オフィスワークからテレワークに移行したのはいいものの、オフィスワークからテレワークへのコミュニケーション方法の変化に対応できずに、社員同士の業務連絡や雑談にストレスを抱えてしまう方も多いのではないでしょうか？
この記事では、テレワークのコミュニケーションをサポートする雑談ツールのメリットや導入に向けての取り組みを解説。加えて、雑談ツールを選ぶ際のポイントやおすすめの雑談ツールについても紹介します。
この記事を読めば、仮想オフィス・雑談ツールという選択肢を検討しながら、テレワークにおける社員同士のコミュニケーションのあり方を再検討できます。
テレワーク中のコミュニケーションを円滑化して、社員ストレスを解消し、会社の生産性向上を目指したい方は参考にしてみてください。
テレワークにおける雑談にツールを活用する3つのメリット
テレワーク中に雑談を行う重要性は認識されていますが、ツールを有効活用することで得られるメリットは何でしょうか？
業務上の連絡だけでなく、仕事やプライベートに関する雑談がしやすい環境を作ることで、会社の雰囲気やアイデアの創造につながる可能性もあります。
この章では、テレワークで雑談ツールを活用する具体的なメリットについてみていきましょう。
1.テレワーク導入に伴うストレスの解消に役立つ
テレワークに雑談ツールを導入することで、テレワーク導入によって社員が抱えている不安やストレスを解消できます。
2020年4月の緊急事態宣言をきっかけに広がった社会的なテレワークの導入によって、日本企業の多くは、業務体制の根本的な見直しを迫られました。
しかし、急激なテレワークの導入によって、社員がストレスを感じてしまうような状況が増えてしまったのも事実です。令和2年度に厚生労働省が発表した資料によれば、以下のような項目にストレスを感じている社員が多いという結果が出ています。
・「上司や同僚との意思疎通がとりづらい」(そうだ：12.3%、まあそうだ：38.1%)
・「意思決定や情報共有に時間と手間がかかる」(そうだ：12.7%、まあそうだ：37.2%)
出所：厚生労働省「基本属性・テレワークに特有のストレス分布」
ストレスの原因として上がっているのが、上記のようにメンバー同士・上司間でのコミュニケーションができないことです。雑談ツールを導入し、テレワークでも会話の機会が増えたら、このストレスは解消できると期待されます。
2.同僚や上司に業務上の疑問や悩みを相談できる
雑談ツールには、社員同士で悩みや疑問を共有しやすいというメリットがあります。
たとえば、社員に与えたタスクの達成率だけで、社員の業務評価をしている会社を想定してみましょう。
テレワークは社員たちの働いている姿が見えにくい働き方です。振り分けられたタスクでの従事中に何らかの問題が発生して、誰にも相談できない状況だと、タスク達成率が思うように伸びない可能性も考えられます。
その結果、生産効率や社員のモチベーションが下がってしまうリスクも考えられます。
雑談ツールを活用することで、リモートワーク中の閉塞感を軽減して、気軽に報告・連絡・相談ができる環境作りが可能です。
3.会社内でのチームワークが高まってアイデアの創造につながる
テレワークに雑談ツールを導入することで、社員の創造性向上が期待できます。
実際にニュースリリース配信サイトのPRTIMESが発表している「ビジネスパーソン1000人調査」によれば、以下のような結果がわかります。
・全体の約6割の社員が「雑談は業務の生産性・創造性を高める」と回答
・全体の約7割の社員が「雑談は職場の人間関係を深める」と回答
・テレワークを導入している人の方が雑談の効果を約10%も高く見積もっている
ツールで雑談の機会を設けることで、テレワークを実施している企業の約7割近い社員が「生産性・創造性」の向上を実感していることがわかりますね。
テレワークに雑談ツールを活用することで、社員同士のチームワークを高め、社員のモチベーション・創造性のアップにつながる点が大きなメリットです。
テレワークに雑談ツールを自然に導入する仕組みとは
テレワークに雑談ツールを自然に導入するためには、どのようなことを実施すればいいのでしょうか？
より自然な形で雑談ツールを業務に取り入れるには、仕事以外の昼休みや飲み会など、社員同士の親睦を深める場をつくっていくことも重要です。
この章では、テレワーク業務に雑談ツールを自然な形で導入していくための、いくつかの仕組みについて紹介します。
定期的に雑談の場を設ける
テレワークに雑談ツールを有効活用するためには、事前に日時を指定して、定期的に社員同士で雑談をする場を設けるのがおすすめです。
定期的に雑談を行うことを予告することで、テレワーク中にモチベーションが湧かない社員でも、「雑談に向けて業務報告を考えよう」とやる気をアップさせます。
雑談ツールの使い方を理解して、その後のテレワークできちんとツールを使っていくためにも、定期的に雑談ツールを活用する仕組みを取り入れてみてはいかがでしょうか？
ツール上の専用の部屋で気軽に雑談する
雑談ツールにおいては、業務用のルームの他に雑談用のルームも気軽にたてられます。
業務とは直接関係のない雑談ルームでコミュニケーションをとることで、社員同士の連帯感をアップさせる効果も期待できるでしょう。
また、雑談ツールを使用することに対しての心理的なハードルも低くなるので、社員が雑談ツールでコミュニケーションをとりやすくもなります。
ツール上でオンラインランチ・飲み会で交流の場を作る
雑談ツールを活用して飲み会やお茶会・ランチなど、業務時間外の休み時間に雑談できる機会を作るのも有効な手段です。
雑談ツールで業務時間以外にも社員たちが交流できる場所を作ることで、テレワーク中のコミュニケーション不足を感じている社員たちの不満を解消できます。
このように、業務時間外にも雑談の場を提供することで、他の社員に対しても連絡をとりやすくなる仕組みができます。
テレワークの雑談ツールを導入した3つの企業事例
テレワークに雑談ツールを導入するといっても、導入の仕方や活用方法は企業によって多種多様です。
この章では、以下の3社を例にとりながら、雑談ツールの活用事例をみていきましょう。
・株式会社Misoca
・note株式会社
・サイボウズ株式会社
実際にテレワークに雑談ツールを導入している企業の事例をみて、どのように業務ツールを活用していくべきかを考えてみましょう。
1.チームワークと生産性が格段に向上する：Chat&Messenger
Chat&Messengerは、ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール、文書管理、勤怠管理を一つのプラットフォームで統合した国産グループウェアです。複数のアプリケーションを使い分ける手間がなくなり、チームワークと生産性が格段に向上します。
ビジネスチャット機能は、ファイル共有、絵文字リアクション、メンション、スレッド、定型文送信といった基本機能に加え、スクリーンキャプチャ機能と画像ペイントツールを組み合わせることで、チームメンバーのレビュープロセスを効率化します。これにより、情報共有がスムーズになりチームの連携が強化されます。
出所：https://chat-messenger.com/
Chat&Messenger の特徴は以下の通りです。
1. 使いやすい All-in-One グループウェア
2. ビジネスチャット、Web会議、スケジュール、タスク管理、文書管理、勤怠管理がシームレスに連携
3. ビジネスチャットは、Slackに劣らぬ高機能、かつ国産ならではの使いやすさを追求
4. Web会議は、画面ペイント、多言語翻訳、議事録作成、日程調整後のオンライン商談管理に対応
5. 無料で利用できる（有料版でも業界最安宣言）
6. オンプレミス、クラウド両対応。Windows / Mac / Android / iOS に対応
7. 政府機関から大企業、大手銀行グループなど幅広い業種で 5,000社以上の導入実績
2.オフィスとリモートワークをつなぐ：株式会社Misoca
株式会社Misocaは、請求書や発注書が発行・管理できるクラウド請求管理サービスを提供している会社です。
同社のリモートワークは雑談ツールを活用することで、リアルタイムのオフィス状況をオフィス側とリモートワーク側、双方が共有できる点が特徴です。
希望すれば誰でもリモートワークができる環境だけあって、どのような働き方をしている社員でも、平等な環境で働ける環境整備を推進しています。
3.部活動・ランチ専用のチャンネルを設ける：note株式会社
note株式会社は、デジタルコンテンツの企画・制作・配信を行っている会社です。同社が行っている、テレワーク中の雑談ツール導入の取り組みは以下の通りです。
・昼休みは社員同士でウェルカムランチ
・自分の人材としての方向性についてオンラインミーティング
・オンライン上での部活動チャンネルの運用
社員同士がオンライン上でランチできる環境や代表との定期的なオンラインミーティング、オンライン上の部活動ルームの活用などが特徴だといえます。
4.リモートランチ・飲み会の機会を作る：サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社は、ビジネス効率化ツール「Kintone」や「サイボウズOffice」などのグループウェアを開発している会社。同社の雑談ツールの活用事例は以下の通りです。
・リモートランチやリモート飲み会を開催する
・「働き方宣言制度」で働く時間・場所をシステム上で管理
・営業活動や日々の会議はすべてオンライン上で行っている
リモートランチやリモート飲み会はもちろん、雑談ツールを使用したミーティングの全オンラインは特筆すべきでしょう。また、社員の働き方を自由化して、システム上で勤務時間や勤務場所を管理する業務体制を確立している点も興味深いです。
テレワークの雑談成功させる！ツール選びの5つのポイント
各企業のテレワークの形によって、導入すべき雑談ツールは変わります。そのため、テレワークの雑談を成功させるためには、雑談ツール選びが極めて重要です。
この章では、以下の5つのポイントについて紹介します。
・声かけのタイミングがわかるか
・簡単に会話を始められるか
・声かけに気づきやすいか
・音質がクリアかどうか
・3人以上の雑談にも対応しているか
業務ツール選びをする際のポイントを知って、自社に導入するべき雑談ツールを検討していきましょう。
1.声かけのタイミングが正確にわかるか
相手が見えない状況で雑談を始めるには、声かけのタイミングか正確にわかることが重要です。
ツールによっては、「雑談をしようかな？」と考えている相手が、雑談に対応できる状態かどうかが視覚的に見えるものもあります。
テレワークをしていると、どうしても相手の勤務状況が見えにくいのが課題です。しかし、お互いの勤務状態がわかれば、「雑談をしたくてもできなかった」というケースを減らせます。
声かけのタイミングが判断しやすい雑談ツールを選んで、テレワーク中の社員同士のコミュニケーションをさらに活発化させていきましょう。
2.簡単に会話を始められるか
雑談ツール選びで大切なのは、どれだけ手軽に他人と雑談できるのかどうかです。雑談専用の部屋や趣味の部屋などで、手軽に雑談ができれば、テレワーク中のコミュニケーション不足から生じるストレスを解消できます。
たとえば、業務時間外に簡単にコミュニケーションがとれるツールであれば、業務時間内でも気兼ねなく雑談や相談がしやすいでしょう。
話しかけたい相手のアイコンをクリックするだけで、すぐに雑談や通話が開始できるような手軽さがあるツールであれば、テレワーク中の雑談がスムーズになります。
3.声かけに気づきやすいか
雑談ツールを選ぶ際は、「声かけに気づきやすいかどうか」が重要なポイントです。
相手から声をかけられたことを、通知で確認できるツールが「声かけに気づきやすいツール」にあたります。声かけされたことがすぐにわかれば、雑談につながる可能性もアップするでしょう。
たとえば、こちらから声かけをして雑談を始めようとしても、相手が忙しい時に声かけをしてしまうと雑談が始められない場合も考えられます。
また、雑談ツールから声かけの通知が届かないと、雑談に応えたくても結果的に雑談できないことにもつながるでしょう。
雑談アプリで社員同士の雑談を活性化していくためには、声かけに気づきやすいシステムのツールを選ぶべきです。
4.音質がクリアかどうか
音声通話の音質も重要です。いかにUIが見やすく、扱いやすい雑談ツールだとしても、音質がクリアでないとお互いの意思疎通が難しくなります。
とくに業務連絡や仕事に必要な大切な情報を相談している際に、連絡の伝達ミスが生じてしまうリスクがありますし、音質が悪いことでストレスになってしまうこともあります。
5.3人以上の雑談にも対応しているか
雑談ツールを選ぶ際は、3人以上の雑談に対応しているツールがおすすめです。
リモートワーク中に社員同士で雑談するシチュエーションは、何も1対1の雑談に限りません。同僚同士が雑談している様子をツール上で確認して、あとから他の社員が雑談に途中参加するシチュエーションも考えられます。
「僕も雑談に参加してもいいですか？」と気軽に声かけをして、雑談に参加できるツールを導入することで、テレワーク中のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
テレワークでの雑談がしやすいチャットツール（チャット＋通話）5選
テレワークで雑談がしやすいチャットツールは以下の5つです。
・Lineworks
・Discord
・Slack
・Microsoft Teams
・Chatwork
この章では、これらの雑談ツールの特徴について紹介します。あなたの会社に合ったチャットツールを見つけてみましょう。
1.Lineworks
出所：https://line.worksmobile.com/jp/
「Lineworks」は、株式会社LINEが提供するビジネスコミュニケーションツール。同ツールの特徴をまとめると以下の通りです。
・LINEと連携しているので使い慣れた使用感で雑談できる
・スタンプやリアクション機能で同僚からの反応が見やすい
・休暇中や業務外の時間など応対が難しい場合は自動メッセージ機能も
コミュニケーションツールとして有名な「LINE」が提供するツールだけあって、LINEユーザーでなくてもわかりやすい操作感でチャット・通話機能を通じて雑談できます。
また、「雑談をしたいのに連絡がつかない」というケースを避けるために、自分が応答できない時間に自動返信できる機能もついています。自動返信機能を利用することで、お互いにとって都合が悪いタイミングを避けて雑談できる点が魅力です。
2.Discord
「Discord」は、Discord inc.がサービスを提供するチャット・雑談ツール。同ツールの特徴をまとめると以下の通りです。
・自分が招待したい相手に対して専用の雑談ルームを作れる
・雑談チャンネルに接続することでそのまま同僚と雑談ができる
・遅延が少なく画面共有も簡単なので、音声以外のコミュニケーションも可能
雑談スペースを手軽に作成できて、いつでも気軽に雑談を始められる点が特徴です。
自分から電話のアクションを取らなくても、雑談ルームに接続すれば、同僚とすぐに雑談を始められる通話の手軽さがポイントだといえます。
遅延が少なく、画面共有で同僚に資料共有・画面共有するのも簡単なので、コミュニケーションのストレスもなく快適に雑談できるでしょう。
3.Slack
出所：https://slack.com/intl/ja-jp/
「Slack」は、Slack Technologies inc.がサービスを提供するグループチャット・雑談ツールです。同ツールの特徴をまとめると以下の通りです。
・「ハドルミーティング機能」を使えばワンタッチで雑談ができる
・「クリップ機能」なら雑談で伝えたい内容を映像で説明できる
・ボタン一つで雑談と画面共有ができるコミュニケーションの手軽さ
「ハドルミーティング機能」を使えば、ワンタッチ操作で雑談ルームを作れ、そのまま同僚との雑談を始められます。また、「クリップ機能」も併用することで自分の伝えたい内容を短い動画に凝縮して伝えられるので、雑談の活性化にもつながるでしょう。
ちなみに、ボタン一つの簡単操作で雑談が始められるので、リモート通話の設定に時間や手間がかからないのも特徴として挙げられます。
4.Microsoft Teams
出所：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/free
「Microsoft Teams」は、Microsoft Corporationが提供するビジネスコミュニケーションツールです。同ツールの特徴は以下の通りです。
・高画質・高音質な音声通話で雑談がしやすい環境
・チャット機能や通話機能、ファイル共有機能で雑談をサポート
・共有クラウドを使用して外部ファイルも手軽に共有できる
高画質で高音質なリモート通話機能に加え、雑談ルームをその場で設定できるので、すぐに雑談を始められます。また、独自のクラウドストレージを利用すれば、外部ファイルや音声データなどを雑談中でも手軽に共有できる点もポイントです。
5.Chatwork
出所：https://go.chatwork.com/ja/
「Chatwork」は、Chatwork株式会社が提供する雑談ツール。同ツールの特徴は以下の通りです。
・雑談ルームを作って概要を設定することで、誰でも気軽に雑談に参加できる
・手軽にビデオ通話ができて、画面共有なども簡単なので雑談にピッタリ
・モバイルアプリとWebソフトウェアでいつでもどこでも雑談できる
ビジネスチャットとビデオ通話の機能に特化した雑談ツールで、雑談ルームやチャットで社員同士のコミュニケーションを活発化させたい方に向いています。
また、雑談中は画面共有と資料共有ができるので、自分が説明したいことを映像やデータで相手にわかりやすく説明できるのが魅力です。
ちなみに、Web版とアプリ版が両方あるので、パソコンだけでなくスマートフォンでも手軽に雑談できる点も特徴だといえます。
テレワークでの雑談を考慮して設計された仮想オフィスツール3選
前章では、チャットベースで相手に声かけを行えるツールの中で雑談しやすいツールを紹介しました。しかし、チャットで声をかけると、相手がメッセージを読まない限り、会話が始まることはありません。「ちょっといいですか？」と声をかける側も、今メッセージを読んでくれるかなという若干の不安をもったまま声をかけることになってしまいます。’
一方で、このことを十分に考慮して設計されているツールがあります。それが最近話題の「仮想オフィス」です。この章では、中でも特に雑談に有利な以下の仮想オフィスツール３つを紹介します。
・VoicePing
・Roundz
・teracy
1.VoicePing
「VoicePing」は、リアルタイムの声かけ機能と見やすい生産性管理機能が特徴の仮想オフィスツール。具体的なツールの特徴は以下の通りです。
・仮想オフィススペースで社員のアバターをクリックすれば声かけできる
・声かけを受ける側も声かけをされたことを即座に画面上で確認できる
・ネームタグを一目見れば社員がどんな作業をしているのかがわかる
テレワークで雑談を活発化するためには、雑談をはじめやすい環境が整っているかが重要です。「VoicePing」を活用すれば、ネームタグをクリックするだけでなく、アバターをクリックするだけで声かけができます。
雑談をはじめたいけどイマイチ話しかけづらい時に、手軽な声かけ機能があることで、上司や同僚との雑談をはじめるきっかけをつくりやすいです。
ちなみに、声かけをしたい相手が業務中かどうかは、ネームタグ右に表示される「使用中アプリ」で確認できます。相手が忙しいかどうかを判断してから声かけできるので、気兼ねなく話しかけられるのが魅力です。
2.Roundz
「Roundz」は、常時接続できる声でつながれる仮想オフィスツール。同ツールの具体的な特徴は以下の通りです。
・常に音声通話でつながれる状態を提供する仮想オフィスツール
・1秒で画面共有も活用しながら業務上の疑問や連絡事項を報告できる
・プライバシー保護の観点からビデオ通話機能はついていない
常に声でつながれる仮想オフィスというだけあって、音声コミュニケーションに特化している仮想オフィスツールです。テキストメッセージでは難しい業務連絡でも、声かけ機能でいつでも通話できることで、社員の不安を解消する効果が期待できます。
ただし、ビデオ通話機能がついていないので、リモートワークでビデオ通話の利用を想定している会社では不便かもしれません。気軽な声かけで音声コミュニケーションをとりたいと考えている方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか？
3.teracy
「teracy」は、簡単にビデオ通話への参加・録画ができる仮想オフィスツール。同ツールの特徴は以下の通りです。
・「話したいコール」ボタンで気軽に雑談に誘える
・途中参加でも雑談内容が一目でわかる機能がある
・雑談に参加しなくても「耳だけ参加」とレコード機能がある
ネームタグの「話したいコール」ボタンをクリックすることで、相手に雑談を気軽に持ちかけられるのが特徴です。また、雑談ルームでは雑談のトピックを設定し、随時更新できるので、途中参加者でも雑談に加わりやすいといえます。
ちなみに、雑談に参加しなくても、「レコード依頼」を出すことで雑談内容をあとから確認も可能。社員誰でも雑談に参加しやすい環境をつくれるのが魅力です。
まとめ
この記事では、テレワーク中に雑談が必要な理由や導入に向けた仕組み化、実際に雑談ツールを導入した企業事例を紹介しました。
テレワーク中は、どうしてもコミュニケーション不足やレギュレーションの不備で、社員同士の報告・連絡・相談の体制が整っていない場合も多いです。
雑談ツールを導入することで、そういった社員の不満やストレスを解消し、生産性や創造性をアップさせる効果が期待できます。
また、雑談ツールの選び方や実際におすすめのツールも紹介しました。雑談ツールをテレワークにうまく組み込むには、声かけ機能を備えた仮想オフィスツールがおすすめです。