テレワークの浸透や働き方改革の推進などによって、働き方が変わってきています。働き方の変化にともない、勤怠管理の方法が複雑になり、課題を抱えている管理職の方も多いのではないでしょうか。そこで検討したいのが、勤怠管理ツールの導入です。社員の働き方に応じて勤怠情報を正確に管理できます。今回は勤怠管理ツールの概要をおさらいしつつ、おすすめの勤怠管理ツールを厳選して紹介していきます。本記事で勤怠管理ツールの選び方を理解して、自社に適したツールを見つけてみてください。
そもそも勤怠管理ツールとは？
勤怠管理ツールについて興味を持っているけれど、具体的にどのようなツールなのかよくわかっていない方もいるでしょう。「本当に必要なのか？」「他社も導入しているのか？」といった点も気になるところです。
まずは、勤怠管理ツールの概要と必要性、導入状況などから解説していきます。
勤怠管理ツールの概要
勤怠管理ツールとは、主に社員の労働時間を管理するためのツールです。
従業員がツールを通して打刻することで、勤怠データがシステムに蓄積されていきます。管理職は、蓄積された勤怠データを閲覧・出力できます。
近年は、テレワークや働き方改革に対応できる機能まで搭載されるようになりました。
勤怠管理ツールは一般的にクラウド型とオンプレミス型に分けられます。
【クラウド型】
クラウド型は、サービス提供会社が保有するサーバーに配置されたシステムをネットワーク経由で利用するタイプです。インターネット環境が整備されていれば場所を問わず利用できます。コストが安く気軽に導入できる一方で、カスタマイズしづらい傾向があります。
【オンプレミス型】
オンプレミス型は、自社で保有するサーバーにソフトをインストールして利用するタイプです。自社でセキュリティ環境を整備できるので、セキュリティポリシーが厳しい大企業でも導入しやすくなっています。カスタマイズしやすい一方で、コストが大きく導入に時間がかかる傾向です。
勤怠管理ツールの必要性
勤怠管理がおざなりになってしまえば、時間外労働時間の上限を超えて社員を働かせてしまうリスクがあります。
仮に時間外労働時間の上限に違反すると、6か月以下の懲役あるいは30万円以下の罰金が科される恐れがあります。
また、勤怠管理が適切に行われていないと、未払い残業や過重労働が発生しやすくなり、社員のモチベーションが低下してしまう恐れがあります。場合によっては、コンプライアンス違反や訴訟によって、社会的な信用を失ってしまうこともあるでしょう。
その点、勤怠管理ツールがあれば正確に労働時間を管理して、労務管理の問題点を事前に把握できます。リスクを回避して堅実に事業を進めるためにも、勤怠管理ツールが果たす役目はとても重要です。
勤怠管理ツールの導入状況
IT製品やサービスの選定・導入・購買をサポートする総合情報サイト「キーマンズネット」では、勤怠管理に関する企業アンケート調査が公開されています。アンケートの実施期間は2021年8月6日～2021年8月20日であり、有効回答数は412件です。
「勤務先では勤怠管理システムを導入しているか」という質問に関して、全体の82.3%が「導入済み」であるという回答が得られたとのことです。
すでにほとんどの企業が勤怠管理ツールを利用していることがわかります。特に従業員規模が500人以上の中堅企業・大企業を中心に利用されているとのことです。
勤怠管理ツールの機能
勤怠管理ツールの機能はさまざまあることから、機能を把握するのに混乱してしまう方もいるでしょう。ここではわかりやすく、従業員向け機能と管理職向け機能に分けて解説していきます。
従業員向け機能
【打刻機能】
打刻機能は、出勤や退勤を報告するための機能です。打刻機能の種類は多様化しており、下記のような方法が用いられています。
・パソコンやスマートフォンから専用サイトにログインして打刻ボタンを押す
・専用アプリを開いて打刻ボタンを押す
・ICカードをカードリーダーで読み取らせる
・バーコードが印字されたカードをバーコードリーダーにかざす
・指紋リーダーを指でタッチする
・静脈リーダーに指や手の平をかざす
・特定の番号に電話を発信する
・チャットツールでテキストを送信する
・Bluetooth通信をONにして入口を通過する
・カメレオンコードをデバイスのWebカメラにかざす
最近では、カメラ付きデバイスから顔認証で打刻処理を行える機能も登場しています。
【申請機能】
勤怠管理ツールでは、残業や休暇などを申請できる機能も搭載されています。
たとえば、従業員がパソコンやスマートフォンからタイムカード画面にログインして、残業の申請が行える機能です。申請理由の入力や事後申請に対応しているケースもあります。
休暇に関しては、有給や代休、振休などの区分を細かく選択して申請できるツールも見受けられます。
【通知機能】
勤怠管理ツールを導入しても、従業員が打刻し忘れてしまうケースもあり得ます。その点、勤怠管理ツールには、打刻し忘れていることを従業員に通知してくれる機能も搭載されています。
通知のきっかけもさまざまです。具体的には、残業時間の超過や連続勤務、休日出勤などをアラートしてくれます。従業員が各自で働き方を適正化するのに役立ちます。
管理職向け機能
【集計機能】
勤怠管理ツールでは、従業員が入力した勤務情報を集計できます。たとえば、総労働時間や深夜労働時間、プロジェクトごとの実働時間などを表示可能です。
中には作業場所を登録しておくことで、作業場所ごとの集計結果を確認できる勤怠管理ツールもあります。複数の事業所をまたぐ勤務が発生する場合に便利な機能です。
【データ出力機能】
勤怠管理ツールには、集計したデータを使い慣れたデータ形式で出力できる機能が搭載されています。
エクセル形式で出力できるツールを選べば、目的に応じてデータを加工して利用可能です。出力したデータを利用している会計ソフトにインポートするという使い方もあります。
【承認・棄却機能】
勤怠ツールには、従業員から申請された休暇申請や残業申請などを承認・棄却する機能があります。
単に承認・棄却ができるだけでなく、承認者が申請者に対して内容に関するメッセージを入力できたり、承認・棄却時に承認者へメールを通知できたりする機能もあります。
勤怠管理ツールを利用するメリット
勤怠管理ツールの導入に迷っているのであれば、判断基準としてメリットが参考になります。ここからは勤怠管理ツールを利用する代表的なメリットを解説していきます。
1．フレキシブルな働き方に対応できる
近年は、新型コロナウイルスの発生にともない、テレワークを活用した働き方が各社で検討されるようになりました。
ただ、遠隔地だと社員の労務管理を行うのが難しく、スムーズにテレワークの体制を整えづらいです。
その点、勤怠管理ツールがあれば、本社以外で働く社員の勤怠管理を問題なく行えます。時代に対応できるよう、フレキシブルな働き方を実現したいのであれば、勤怠管理ツールの導入を検討してみるとよいでしょう。
2．健全な労務環境を実現できる
勤務情報を視覚化していない環境では、社員が独断で残業をしてしまいやすくなります。
上司が知らないところで社員に負担が蓄積され続けてしまえば、突然社員が体調不良を起こしたり、会社を辞めたくなったりしてしまいます。
勤怠管理ツールがあれば、社員ごとに残業時間を正確に把握できるようになります。残業だけでなく有給の消化率も確認できるので、有給を消化できないことによる不満も事前に解消できるでしょう。
このように勤務管理ツールを導入すれば、健全な労務環境を実現できます。
3．事務作業のコストや負担を減らせる
勤務時間や残業時間などを集計して給料を計算するためには、事務作業が発生します。その点勤怠ツールでは、給与計算システムと連携できる場合もあり、給料を自動で計算できます。
したがって、勤務管理ツールを導入するだけで、事務コストを削減できる可能性が高いです。
また、事務員の代わりに社員が給与計算を行っている場合、勤怠管理ツールで給与計算に生じる負担を減らせば、コアビジネスに専念しやすくなります。
勤怠管理ツールの選び方
勤怠管理ツールを選ぶときに、どれも同じに見えて何を導入すればよいのかわからなくなってしまいがちです。迷わず選択できるように、基準を把握しておきましょう。ここからは勤怠管理ツールの選び方を解説していきます。
1．企業の規模
勤怠管理ツールの中には、利用人数が制限されるサービスがある一方で、利用人数が制限されないサービスがあります。
利用人数が無制限のサービスは、利用人数が多いほど一人あたりの利用金額がお得になります。したがって、企業の規模が大きいのであれば、利用者の人数が多いサービスを検討してみましょう。
また、企業の規模が大きいと拠点の数も増え、本社が勤怠情報をまとめるのに手間が生じます。課題を解決するには、多拠点の勤怠情報を一元管理できる勤怠管理ツールが適しています。勤怠データをクラウド上のデータベースに格納するツールがよい例でしょう。
2．テレワークへの対応
近年、テレワークの働き方が主流になっているため、テレワークに対応できるよう勤怠管理ツールを導入するという企業もあるでしょう。
勤怠管理ツールはITツールですが、必ずしもテレワークに対応できるわけではありません。
なぜなら、自宅からの打刻や申請ができない勤怠管理ツールもあるからです。自宅で打刻できないツールだと、システム上で在宅勤務の回数や時間を計算することになります。
テレワークで使える勤怠管理ツールを導入したいのであれば、必ず自宅で打刻が行えるツールを選ぶようにしましょう。
3．働き方改革への対応
働き方改革は、人々が多様な働き方を選択できる社会を目指す改革です。少子高齢化による人材不足や育児・介護の両立など、就労に関するさまざまな課題を解決することを目指しています。
改革に際して、年次有給休暇の確実な取得が義務付けられたり、時間外労働の上限規制が行われたりするなど、ルールが変わりました。
ルールを守れなかったときは、罰金が科されるケースもあります。したがって勤務管理ツールを選ぶときは、働き方改革のルールを確実に守れるような機能に着目して選ぶことが大切です。
最低限、有給取得や労働時間超過に関するアラート機能があるツールなどを検討しましょう。
4．コスト
勤怠管理ツールは、無料ツールと有料ツールに分けられます。基本的に無料版では利用人数が制限されますが、打刻機能やデータの集計機能、CSV出力機能などが利用可能です。中には、残業レポート機能やシフト管理機能などまで、無料で利用できる勤怠ツールもあります。
無料機能が自社の体制にうまくマッチすれば、コストを大幅に削減できる可能性が高いです。
ただし無料版は有料版と違って、利用できない機能も多いので注意してください。たとえば、申請・承認を行う機能や勤怠アラート機能、有給休暇の自動付与機能などが利用できない場合もあります。
そのほか、データ保存期間やデータ容量が制限されるツールも少なくありません。
したがって、勤怠管理ツールを利用するときは、無料版と有料版の違いを比較することが重要です。もし、機能の不足や制限などを許容できるのであれば、無料ツールの導入を検討してみてください。
5．サポート体制
勤怠管理ツールに便利な機能が搭載されていたとしても、使い方がわからなければ職場環境を改善できません。初めて利用する企業であれば、導入方法につまずいてしまう可能性もあります。また、ツールが突然故障してしまうと、勤怠管理が行えなくなります。
したがって、勤怠管理ツールを選ぶときは、サポート体制についても着目することが重要です。
ツールによっては、使い方のマニュアルがネット無料で公開されていたり、他社の事例をもとに運用方法を提案してもらえたりします。中には、機械故障の訪問修理作業にまで対応しているツールも存在しています。
使い方や導入環境、トラブルなどに少しでも不安があれば、サポート体制が充実したツールを選んでみてください。
6．職種
職種によって勤務体制が大きく変わる場合があります。たとえば医師の職種です。職員が24時間体制で働く病院もあります。夜勤や宿直があり、変形労働時間制も導入されます。
したがって、勤怠管理ツールを選ぶときは、職種に適している機能に着目しましょう。
たとえば医師の職種に関しては、宿直管理の機能が必要です。また、医師特有の待機時間や研鑽時間を区別して管理できるよう、業務内容まで入力できる機能も求められます。
7．セキュリティ
コンピューターウイルスで勤怠管理ツールが利用できなくなると、復旧まで手書きやエクセル入力などによる打刻を検討しなければなりません。ツールで打刻できなかったデータがあれば、その後の集計が困難になってしまうでしょう。
したがって勤怠管理ツールを選ぶときは、ウイルスからの防御対策を確認することが重要です。
また、勤怠管理ツールには社員の個人情報が登録されています。不正アクセスによってデータが外部に流出してしまえば、社員からの信頼を失ってしまうだけでなく、最悪のケースでは損害賠償を求められるリスクもゼロではありません。
サイバー攻撃による情報漏えいに少しでも不安があれば、不正アクセスを防ぐ機能についても着目してみてください。
勤怠管理ツールのおすすめ7選
市場に出回る勤怠管理ツールの数が多く、比較が難しいと感じている方もいるでしょう。そこで、ここまで紹介した選び方の基準にもとづき、おすすめの勤怠管理ツールを7つに厳選しました。気になるツールがあれば、ぜひ導入を検討してみてください。
1．企業の規模が大きいほどお得！ 「Dr.オフィスLookJOB2」
Dr.オフィスLookJOB2は、登録人数無制限で利用できる定額制の勤怠管理ツールです。
【おすすめポイント】
Dr.オフィスLookJOB2は、人数無制限のプランを用意しています。従業員が多い企業ほどお得な価格で勤怠管理ツールを利用可能です。たとえば200名で利用した場合、一人あたり月額50円ほどで利用できます。
また、勤怠データをクラウド上のデータベースに格納するので、多拠点の勤怠処理を本社だけで完結できます。従業員だけでなく拠点数が多い企業にもおすすめです。
【そのほかの特徴】
・Suicaやpasmo、Edy、nanaco、WAONなど、普段利用しているICカードを打刻用カードとして登録可能
・勤怠管理に必要なタブレットやICカードリーダーをまとめて導入できる「Dr.オフィスLookJOB2導入キット」も提供
【価格】
LOOKJOB2：10,780円で人数無制限で利用可能
LOOKJOB2 Essential：5,390円で30人まで利用可能
Dr.オフィスLookJOB2導入キット：54,780円～
2．リアルタイムで在席情報を確認できる！ 「ICタイムリコーダー」
ICタイムリコーダーは、ユーザーの声をもとに長年バージョンアップを重ねてきた勤怠管理ツールです。近年主流になったテレワークにも役立つ機能が反映されています。
【おすすめポイント】
ICタイムリコーダーでは、テレワーク中でも社員や同僚の勤務情報が把握できる在席確認機能を搭載しています。打刻に関する情報だけでなく、「在席」や「休憩中」などのステータス情報が一目でわかるので、テレワーク中でも社内の情報伝達をスムーズに行えます。
WEBブラウザからログインして出退勤を打刻可能です。自宅のPCから打刻できるので、安心してテレワークに導入できます。
【そのほかの特徴】
・位置情報を取得してスマホから打刻できるGPS取得機能も搭載
・打刻漏れリストによって打刻情報の修正をエクセルのような操作で一括修正
【価格】
月額150円/1人
3．働き方改革に対応！ 「ジョブカン」
出所：https://jobcan.ne.jp/workstyle
ジョブカンは、働き方改革関連法に対応している勤怠管理ツールです。有給消化や時間外労働などの課題を解決できます。
【おすすめポイント】
ジョブカンでは、時間外労働や育休管理に関する機能が充実しています。
時間外労働を1日・1週・1月・2～6月・1年の区分で細かく集計可能です。36協定に関する時間超過には自動でアラートを通知してくれます。
また、有給を年5日以上消化していない従業員には、自動でメールが送信されます。年次有給休暇管理簿の作成にも対応可能です。
【そのほかの特徴】
・従業員ごとのプロジェクトやタスクを登録・管理して工数の集計も行える
・画面上の言語を英語・韓国語・スペイン語・タイ語・中国語・ベトナム語に切替ができる
【価格】
ジョブカンでは、出退勤管理・シフト管理・休暇/申請管理・工数管理の機能を自由に組み合わせて利用します。利用する機能が多いほど、月額料金が増える仕組みです。
無料プラン：機能制限ありで月額0円
プラン1：機能1つで月額200円/1人
プラン2：機能2つで月額300円/1人
プラン3：月額400円/1人
プラン4：月額500円/1人
4．完全無料で利用可能！ 「オツトメ」
オツトメは完全無料で人数制限なしで利用できる勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールのコストを削減したい企業におすすめできます。
【おすすめポイント】
広告によって運営しているので、導入費用とランニングコストが発生しない完全無料のサービスです。機器やサーバーの用意も必要ありません。
シンプルなインターフェースで必要な機能だけが搭載されています。ほかのツールで使わない機能が多く感じている場合、乗り換えの候補としても検討しやすいです。
ただし、直接的なサポートには対応していないので、チュートリアルを参考にして利用する必要があります。
【そのほかの特徴】
・メールアドレス一つだけでスムーズに登録できるので勤怠管理ツールを素早く導入できる
・勤怠データのCSV出力機能やスマホからの打刻機能など、無料でも勤怠管理に必要な幅広い機能を搭載
【価格】
完全無料
5．サポート体制が充実！ 「TimePro-NX（タイムプロエヌエックス）」
TimePro-NX（タイムプロエヌエックス）は、サポートと保守の体制が充実していて、安心して情報を一元管理できる勤怠管理ツールです。
【おすすめポイント】
北海道から沖縄まで、全国101拠点でサポート体制を構築。安心してシステムを利用できるように、設定変更から部品修理までトータル保守サービスを提供しています。
画面共有システムによってわかりやすい説明で問題を解決してくれるほか、機械が故障したときには訪問修理作業に対応してくれます。
【そのほかの特徴】
・勤怠管理だけでなく、給与計算や異動・昇給に関する履歴管理まで行える
・導入時には担当のSEが要件定義やシステム設計、構築、操作指導などをサポート
【価格】
要問い合わせ
6．医療現場に特化！ 「CWS就業管理システム」
出所：https://service.infocom.co.jp/healthcare/ope/CWS-Hosp.html
CWS就業管理システムは、医療機関に特化した勤怠管理ツールです。看護部門の勤務表作成や医師の日当直など、医療機関特有の勤務に対応できます。
【おすすめポイント】
CWS就業管理システムは、医療機関のあらゆる職種に対応しています。2交代や3交代が混在しているケースなど、特殊な交代勤務も適切に管理可能です。
労働時間ではない自己研鑽の時間を管理できるほか、ほかの病院に外勤した時間も管理できます。
そのほか、CWS就業管理システムはライセンスフリーの特徴もあり、電子カルテシステムの端末から操作可能です。
【そのほかの特徴】
・職員情報のデータベースでは、住所や交通手段をはじめ、免許や資格、院内異動歴なども管理できる
・院内研修に関する年間計画の立案から、研修の申し込み、承認、受講管理まで対応
【価格】
要問い合わせ
7．セキュリティ対策が充実！ 「KING OF TIME（キングオブタイム）」
KING OF TIME（キングオブタイム）は豊富なセキュリティ機能を搭載した勤怠管理ツールです。サイバー攻撃が不安な方でも導入しやすくなっています。
【おすすめポイント】
KING OF TIMEは、インターネット側からの勤怠管理サーバーのアクセスについて、ファイアウォールで安全なアクセスだけ通過するようにサービス制限がされており、外部からの不正アクセスを防止しています。
また、各種入力フォームから入力された値の入力チェックや無害化を実施。悪質なサイトへ誘導するサイバー攻撃「クロスサイトスクリプティング」の対策を講じており、個人情報の詐取やマルウェアの感染を防止しています。
【そのほかの特徴】
・すべての機器は2重化されており、サーバーがダウンしてもサービスが停止しない
・世界各国の拠点や工場に在籍する従業員の勤怠管理ができる
【価格】
月額300円/1人
勤怠管理ツール40選の一覧表
勤怠管理ツールを導入するときの注意点
ITベンダーの企業努力によって、勤怠管理ツールにおいても、さまざまな機能を利用できるようになりました。
便利になった半面、考えなしにツールを導入してしまうと、望んだ効果が得られないこともあります。勤怠管理ツールを導入したあとに後悔しないよう、あらかじめ注意点を把握しておきましょう。
1．機能が多すぎるとコストが増えてしまう
勤怠管理ツールを利用するとき、不要な機能が多いとコストが増えてしまいがちです。
無料版でも勤怠管理業務を問題なく行えるのに、あまり使わない機能が多い有料版を利用してしまえば、余計なコストを支払ってしまうことになります。
一般的な勤怠管理ツールでは、無料トライアルに対応しているケースが多いです。無料トライアルで試して、自社に不要な機能が多いようであれば、ほかの勤怠管理ツールも検討してみましょう。
2．使い方が複雑だと利用しづらい
勤怠管理ツールを導入しても、使い方が複雑であれば、従業員がスムーズに利用できない可能性があります。
社内で従業員からの問い合わせが多くなってしまえば、管理職がコア業務に専念しづらくなります。
ただ、勤怠管理ツールのヘルプガイドが充実していれば、社員が自分で問題を解決しやすくなります。勤怠管理ツールを導入する前に、ヘルプガイドの充実度までチェックしておくと安心です。
3．リアルタイムで社員の状況を把握するには限界がある
勤怠管理ツールの中には、テレワークでも同僚や上司がお互いの状況について把握できるよう、在席や休憩中などのステータス情報まで可視化できる機能が見受けられました。
しかし、テレワーク中に在席や休憩中の状態がわかっていても、ほとんどの勤怠管理ツールはチャット機能や通話機能を搭載していないため、リアルタイムのコミュニケーションが行えません。
したがって、テレワークにおける連携をスムーズにするには、勤怠管理ツールだけでは不十分です。必要に応じてビジネスチャットツールやWeb会議ツールなどの利用も検討しましょう。
勤怠管理ツールを利用するときはVoicePingの併用も検討！
以上、勤怠管理ツールの概要をおさらいしつつ、メリットや選び方、注意点などを解説しました。厳選された勤怠ツールを確認していくうちに、利用してみたいと思えたツールも見つかったのではないでしょうか。
なお、テレワークを目的に勤怠管理ツールを導入する場合、リアルタイムのコミュニケーションに限界があるという注意点もお伝えしました。
遠隔地における勤怠管理を実現しつつ、コミュニケーションまで活性化させたいのであれば、VoicePingというバーチャルオフィスツールの併用も検討してみてください。
VoicePingは、テレワークに特化したバーチャルオフィスツールです。常時接続型のシステムであり、いつでも自分の分身となるアバターを操作して通話を行えます。
サイドバーで相手のステータスを確認できます。話せる状態であればワンクリックで声かけでき、相手の画面には参加/拒否のボタン付き通知が表示される仕組みです。
VoicePingは永続的に無料プランを利用できます。ひとまずチームで導入して、役立つかどうか試してみてください。