広く使われているZoomですが、いざ初めてミーティングを開こうとするとURLをどう発行すれば良いのかわからない方も多いです。
この記事では、ZoomのURL発行方法をとにかく簡潔に説明します。特に、2022年7月21日の最新アップデートで追加された「URL発行のショートカットキー」も紹介しています。
さらに、毎回のURL発行が面倒だと感じる方のために、数秒でミーティングが開始できる最新ツールも紹介。
この記事を読めば、ZoomのURL発行がマスターでき、URL発行不要な生産性の高いツールを知ることができます。
ZoomのURL発行・招待方法は2つあります。
- ミーティングから
- スケジュールから
画像で簡潔に説明します。
ミーティングからURL発行
１. Zoomを起動し、「新規ミーティング」をクリック
２．画面下部メニューバー「参加者」の「^」をクリックし、「招待のリンクをコピー」をクリック
※「Alt+Shift+I」でもコピーできます。（Macは「Command+Shift+I」）」
コピーしたURLをチャットやメールで共有すれば招待完了です。
３. または「参加者」の「^」をクリックし、「招待」をクリック
※「Alt+I」でも招待ウィンドウは開けます。（Macは「Command+I」）
４. 「招待ウィンドウ」が表示されたら「招待方法」を選択し、招待文を送信すれば招待完了
スケジュールからURL発行
１. Zoomを起動し、「スケジュール」をクリック
２. 必要箇所を入力して「保存」
３. Zoomのホーム画面で「･･･」をクリックし「招待のコピー」
※ カレンダーを共有している場合はコピーする必要はありません。
コピーしたURLをチャットなどに貼り付ければ招待完了です。
もっと速くURLを発行する方法
2クリックで発行
１. 「新規ミーティングのプルダウン」をクリック
２. IDにカーソルを合わせ「招待のコピー」をクリック
メールやチャットでURLを共有して招待完了です。
会議開始と同時に自動でURLをコピー
１. Zoomホーム画面の右上にある「設定」をクリック
２. 「一般」タブの「ミーティングの開始時に招待リンクを自動的にコピー」にチェック
「URLがコピーされました」などのポップアップは表示されませんが、毎回自動でURLがコピーされるようになります。
ZoomのURLでよくある疑問
同じURLは何度も使い回せる？（URLの固定方法）
スケジュールで「定期的なミーティング」にチェックを入れるだけで、同じURLを何度も使い回せます。
または、「パーソナルミーティングID（PMI）」を使用すれば同じURLを使い回せます。
ただ、無料版を使用している人はパーソナルミーティングIDを変更できないため、扱いにはご注意ください。
パーソナルミーティングIDを知っている人なら、誰でもミーティングに参加できてしまいます。（パスワードを毎回変更で対応可能）
URLの有効期限は？
不定期のミーティングと定期的なミーティングで有効期限が異なります。
- 不定期のミーティングは「ミーティングの予定日時から30日間」です。ただし、30日以内に同じURLを使用すれば、有効期限がさらに30日間伸びます。
- 定期的なミーティングは「最後のミーティングが開始されてから365日間」です。
モバイルアプリからURLを発行する方法は？
ミーティング画面からURL発行・招待方法
- Zoomアプリを起動し、「新規ミーティング」をタップ
- 「ミーティングの開始」をタップ
- 画面下部「参加者」をタップ
- 左下の「招待」をタップ
- 招待方法を選択し、URLを共有すれば招待完了
スケジュールからURLを発行・招待方法
- Zoomアプリホーム画面の「スケジュール」をタップ
- 日時などを設定し、右上の「保存」をタップ
- メールで招待する場合は、そのまま画面に従う
- メール以外で招待する場合は、画面下部「ミーティング」をタップ
- 招待したいミーティングを選択し「予定参加者の追加」をタップ
- 招待方法を選択し、URLを共有すれば招待完了
見え方が変わるだけで、モバイルアプリのURL発行方法はデスクトップアプリと変わりません。
Zoomで毎回URL発行・共有するのは非生産的
ZoomでURLを発行するのは当たり前のことですが、同じ相手と繰り返しミーティングを行う場面などでは非生産的です。
例えば、社内で少し話がしたいだけなのに、
- チャットでミーティングの確認を取る
- いつ返って来るかわからない返信を待つ
- ZoomでURLを発行
- チャットなどでURLを貼り付け
- 相手が入室するのを待つ
- ミーティング開始
というかなりの工程を踏まなければなりません。
リアルオフィスだとほんの数秒で済むことが、Zoomだと3~6分はかかってしまうのです。
URL発行なしでミーティング可能！仮想オフィスツール
URLの発行が不要で即ミーティングが開始できる「仮想オフィスツール」を紹介します。
仮想オフィスを簡単に言うと、「インターネット（メタバース）上のオフィス」です。
仮想オフィスツールの導入で具体的に何ができるようになるか2つ解説します。
- ワンクリックでミーティング開始可能
- 声かけのタイミングが正確にわかる
ワンクリックでミーティング開始可能
仮想オフィスの多くは、「ワンクリック」でミーティングが開始できます。
なぜなら、メンバーのステータスが一目でわかり、ミーティングOKかの確認のチャットを送る必要がないからです。
多くの仮想オフィスでは、以下の画像のようにメンバーそれぞれが「声かけ可能かどうかのステータス」を設定できます。
例えば、Zoomで「ミーティングお願いできますか？」というチャットをする代わりに、仮想オフィスでは相手のステータスを確認するだけでいいのです。
チャットを送る必要がないため、いつ返ってくるかわからない返信を待つ必要もありません。
また、仮想オフィスの中には、以下のような直感的な操作でミーティングが開始できるものがあります
- アバターに近づいて声をかける
- メンバーの名前をワンクリック
- アバターを重ねる
具体的に、Zoomと仮想オフィス（VoicePing）で「ミーティング開始までの時間差」を検証しました。
日々、社内でミーティングをする頻度が高い人にとっては生産性を上げるもってこいのツールだと言えます。
声かけのタイミングが正確にわかる
いくらミーティングを簡単に開始できても、相手がミーティングできる時間帯を知るのに時間がかかってしまっては、非生産的なままです。
仮想オフィスを使えば、テレワークであってもメンバーの業務状況が可視化されるので、あらかじめ予定していないミーティングを行う場合、「いつ声をかければ相手が反応するか」が正確にわかります。
例えば、仮想オフィスの中には
- 今取り組み中かどうか（声をかけてもいいかどうか）
- 今取り組んでいる内容
- 今パソコンで使っているアプリ情報
をリアルタイムで共有できるものもあります。
URLの発行が必要ない仮想オフィスツール3選
URLの発行が不要な仮想オフィスツールを3つ紹介します。
- VoicePing
- Tandem
- Teracy
仮想オフィスはツールによってオフィスやアバターの見た目も違えば、機能も異なります。
それぞれの特徴を詳しく解説します。
VoicePing
「VoicePing」とは仮想オフィスツールでありながら、chatGPTが搭載された議事録作成ツールです。社員間同士の円滑なコミュニケーションを図れるのはもちろん、会議中のやり取りを自動で要約してくれるので、これまで膨大にかかっていた文字起こし作業の簡略化ができ会社の生産性向上につながります。
さらに、 45カ国の言語に対応したリアルタイム音声翻訳も備わっているため、話した内容はすぐに翻訳・文字起こしされるので言語の壁を気にする必要はありません。
VoicePingではメンバーのアバターに
- オンライン
- 取り込み中
- 離席中
のステータスが表示されます。
「オンライン」であればワンクリックですぐに声かけでき、「取り込み中」の忙しいメンバーや「離席中」のメンバーには声かけできないシステムになっています。
さらにミーティング機能も豊富です。
・お絵描きできる画面共有
・共同編集可能なホワイトボードとテキストエディタ
・発話内容のリアルタイム文字起こし・音声翻訳（４１ヶ国語）
などが使える上に、会議を録画することも可能です（回数制限なし）。
Tandem
Tandemは、DropboxやSpotifyなど海外の有名企業が使用している仮想オフィスツールです。
シンプルなUIが特徴で、2次元のオフィスやアバターが表示されるわけではありません。
上の画像のように、一覧にメンバーが表示されるというシンプルな作りです。
英語表記のみであることが懸念点ですが、
- メンバーの使用中のアプリが表示
- ワンクリックで通話開始
- 画面共有など基本機能あり
など、テレワークでの業務を円滑にできる機能が搭載されています。
また、「休憩室」や「カフェ」のような部屋を作成すれば、自然に雑談が生まれる環境を作り出せます。
Teracy
Teracyは、Slackとの連携機能が豊富な仮想オフィスツールです。
具体的には、以下の連携機能があります。
- Teracyでの通話リクエストがSlackに通知
- ミーティングの議題がSlackに通知
- SlackからTeracyの会議にワンクリックで参加
- Slackからミーティングの録画依頼可能
- 録画終了するとSlackに通知
録画は2倍速で再生できるため、要点だけを短時間で把握できます。
また、「耳だけ参加」機能があります。
移動中や作業中でも会議の内容を聞けるため、リアルタイムで情報をキャッチアップしたいときには便利な機能です。
ZoomのURL発行が面倒なら、仮想オフィスで生産性アップ！
ZoomのURL発行・招待方法を解説しました。
- ミーティング画面からURLを発行するには「Alt+Shift+I」
- スケジュールを設定し、カレンダーで共有
ただ、頻繁に話し合うメンバー同士でのZoomのURL発行は非生産的で、気軽な相談がしたいときでさえ、わずらわしい手順を踏まなければなりません。
仮想オフィスツールを使えば、ワンクリックでミーティングが開始できるため、テレワークでの生産性向上に貢献してくれます。
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