フリーランスなど個人事業への人気の高まりや新型コロナウイルス対策としての在宅勤務など、働き方の多様性が増すに伴い、在宅ワークやリモートワーク、テレワークといった言葉が広く認知されるようになりました。
リモートワークを一度でもしたことがある人は、「出勤することなく、自由に1日の仕事をカスタマイズできる！」という在宅ワークの快適さとともに、自宅で生産的に仕事をすることがいかに難しいかを痛いほど知っているでしょう。「モチベーションが出ない」「集中できない」その結果、「効率が悪い」こんな悪循環に陥ってしまうケースもよく耳にします。
今回は、実際に在宅でライティング業を行う筆者が、家にいながら効率よく仕事をするためのポイントを5つまとめました。
在宅ワークのカギ、それはオンオフの切り替え
在宅ワークの生産性を高めるカギ、それは「オンオフの切り替え」にあります。私生活を営む自宅という場所で仕事をするからこそ、自分がオンオフを切り替えやすい環境を意識的に用意することで、集中力や生産性を高める必要があるのです。
自宅でオンオフを切り替える５つのポイント
1. 仕事をするためだけの場所、ワークスペースを設定する
居心地がいいはずの自分の家で「いざ仕事を始めよう」と思っても、仕事をするのに適した場所が見つからない…ということはありませんか？家で仕事をするからと言って、ダイニングやリビングなど、普段の生活スペースで仕事をするのは禁物。なぜかというと、こうした場所は単純に「仕事のための場所」ではないからです。普段生活をする空間には、読みかけの本やテレビなど、数々の誘惑があふれています。どこで仕事をするのにも言えることですが、「いかに集中力を高めるか」が生産性を高めるためのポイント、そのためには、メリハリのある仕事空間を意識的に作ることが重要です。
在宅でライティング業を行う私も、独立したてのころは「なんとなく」リビングのテーブルで仕事をしはじめ、メイクもランチもパソコンの傍らで…という時期がありました。しかしこれを続けると、しだいに仕事中の集中力がそがれていくだけでなく、リラックスできていたはずのプライベート空間までもが仕事に染まっていくような感覚に陥っていくことに気が付きました。集中できる場所もなければ、心落ち着く場所もなくなっていってしまったのです。
快適に生活し続けるためにも、在宅ワークをすることが決まったら、具体的には下記のような点に気をつけて、まずはワークスペースを設定することから始めましょう。
- 仕事のためだけの部屋や空間を設定する。もし難しければ、ビジネスエアポートなどのコワーキングオフィスを利用する。
- 明るい場所、できれば時間感覚が掴みやすい自然光の入る場所を選ぶ。
- 長時間座っても身体に負担がかからない椅子、また椅子に合ったデスクを用意する。在宅ワークに必要な設備は、「無駄」と思わずしっかり初期投資することがおすすめ。
- パソコン、タブレット、スケジュール帳、ペン、飲み物など、仕事に必要なものをひと通りそろえる。逆に、仕事に不要なものは視界から徹底的に排除する。
- 「〇時～〇時はワークスペースに入らないように」など、家族と約束事を作り共有し、他スペースとの境界線を設定する。
在宅ワーク用の椅子で意外とおすすめなのが、AKRACINGをはじめとするゲーミングチェアです。長時間座って作業することを見込んで作られているため、身体への負担が少ない設計になっています。ただ、ゲーム用とありおしゃれなインテリアにこだわる人にはあまり向きません。華奢なデザインの椅子が多いイトーキやオカムラは、デザインやカラーの種類も豊富で、見た目と機能性の両方にこだわりたい在宅ワーカーにおすすめです。
2. 「よそ行きの自分」を作り1日を始める
1日の始め方こそがその日の生産性を左右する、そう言っても過言ではないほど、朝起きてからオンオフをきっちり切り替えることは在宅ワークをする上で重要です。「人に会わないし」と、パジャマや部屋着のまま1日を過ごすなんてもってのほか！朝起きたら、出勤する日と同じように、顔を洗い、コーヒーや朝ごはんでしっかり目を覚まし、洋服を着替え、身なりを整えましょう。要は、自分にとって「よそ行きモードが出来上がる」と感じる準備をし、「家モード」を脱することが大切なのです。
私は、軽くでもメイクをし、髪を整えることで自分のスイッチをオンにしています。また、天気がよければ仕事前に散歩に出て太陽の光を浴びたり、近くのカフェで朝ごはんを食べるなどして「仕事モード」をオンにしています。
3. 自分に合ったスケジュールを設定する
オフィスで始業・終業時間が決まっているように、自分の基本スケジュールを設定しましょう。せっかくの在宅ワーク、同僚とまったく同じ時間帯に働く必要はありませんが、自分が確実に守れるスケジュールを立てることは必要不可欠です。下記のような点を考えながら、大まかな1日の流れを作りましょう。
- 基本の労働時間（「9～18時まで」など）を決める。
- 子どもの帰宅時間など、家族の予定を把握する。
- 休憩時間を決める。
- 自分のクロノタイプ（朝型か夜型か）を知る。
スケジュールはアプリなどで管理することもおすすめです。また、予定を立てたら、実際に自分がどれだけそれを守ることができているか適宜見直すことも大切。私は、1日の仕事時間や勉強時間などを可視化するため、「一日予定表」というアプリを利用しています。集中的に仕事をした時間、それぞれのタスク処理にかかった時間、休憩時間など、時間の使い方を記録することで、時間帯による生産性の移り変わりも合わせて見直すことができ便利です。タブレットなら、タップするだけで入力可能、自分の1日を円グラフ化することができたり、棒グラフで各アクティビティの時間集計を比較できたりと、自分の仕事状況を客観的に振り返ることができます。
ふせんを壁に貼るような感覚でタスク・時間管理ができる「Trello」もおすすめです。
4. タスクを可視化し、優先順位を決める
スケジュールが決まったら、その日のタスクをリスト化します。できれば前日のうち、遅くとも当日仕事に取り掛かる前までにはToDoリストを作りましょう。アプリでも手書きでもかまいません、自分が管理しやすい方法を見つけましょう。リストを作ったらタスクに優先順位をつけ、スケジュールのどこに各仕事を振り分けていくか決めます。「優先度が高い仕事は、集中力がある早い時間に」「メール処理や経理など事務的作業は、毎日決まった時間にまとめて行う」など、スケジューリングを賢く行うことは作業の効率化に大きく影響します。また、各タスクには少し多めの時間を見繕い、ゆとりを持ちましょう。「無理な目標を立てたばかりにこなせない」、これが続くとモチベーションの低下につながります。
筆者の私は、タスクリスト化のため、これまでさまざまなアプリも使ってみたものの、けっきょく「スケジュールノートに手書き」というアナログスタイルに落ち着いています。手書きで書き出すことで、やるべきことや頭の中を整理できるような感覚があります。
「アプリ派！」という人は、「Trello」や「backlog」を使ってみてはいかがでしょうか。
5. 気分転換をする
在宅ワークを始めたばかりの時期に陥りやすいのが、「仕事をしなければ！」と気張り、スケジュールに休憩時間を組み込まず、仕事し続けてしまうということです。しかしこれではストレスがたまり、長期的な目で見ても、けっきょく生産性も上がらず逆効果です。
- 休憩時間、昼寝。
- 軽く運動する時間。
- 趣味の時間。
- 同僚や友人とコミュニケーションを取る時間。
など、リフレッシュする時間は意識的にスケジュールに組み込みましょう。ゲームや海外ドラマ鑑賞など、「仕事のあとのごほうび」という感覚を持てる趣味も◎。（ただし、「このステージだけクリアする」や「このエピソードだけ観る」という制限時間を決めることも大切！）私の場合、好きなYouTubeチャンネルを観たり、料理を作ったり、昼寝をしたり、散歩をすることで仕事の頭をいったんオフにします。大切なのは、仕事で使っていた頭をとにかく休めること。こうすることで、煮詰まっていた仕事を客観視できたり、ふっと新しいアイディアが浮かんだり効率がよくなります。
ワークスペースツールで「見られている状況」を作るのも手
このように、自分が過ごし慣れた自宅だからこそ、なかば強制的に境界線を作り、オンとオフを切り替えられる環境を設定することが大切です。同僚や友人と「VoicePing」をはじめとするバーチャルワークスペースツールを取り入れ、互いに「見られている」状況を作ったり、雑談できる相手を用意しておくというのも、オンオフの切り替えには有効です。
こうしたコツさえ掴んでしまえば、通勤電車に乗る必要もなく、自分のペースでスケジューリングができる在宅ワークはこの上なく贅沢な環境。まずは5つのポイント、試してみてくださいね！