはいえ、実際にメンバーがアバターを動かして活動している様子が見えるので、現場感が生まれます。チームメンバーが今何をしているのかが常に見えていて、仕事でつまずいたことがあったらいつでも声をかけられるという安心感と一体感があり、テレワーク中の孤独解消にも繋がります。
また、長時間PC操作がないとステータスが「離席中」になる機能などが実装されている仮想オフィスもあり、家で働いている社員に対しても”常に上司が自分の業務状況を確認できるという状況にある”という緊張感を与えることが可能です。
4. オンボーディング・新人研修等がしやすい
オフィス勤務の場合でしたら、新人を指導する際、一緒に同じディスプレイを見て指で示してやり方を教えることができるでしょう。また、ふと何かおかしい操作をしていそうなところが目に入ったら確認することができます。もしかしたら新人の方が効率的なツール等を知っていて、それを全体に広めて生産性があがるといったこともあるかもしれません。リモートワークではこういった機会が減ってしまいがちで、リモートコントロールソフトで補うにしても効率が落ちてしまいます。
5. オフィスコストを削減できる
オフィスを持っている企業の場合、テレワークが増えてオフィス使用率が減っても、オフィスによる固定費は変わりません。フルリモート体制を取る場合、バーチャルオフィスツールを導入することで、オフィスコストを10分の1以下に減らすことができます。また、ハイブリット体制にする場合でも、コワーキングオフィスと併用することでコストを削減できます。
6. 優秀な人材の確保に繋がる
優秀な人材を確保するためには、働きやすい環境づくりが重要です。しかし、結婚や出産、高齢者の介護などの事情で退職や転勤を余儀なくされることがあります。この問題を解決する選択肢として「リモートワーク」があります。リモートワークを導入すれば、広範囲から人材を採用でき、退職の理由になる事情を持つ従業員を引き止めることが可能です。これは企業と従業員の双方にとって大きなメリットとなります。
仮想オフィスツール導入時の注意点
バーチャルオフィスツールは多くのメリットを提供しますが、導入を決める際には以下の点に注意が必要です。
1. 導入の手間
– 多くのバーチャルオフィスツールは月毎のサブスクリプション形式で提供されており、無料トライアルが実施されています。しかし、問い合わせや個別面談のスケジュール調整は、忙しい決裁者にとって負担が大きいです。
– トライアル終了後にしつこい営業や無理な契約延長を求められることがあり、導入に時間がかかる場合があります。
2. 使いこなせない社員の存在
– バーチャルオフィスツールを導入しても、ITツールに不慣れな社員が多いと社内に浸透せず、コストだけがかかることになります。
– ツールの学習に時間がかかる場合、結果的に既存のWEB会議ツールやチャットツールが引き続き使用されることもあります。
3. 社員のプライバシー問題
– 業務状況を監視するためにカメラでの撮影・保存機能が実装されている場合、社員からの反感を買うことがあります。
– これは社内の雰囲気を乱し、別のツール導入に対する抵抗感を生む可能性があります。度が過ぎる場合、違法と判断されることもあるため注意が必要です。
仮想オフィスツール導入時の比較ポイント5つ！
企業が仮想オフィスツールを導入する際、適切な選択をするための重要な比較ポイントを5つ紹介します。裁決者の参考になるよう、具体的な確認事項も含めて整理します。
1. 導入の容易さ
仮想オフィスツールを選定する際、導入の簡単さは非常に重要です。裁決者がツールを実際に使ってみることが大切です。具体的な確認事項は以下の通りです。
- 営業担当者とのコンタクトなしでツールを試せるか
- 無料トライアルがあるか
- 無料トライアル中の解約が簡単か
- 初期費用があるか
2. 常駐性
仮想オフィスツールの常駐性は、効率的なマネジメントに直結します。メンバーが無理なくツールを使い続けられるかがポイントです。具体的な確認事項は以下の通りです。
- デスクトップアプリを提供しているか
- 指定席の概念があるか（ブラウザアプリの場合）
- CPU使用率が低く、長時間使用してもパソコンに負荷をかけないか
3. 確実な声かけ
ツール内でのコミュニケーションが円滑に行えるかどうかは、生産性に影響を与えます。具体的な確認事項は以下の通りです。
- メンバーのステータス（離席中など）が一目でわかるか
- 離席中の相手に声をかけられない仕組みがあるか
- 別アプリ使用中でも通知が出てくるか
- 声かけに応じる／拒否するアクションができるか
- 画面共有や画面操作のしやすさ
4. 業務状況の可視化
リモートチームの管理において、メンバーの業務状況をどこまで把握できるかが重要です。具体的な確認事項は以下の通りです。
- 離席中などの基本ステータスが表示されるか
- どのプロジェクトの仕事をしているかがわかるか
- 書類作成中などの具体的な業務が表示できるか
- 勤務時間と作業内容のログが残るか
- 常時カメラをつけっぱなしにする必要があるか
5. グローバルチーム対応
グローバルチームでの利用を考えると、異なる言語に対応していることが重要です。具体的な確認事項は以下の通りです。
- UIが日本語以外の言語に対応しているか
- 同時通訳機能が用意されているか
即導入可能な仮想オフィスツール7選!
グローバルチームに特におすすめ！即導入可能ツール３選
1. VoicePing
「VoicePing」は仮想オフィスツールでありながら、高い精度を持つ自社開発のAIモデルが搭載されたリアルタイムAI翻訳機能・議事録作成ツールです。社員間同士の円滑なコミュニケーションを図れるのはもちろん、会議中のやり取りを自動で要約してくれるので、これまで膨大にかかっていた文字起こし作業を簡略化し、会社の生産性向上に繋がります。さらに、43カ国の言語に対応したリアルタイム音声翻訳も備わっているため、話した内容はすぐに翻訳・文字起こしされるので、言語の壁を気にする必要はありません。
VoicePingの特徴
- お絵描きできる画面共有: クリエイティブなアイデアを視覚的に共有できます。
- ユーザーステータス表示：効率的な社内コミュニケーションサポート
- 共同編集可能なホワイトボードとテキストエディタ: チームでリアルタイムに共同作業ができます。
- 発話内容のリアルタイム文字起こし・音声翻訳（43ヶ国語対応）: 会議内容を即座に記録し、多言語間でのコミュニケーションをスムーズに行えます。
- 無制限の会議録画: 重要な会議内容を後から確認したり、共有したりすることができます。
- ワークスペースカスタマイズ：ユーザーはワークスペースをカスタマイズし、個性豊かなオフィス空間を演出することができます。会社のニーズやチームのスタイルに合わせて、オフィススペースを自由に設計できます。
- GoogleカレンダーやOutlookとの連携：各メンバーのスケジュールがアバターに表示され、スケジュールの時間になるとアバターステータスが自動的に「取り込み中」に変わります。
VoicePingでは、メンバーのアバターに以下のステータスを表示できます：
- オンライン
- 取り込み中
- 離席中
「オンライン」であればワンクリックですぐに声をかけることができ、「取り込み中」の忙しいメンバーや「離席中」のメンバーには声をかけられないシステムになっています。
以下は、会議をリアルタイムで翻訳する音声翻訳デモビデオです。仮想オフィスでも国際的なコミュニケーションを促進できます。
このように、VoicePingを活用することで、テレワーク環境でも円滑なコミュニケーションと効率的な業務遂行が可能となります。
料金情報は以下になります。
2. Spatial Chat
Spatial Chatは、臨場感あふれる音声チャットや画像表示機能を備えた英語対応の仮想オフィスツールです。近くにいる人の声が大きく、遠くにいる人の声が小さく聞こえるため、実際のオフィスのようなコミュニケーションが可能です。シンプルなUIで操作も簡単で、5人までなら完全無料で利用できる点も魅力です。
特徴
- リアル感のあるインタラクション: 近くにいる人の声は大きく、遠くにいる人の声は小さく調整される音声チャット機能。
- カスタム仮想オフィス: 会議エリアやチームビルディングルームなど、柔軟な背景やテーマを使って理想的な作業空間をデザイン可能。
- シームレスなチームコラボレーションツール: タブの切り替えなしで共有ドキュメントと連携し、重要なリソースを一元管理。
- イベント管理と報告: イベント後の詳細なレポートで参加者のエンゲージメントを分析し、仮想オフィス戦略を最適化。
- アクセス制御とセキュリティ: SAML SSOによる簡単で安全なアクセスと、ユーザーアクセスの精密な管理機能。
料金
3. oVice
oVice（オヴィス）は、2020年8月に提供を開始した2次元の仮想オフィスツールです。オフィスのカスタマイズ性に富み、複数のフロアを「1階、2階、3階…」と見立ててビルにすることもできます。また、「業務状況の可視化」にも優れているツールです。
特徴
音声・ビデオ録画機能
会議室での参加者の音声、カメラ映像や画面共有を録画できます（BusinessとEnterpriseプランの有償オプション）。バーチャルアバター機能
ビデオ通話中に顔を表示せずに、動物などのバーチャルアバターを使ってコミュニケーションが可能です。アバターは顔の動きを認識して表情も変わります。リアルタイム文字起こし
会話をリアルタイムで文字に起こし、議事録の作成や多言語(英語、日本語、韓国語)での同期的な会議を支援する機能があります（BusinessとEnterpriseプランの有償オプション）- Microsoft Teamsとの連携: Microsoft Teamsで設定したステータスがovice上にも反映されます。
料金
個性あふれるバーチャルオフィスツール4選!
1. MetaLife
MetalifeはRPGゲームのようなビジュアルでワクワク、オフィスに出社するのが楽しくなる仮想オフィスツールです。オフィスのデザインは数百種類あり、オフィス、学校、豪邸、ビーチ、宇宙など好みのデザインを選べます。そのため、ウェビナーや企業説明会、展示会、勉強会など、目的に沿った会場を作ることが可能です。デザインだけでなく、リモートワークのコミュニケーションを円滑するチャット、リアクション機能が搭載されています。
特徴
- ブラウザアプリ
- RPGゲームのようなビジュアルでワクワク感を演出できる
- オフィスデザインは数百種類登録されている
- コミュニケーションを円滑にするコミュニケーションやリアクション機能が搭載されている
料金
2. Gather
Gatherは、バーチャルイベントやリモートワーク用のオンラインプラットフォームです。ユーザーは仮想空間内でアバターを使って交流し、会議やセミナーを開催できます。リアルタイムでの対話やコラボレーションが可能で、距離に関係なく効果的なコミュニケーションをサポートします。
特徴
2D仮想空間とアバター: ユーザーは2Dの仮想空間を自由に移動し、自分のアバターをカスタマイズできます。
リアルタイム音声・ビデオチャット: 近づくと自動的に音声・ビデオチャットが開始され、自然な会話が可能です。
画面共有およびプレゼンテーション: 会議室で画面共有やプレゼンテーションができ、チームメンバーと情報を共有できます。
仮想イベントの開催: ワークショップやチームビルディング活動などの仮想イベントを開催し、リモートワーク中でもチームの結束を強化できます。
料金
3. NeWorks
NeWorksは、チームの一体感を重視した仮想オフィスツールです。相手のステータスがわかり、1クリックで会話ができます。また、アプリのインストールが不要でブラウザで利用できるため、ログイン・ログアウトがしやすいです。そのため、仮想オフィスツールを使わなくなってしまうという問題が起きにくいです。またNTTグループが開発しているツールで、多要素認証などセキュリティ面も安心して利用できます。
特徴
- ステータスに「ウェルカム（話したい）」がある
- ブラウザで利用できるため、ログイン・ログアウトがしやすい
- 多要素認証などセキュリティ面で安心して利用できる
料金
4. SoWork
SoWorkはリモートチームが仮想オフィスで協力し合うためのプラットフォームです。AIを活用し、生産性を向上させながらチームの一体感を強化します。リアルタイムのコミュニケーションと自動化機能が作業効率を劇的に向上させます。
特徴
- AI活用の作業環境：AIツールがインサイトを提供し、作業を自動化して生産性を最大化します。
- 即時コミュニケーション：リアルタイムのビデオ接続や即席のコミュニケーションで、会議やチャットツールの使用を最小限に抑えます。
- Sophia Bot：会議の要約、アクションアイテムの提供、決定事項の整理により、後続の会議の必要性を減らします。
- カスタマイズ可能なバーチャルオフィス：チームの文化と価値を反映したオフィスを簡単に作成できます。
- 効率的な会議：あらゆる種類の会議をサポートし、生産的なリモートワーク環境を実現します。
料金
業務状況の確認に向いている仮想オフィスツール3選
1. FAMoffice（導入相談必要）
FAMofficeはリモートワーク時にコミュニケーションを活発にするためのさまざまな機能を提供します。アバターやステータス表示などでチームの状況をひと目で把握でき、ビデオ通話や資料共有機能を活用して円滑なコミュニケーションを実現します。セキュリティ対策も充実しており、安全に利用できます。
特徴
- 状況把握機能: 自席設定、席札、アバターのカスタマイズ、ステータス表示などで、リモートワーク時にチームメンバーの状況をひと目で把握できます。
- ビデオ通話と会議: アバターを重ねるだけでビデオ通話が開始でき、スケジュール予約なしで迅速にコミュニケーションを取ることができます。
- チームビルディング: アバターの情報表示やつぶやき機能で、チームの一体感を醸成し、新たなつながりを生むことができます。
- 管理機能: ユーザー管理、利用データの抽出、二段階認証、フロア管理など、管理者向けの多彩な機能が揃っています。
- 便利な機能: Windowsアプリ、ツールランチャー、全体連絡、ステータスタイマーなど、より便利に使うための機能を多数搭載しています。
料金
2. oasis （導入相談必要）
メタワークOasisは、仮想空間でアバターを使って移動や会話ができるプラットフォームで、リモートワークとオフィスワークをシームレスに結びつけます。
特徴
- リアルタイム会話: 会議設定をせずにテーブルに座るとすぐに会話を開始できる。
- 多様な用途: 仮想オフィス、説明会、懇親会など、様々な用途に対応可能。
- コミュニケーション機能: 話しかけ機能、ステータス機能、バーチャル背景、フロアオブジェクト機能など。
- 外部ツール連携: ビジター招待機能および多様な外部ツールとの連携が可能。
- 分析機能: 人数と目的に応じてフロアを自由に組み合わせて使用できる。
料金
3. Remotty （導入相談必要）
Remottyはテレワークの課題を解決するために、多様な機能を備えたリモートワークプラットフォームです。コミュニケーションの円滑化、メンバーの状況把握、孤独感の軽減を実現し、生産性向上をサポートします。セキュリティ対策も万全で、安心して利用できます。
特徴
- 簡単で迅速なコミュニケーション: ボタンをクリックするだけで、相談や雑談などのコミュニケーションが可能で、テレビ会議ツールと連携もできます。
- メンバーの状況把握: カレンダー連携や在席状況の自動判別機能により、他のメンバーの現在の状況を把握しやすくなります。
- 孤独感の軽減: 顔写真の自動共有や音声のみのコミュニケーション機能により、リモートワーク中の孤独感を軽減します。
- 多機能なルーム管理: 組織内で複数のルームを作成し、仮想空間上に部署ごとのフロアを構築できます。
- 他ツールとの連携と利便性: テレビ会議、チャット、カレンダーなど既存ツールとの連携が可能で、スマホやタブレットでも利用できます。
料金
月額¥3,500から(税抜き・5名ユーザ)
他のプランはお問い合せ
オンラインイベント開催に最適な仮想オフィスツール２選
1. EventIn Workplace
EventInは、最大300ブースを設置可能で、多彩なイベント形式に対応したオンラインイベントプラットフォームです。ブースごとにプレゼン、トーク、展示モードを切り替え、複数セッションを同時開催できます。参加者データの一括管理や多言語対応も備えており、さまざまなイベントの開催に最適です。
特徴
- 豊富なブース設置:
- 最大300ブースを表示可能で、プレゼン、トーク、展示の各モードを切り替えられます。
- 簡単なブース回遊:
- 1つの画面で多数のブースを表示し、ワンクリックで他のブースに移動できます。
- 多機能ブース展開:
- プレゼンテーション、講演、ポスターセッション、個別商談など、様々なイベント形式に対応します。
- 参加者データの一括管理:
- 事前登録フォームの作成から事後のログ出力まで、参加者データを一括で管理できます。
- 多言語対応とマルチデバイス対応:
- 英語表示に対応し、アプリのダウンロード不要で、スマホやタブレットでも利用可能です。
料金
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2. PARTY. SPACE
Party.Spaceは、小規模のアフターパーティから大規模な企業の新年会まで、3Dメタバース空間でインタラクティブなバーチャルイベントを開催できるプラットフォームです。カスタマイズ可能な装飾や多彩なバーチャルアクティビティを提供し、参加者に楽しい体験を提供します。ライブ音楽やゲームなど、豊富な機能が魅力です。
特徴
- インタラクティブな3Dメタバース空間: イベントをリアルに再現する仮想空間。
- 小規模から大規模イベントまで対応: あらゆる規模や複雑さのイベントに対応可能。
- カスタマイズ可能な装飾: 企業のニーズに合わせた装飾やテーマ設定が可能。
- 多彩なバーチャルアクティビティ: ライブ音楽、ゲームなどのアクティビティが豊富。
- 簡単なアクセス: デモ予約や無料トライアルも提供。
料金
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まとめ
新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が全社員出社を避け、テレワークの導入が進んだ結果、様々な発展がありました。パンデミックが収束しても、バーチャルオフィスが依然として人気である理由は、柔軟な働き方を維持しながら、生産性を高めることができるからです。
導入前に、意思決定者自身がツールを実際に体験することは非常に重要です。チームにうまく浸透させることができなければ、利用を断念することになり、結果として不要なコストが発生してしまう可能性があります。
しかし、サービスによっては体験に時間がかかる場合があるのも事実です。
自社のチームに必要な機能が揃っているか、チームとの相性が良いかを慎重に考え、導入にかかる時間やコストも総合的に判断しながら選定を進めることが求められます。
企業の未来を見据えた効率的な働き方を実現するために、最適なツールの選定と導入を行いましょう。
VoicePingについて