新型コロナウイルス感染防止のために三密（密集・密接・密閉）回避が呼びかけられ、リモートワーク導入が推奨されて、多くの企業が在宅勤務できる環境を整え始めました。その結果、オフィスに出社する社員の割合が減り、オフィススペースが余ると悩む企業が増えてきているのです。
このような背景から、オフィス縮小の決断をする企業が出てきていますが、オフィス縮小を機会に業務改革に成功している企業も存在します。なぜ、業務改革に成功しているのでしょうか？今回は、オフィス縮小を機会に業務改革に成功した企業事例から学ぶイマドキの働き方について解説します。
オフィスの縮小に成功した企業事例
新型コロナウイルス感染防止のためにリモートワークが導入され始めてから、オフィスを縮小する企業が増えてきています。オフィス縮小をした企業は、どのような目的でオフィススペースを削減したのでしょうか？どのような効果が見込めたのでしょうか？まずは、オフィス縮小に成功した企業事例を紹介します。
インフラジスティックス・ジャパン株式会社
インフラジスティックス・ジャパン株式会社は、UXツールやBIツールを提供するソフトフェア開発会社です。
同社では女性社員の戦略雇用を目的として、早期にリモートワークを導入していました。新型コロナウイルス感染防止対策のために全社員の在宅勤務に踏み切りました。
フルリモート営業を初めて1か月ほどで、社員全員の業務に支障がないことが分かったのです。会議を行う場合はオフィスだと拘る必要がなかったため、オフィス撤去を決断しました。
フルリモート体制に切り替える際には、全社員の声を聞き意見を反映させました。なぜなら、各社員の業務に支障が出ないようにするためです。また、人事評価や人材教育をどのように行うかもルール化して働きやすい環境を整えられたことが、オフィスを完全撤去できた大きな要因です。オフィス費用は、各社員の在宅勤務手当に充てるなど待遇面を改善したことで、従業員の満足度を上げることに成功しました。
さくらインターネット株式会社
さくらインターネット株式会社は、ホスティングサーバを中心としたデータセンター事業を展開するインターネット会社です。同社は新型コロナウイルス感染防止のためにオフィスを縮小しました。また、オフィス縮小と同時に執務スペースを減らして、イベント開催できるスペースやディスカッションしやすい会議室を拡充し、オフィスを執務する場所からイノベーションを生むための場所に切り替えたのです。
オフィス縮小ができた背景にはリモートワークの導入がありますが、同社は人事評価体制を再設計をしました。チームへの貢献度を評価する人事評価に変更しました。
さらに、各自が離れて働いても仕事がしやすい作業環境を整備したりチームの結束を深めるコラボ会を主催したりなど、働きやすい職場づくりに努めています。その結果、リモートワーク環境下でも結束するチームビルディングに成功しています。
アステリア株式会社
アステリア株式会社は、2011年に起きた東日本大震災をきっかけにテレワークの導入を始めました。テレワークに向けて端末を配布したり、情報共有の仕組みを整えたり、リモートワークしやすい環境を整備。リモートワーク環境下でも適切な人事評価ができるように、業務プロセスの可視化をログ取得で実現しました。
2013年には各自のライフワークに合わせた働き方が選べるようになり、2015年には猛暑テレワーク、豪雪テレワークを導入。
このような努力でリモートワークが行えるようになったため、オフィス縮小を決めたのです。オフィスを執務スペースとして利用するのではなく、意見交換でイノベーションを起こすための場所と定義し直しました。
オフィスを縮小する企業が増えている背景
さまざまな企業がオフィスを縮小していますが、何が起因となっているのでしょうか？次にオフィスを縮小する企業が増えている背景をご紹介します。
ICTの普及
ICT（情報通信技術）が普及したことにより、リモートワークが導入しやすくなりました。
リモートワークを導入するとコミュニケーション不足やマネジメントしにくいなどの問題が出てきます。しかし、この問題を解決できるICTが続々と登場してきました。そのため、あらゆる企業がリモートワークを導入できるようになったのです。
総務省『ICT市場規模』によると、2020年度の市場規模は12兆9,700億円。2023年には13兆8,800億円に伸びると予測されています。この調査結果から、リモートワーク導入する企業が増えており、ICTが普及され始めていることが伺えるでしょう。リモートワークで在宅勤務者が増えると、オフィスに出社する社員数は減っていきます。
働き方改革の推進
新型コロナウイルス感染拡大を防ぐために、三密回避としてリモートワーク導入など働き方改革が加速しましたが、場所や時間など制限を受けずに働けるようになりました。現在は、以下のような働き方が定着し始めています。
- フルタイム・リモートワーク：完全在宅の働き方
- ハイブリッド・リモートワーク：オフィス勤務と在宅勤務を組わせる働き方
- リモート・アウトソース：外部委託者として完全在宅する働き方
- テンポラリー・リモートワーク：営業活動などの報告書は外出先からするなど効率化する働き方
上記のように多様な働き方を提供すると、ライフワークバランスが取りやすくなり従業員満足度が上がります。育児や介護と仕事を両立するためにリモートワークがしたいと考える優秀な人もいるため、このような人材を採用するために働き方改革を推進している企業も増えてきました。その結果、使用しないオフィススペースが出てきてしまったのです。
出社率の低下
新型コロナウイルス感染防止でリモートワークが導入された影響もあり、オフィスに出社する社員の割合が下がりました。ザイマックス総研の調査報告書『＜業種別＞コロナ危機収束後の出社率の意向』によると、コロナ終息後もオフィスに出社する社員を5割、出社しない社員を5割にしたいと考えている企業が最も多いことが判明しました。
業種によって出社率は異なり、情報通信会社や研究会社などはリモート率が高い傾向です。その一方で、サービス会社や金融機関のリモート率は低い傾向にあります。
しかし、大半の企業で出社率が50％のため、ムダなオフィススペースを解約する動きが出ているのです。
オフィスの縮小する方法
オフィスを縮小する方法は3つあります。
自社オフィスを縮小させる
現在のオフィススペースを縮小する方法が１つ目です。オフィスを縮小する際の流れは以下の通りです。
基本の流れ
- 現在のオフィスの解約したい旨を伝える
- 現在のオフィスの原状回復工事をする
- 各種工事（電気、通信、空調、セキュリティ）を依頼する
オフィスの解約をする場合は、原則6か月以上前に貸主に解約したい旨を伝える必要があります。また、現在のオフィスは元の状態に原状回復工事で戻さなければいけません。また、不要なオフィス家具も処分しましょう。さらに、オフィス縮小で電気や配線などの工事を依頼し直す必要があります。各諸経費の費用相場は以下の通りです。
■社員５０名の企業が70坪から５０坪のオフィスビルに縮小するケースで試算
Heading #3 | ||
|---|---|---|
費用相場 | 計算式 | |
原状回復工事 | 200万円 | 1坪当たり10万円 |
産業廃棄物 | 10万円 | 4tトラックで試算 |
電気、配線工事など | 10万円 | 1回当たり10万円程度 |
賃料 | 100万円 | 継続利用料金 |
合計金額 | 320万円 |
シェアオフィスに移行する
現在のオフィスを解約してシェアオフィスに移行すると、オフィス縮小ができます。シェアオフィスの最大の特徴は、複数の企業や個人が共同で利用するため、光熱費などのコストを最小限に抑えられます。また、オフィス家具など配置されているため、新オフィスの内装工事をする必要がありません。したがって、気軽に移転できることがメリットです。
■社員５０名の企業が70坪のオフィスから50坪のシェアオフィスに移転するケースで試算
Heading #3 | ||
|---|---|---|
費用相場 | 計算式 | |
原状回復工事 | 700万円 | 1坪当たり10万円 |
産業廃棄物 | 10万円 | 4tトラックで試算 |
賃料 | 135万円 | 継続利用料金 |
合計金額 | 845万円 |
完全フルリモート勤務に移行する
リモートワークに向いている職種で全ての業務がオンライン上で行える場合は、完全フルリモート勤務に移行できます。その際は、オフィスの原状回復工事費用と、リモートワークに必要な環境整備が必要になります。
リモートワークでは、各社員がどのような環境で勤務しているか分かりません。そのため、在宅勤務手当を出して従業員側でワークスペースを確保してもらうと良いでしょう。
あとは、リモートワーク環境下でも快適に作業ができる環境を、デジタルツールを導入したりルールを作成したりして作っていきます。
Heading #3 | ||
|---|---|---|
費用相場 | 計算式 | |
原状回復工事 | 700万円 | 1坪当たり10万円 |
産業廃棄物 | 10万円 | 4tトラックで試算 |
賃料 | 22,000円 | 継続利用料金 ※仮想オフィスを想定 |
合計金額 | 712万円 |
つまり、一般的なオフィス（70坪）から仮想オフィスに切り替えると、月間98万円のオフィス代金の削減できます。年間のオフィス代金だと1,176万の削減が可能です。1年でオフィス解約料をペイできて多額の資金を別の施策に当てられます。
オフィス縮小の手続きの進め方
オフィスを縮小する方法をご紹介しましたが、正しい手順で進めないと失敗して、従業員が働きづらさを感じてしまいます。そのため、以下のオフィス縮小の手続きの進め方を覚えておきましょう。
【オフィス縮小の手続きの進め方】
- リモート勤務で可能な仕事を洗い出す
- リモート導入推進部をつくる
- 社員の声を聞く
- リモートワークのルールを作る
- デジタルツールを導入する
- セキュリティ対策を実施する
- 現場の声を聞いて職場改善する
ここでは、各手順について詳しく解説します。
1.リモート勤務で可能な仕事を洗い出す
まずは、自社の業務の中でリモート勤務が可能な仕事と不可能な仕事を分類します。そして、リモート化すべきかを考えていきます。一般的にリモート勤務の向き・不向きの職種は以下の通りです。
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|---|---|
向いている職種 | 向いていない職種 |
|
|
基本的に人と接する仕事はリモート化しにくくなります。また、書類を多く扱う人事や経理、総務をリモート勤務させたい場合は紙の電子化がカギを握ります。
2.リモート導入推進部をつくる
リモートワークを導入した方が良いと判断したら、次にリモート導入推進部をつくります。リモート導入推進部が指揮を取り、新たな業務ルールや環境整備をしていきます。リモート導入推進部は基本的に総務部が担当しますが、デジタルツールに強いエンジニアや、業務全体を理解している管理職が担うとスムーズに推進できるためおすすめです。適任者を2人は見つけるようにしましょう。
3.社員の声を聞く
次に社員にリモートワークを導入することを説明して、全員の意見をもらうようにしましょう。なぜなら、現場の社員のみ把握している業務の実態もあるためです。これらの社員の声を聞かずにリモートワークを導入すると業務効率が低下してしまいます。そのため、必ず社員の声を聞いてみてください。
4.リモートワークのルールを作る
次にリモートワークのルールを決めていきます。リモートワークを導入すると、さまざまな課題が出てくるため、それらを解決するためのルールを設けましょう。
- コミュニケーションが不足する：就業開始時と就業終了時に朝礼を行う
- プロセス重視型の人事評価がしにくい：人事評価を見直す、PCログ取得でプロセスを可視化する
- 外部対応で支障が出る：電話対応などのルール、業務連携のルールを決める
- 労災認定が難しい：ハラスメント相談窓口を設置する、従業員サーベイツールを導入する
- 情報漏洩リスクがある：データの権限付与についてルールを決める
5.デジタルツールを導入する
リモートワーク環境下で生産性を上げるためには、顧客情報や営業進捗状況の共有、共同作業のしやすいツールの導入は欠かせません。そのため、業務に必要なデジタルツールを導入してみてください。
リモートワークに必要なデジタルツールに関しては、以下の記事で詳しく解説しているため参考にしてみてください。
6.セキュリティ対策を実施する
リモートワーク環境を整備したら、セキュリティ対策をしていきます。セキュリティ対策は、不正アクセスやサイバー攻撃の被害を受けないためにソフトをインストールするだけではありません。情報漏洩は社内の業務ミスで起きます。そのため、データの閲覧権限などつけて、情報漏洩しないように気をつけましょう。
7.現場の声を聞いて職場改善する
リモートワークを始めると現場の声が上がってくるかもしれません。現場の声を聞きながら、働く環境が少しでも良くなるように改善していきます。また、各自のワークスペースは、社員が改善しなければいけません。社員自身が作業環境を整備できるように手当を支給するのも効果的です。
リモートワーク業務を円滑にする「VoicePing」
リモートワークを導入して生産性を上げたい方におすすめのアプリケーションが「VoicePing」です。VoicePingを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- 仮想オフィスに出社させることで、各自の「声かけOK」「声かけNG」の状況が把握できる
- 遠隔での会議、商談の内容の議事録が自動で取得できる
- アプリ上でタスクを行えば、ログ取得ができて、業務プロセスを可視化できる
- 共有ワークスペースでお絵描きなど手入力ができる
- 相手のパソコン画面を遠隔で操作できる
- ログデータにより、業務委託者の報酬額が計算しやすくなる
- リアルタイム翻訳機能で、さまざまな国の人と一緒に仕事ができる
リモートワークで生産性を上げる機能が充実しているため、ぜひ、トライアルでお試しください。
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まとめ
新型コロナウイルス感染防止でリモートワーク導入が推奨され、働き方改革が加速しました。オフィス縮小を機会に、人事制度を見直したり業務フローを見直したりして業務変革に成功している企業も存在します。もちろん、オフィスを縮小すれば、賃料や電気光熱費などの費用が削減できます。これらの費用を従業員に還元すれば、従業員エンゲージメントを上げられ、意欲的に働いてもらえるでしょう。
しかし、リモートワーク導入をする上では、適切な手続きをしなければ失敗して業務が非効率になってしまいます。この記事では、オフィスを縮小する手続きの流れをご紹介しましたので参考にしてみてください。