【2022年版】時間管理アプリ9選!!個人・チーム向けのアプリとは?

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Riko Pinto
Riko Pinto
Product Manager at VoicePing

テレワーク・リモートワークの働き方の問題点として、同じチームのメンバー同士でもお互いの業務量や繁忙度が分からないといったことが挙げられています。

その結果、

・モチベーションが上がらない、ついサボってしまう

・業務過多になっているのに気づかず働きすぎる

と、2極化し、チーム全体の生産性が下がってしまいます。

これを解消するには、メンバーが各自で自分の業務時間の過ごし方を分析・改善することと、管理職がチーム全体を的確にマネジメントし、適切な業務を割り振ることが必要不可欠です。

個人とチームの業務効率改善に有効な「時間管理」の効果を紹介します。

効率化に不可欠な時間管理(タイムトラッキングとは)

毎日の業務が終わらない・計画通りに進まないとお悩みの方にぜひおすすめしたいのが、時間管理(タイムトラッキング)です。

とにかく時間がない!という方も、一日の時間の使い方を振り返ってみると、意外に空き時間があったり、優先度の低い作業に時間を費やしていたりといった気づきがあるはずです。

一つ一つの作業に要した時間を記録して、時間の使い方を見直すことで業務の効率化につながるのです。

個人で時間管理を行うメリット

やりたいことがあっても、時間がないからとあきらめたり、先延ばしにしたりしていませんか?

時間管理を行うと、仕事の能率が上がるばかりでなく、ダラダラ過ごしている時間やスキマ時間を有効に使うことができるようになり、プライベートも充実します。

作業ごとの時間を把握できる

何気なくやっている作業にどれくらいの時間がかかっているのか、普段は気にすることがないかもしれません。まずは、タスクを棚卸しして、ひとつひとつの作業にかかる時間を知ることが時間管理の第一歩です。ひとつのタスクにあまりに時間がかかり過ぎている場合には、やり方を変えてみるなど、改善のきっかけにもなります。

時間の使い方を振り返る

1日、1週間、1か月といった単位で時間管理を続けると、自分の時間の使い方の傾向が分かってきます。タイムトラッキングの記録を見ると、時間を取りすぎている作業や、そもそも不要な作業などが見えてくるはずです。その時間をもっと別の有意義な作業に充てることができるかもしれません。

計画を立てる際に役立つ

実際にかかった時間を記録しておけば、作業ごとの見積もり時間を算出することができ、予定や計画を立てる際に誤差の少ない時間配分ができます。また、他の人に作業を依頼する時の参考にもなります。

時間を区切ることで集中力が上がる

限られた時間内に物事を行おうとすると集中力が大幅に増すことは、テストの一夜漬けなどで経験済みの方も多いはずです。作業を行うときは制限時間を決めてから始めるのがおすすめです。

有名な時間管理術に「ポモドーロ・テクニック」があります。「25分の作業+5分の休憩」を1ポモドーロとして、4ポモドーロごとに30分の休憩を取ります。短い作業時間と休憩が交互になっているので疲れにくく、1ポモドーロごとに決めたタスクを時間内に終わらせようとすることで集中力を高めることができます。

チームで時間管理を行うメリット

時間管理は個人のパフォーマンス向上だけでなく、チームでの生産性アップにも効果抜群です。メンバーの時間の使い方を把握することは、マネジメントや業務適正化に役立ちます。また、お互いの時間の使い方を尊重することは、メンバー間の関係性向上にもつながります。

テレワーク・リモートワークでの業務を見える化する

テレワーク・リモートワークではメンバーの姿が見えないので、今何をやっているか・仕事がどれだけ進んでいるかといったことが分かりにくく、マネジメントしづらいと感じることもあるでしょう。作業内容や時間を記録しておけば、上長がメンバーの業務の進捗を随時確認することができます。

進捗を共有して適切なフォロー行う

タスクの進捗や所要時間を共有しておくと、作業が止まっていたり、予定通りに進んでいない部分にすぐ気づくことができ、早い段階でフォローを行うことができます。

ワークシェアを行うことができる

時間管理の記録から、各メンバーの業務量を調整することも可能です。不要なタスクを取りやめたり、忙しい人の業務を手が空いている人に割り振るなど、業務量を適正化することができます。

相手の時間を尊重できる

本当は忙しいのに捕まって長話になったり、こちらの都合も構わず長時間のミーティングがブッキングされたり。人は、相手の時間の価値については無頓着になりがちです。時間管理を行うと、自分以外のメンバーの時間の使い方が分かり、相手の時間を尊重することができるようになります。

時間管理(タイムトラッキング)ができない理由は?

時間管理の効果が分かったところで、実際にやってみるとうまくいかないことも多いもの。

始めてみたものの、三日坊主で終わってしまったなどということもあるのではないでしょうか。

実は、時間管理ができないのにはきちんとした理由があるのです。

時間を意識していない

日常生活であまり時間を意識したことがないと、いきなり時間管理を行うのは難しいかもしれません。

まずは、「起床」や「食事」などの毎日繰り返し行う習慣や、時間が決まっている予定などから時間の管理を始めてみましょう。

優先順位を決めていない

複数のタスクを同時進行する時には優先順位が必要です。

優先順位を決めずに始めて、どれも中途半端に手を付けただけで終わってしまった、なんてことはありませんか?複数のタスクが常に頭の中にあり気にかかっている状態では集中力も分散してしまいます。

2つ以上のタスクを並行して行う時は、必ず優先順位を決めておき、順に取り掛かるようにしてみましょう。

適切なツールを使っていない

自力で時間を管理するのが難しい、決めた計画通りに実行できない、タスクの優先度が分からなくなるなど、時間管理で挫折する原因の多くは、ツールの力を借りれば解決します。

作業時間を記録するならタイムトラッキングアプリ、計画通りに作業を行うなら、タイマーアプリ、タスクの優先度を決めるにはタスク管理アプリがあります。複数の機能を組み合わせたアプリもありますので、自分に合ったもの、目的が果たせるものを探してみてください。使いやすいツールさえあれば、苦手な人も時間管理が楽しくなってくるはずです。

時間管理(タイムトラッキング)アプリ選びのポイント

検索すると大量にヒットする時間管理アプリ。選ぶときには、使う目的や費用などの条件を決めておくとスムーズです。

利用人数・目的

アプリには、個人専用のものと、複数名で使えるものがあります。

プライベートの時間管理は、時間計測の機能がついた個人用アプリでほぼカバーできます。会社やチームで使うには、データを共有したり、集約したりする機能があると便利です。

費用

時間管理アプリには無料版と有料版があります。個人向けのものは、基本無料・アプリ内でオプション課金するパターンが一般的です。最初は無料版で始め、より高度な機能が必要になったら有料版に切り替えればよいでしょう。

チーム向けのサービスは契約ライセンス数に応じた契約プランが用意されている場合が多いので、チームの規模や必要な機能に応じて選ぶ必要があります。

対応機種

時間管理アプリにはスマホアプリ・パソコン用デスクトップアプリ・ブラウザ版アプリなどがあります。お手持ちのデバイスに対応しているかどうかと、どのようなシーンで時間管理を行いたいかをイメージしてアプリを選びましょう。

・スマホアプリでいつでもどこでも時間計測したい

・パソコンで行う作業を計測したい

・複数デバイス間でデータ共有したい

日本語対応

アプリには、日本語対応がないものもありますので、事前に確認しておきましょう。

時間計測を行うアプリは直感的な操作のものが多いので、英語版でもそれほど困ることはないかもしれません。

使いやすさ

時間管理アプリは、スタート・ストップをタップするだけのシンプルな操作のものから、データの共有や分析を行える多機能なものまでそろっています。操作に抵抗がないか・ほしい機能がついているか・毎日使いたいかといった点を基準に選ぶのがよいでしょう。多くのアプリは無料版があったり、お試し期間が設けられていたりしますので、気になるアプリを試してみるのも良いかもしれません。

他の機能との連携

一部のアプリには、チャットツールと連携したり、記録をエクスポートしたり、外部サービスと連動させたりする機能がついています。特定のツールとの連携を行いたい場合は要チェックです。

個人向け時間管理(タイムトラッキング)アプリ4選

仕事にもプライベートにも使える、個人用の時間管理アプリを紹介します。

MyStats 

出典:https://apps.apple.com/jp/app/mystats/id425875477

App Storeで1位を記録した自己管理アプリ。時間の使い方を円グラフで分析することができる。ビジネスマン、アスリート、経営者などさまざまな層に支持されている。

 ・費用:無料

 ・対応機種:iOS

 ・日本語対応:有

TaskChuteCloud

出典:https://taskchute.cloud/users/top

タスクの記録から始まり、見積時間の表示・ルーチン管理・実行ログのグラフ化など、時間の使い方を最適に導く機能が満載。Web版だから複数デバイスで利用可能。無料版はタスクリスト・レビュー分析の表示期間が7日間の制限あり。

 ・費用:無料/有料(1ライセンスあたり月額486円~)

 ・対応機種:Windows/macOS/iOS/Android

 ・日本語対応:有

ATracker

出典:https://atracker.pro/home.html

1タップで手軽にトラッキング開始。面倒な操作やセットアップは不要。アクティビティのアイコンは数百種類の中から選べてカスタマイズも楽しい。

 ・費用:無料(有料オプション有)

 ・対応機種:iOS/Android

 ・日本語対応:有

Focus To-Do

出典:https://www.focustodo.cn/

シンプルな時間計測&タスク管理アプリに、時間管理術「ポモドーロテクニック」のためのタイマーが付いた、作業効率化実践向きのアプリ。

 ・費用:無料/有料(490円/3か月)

 ・対応機種:Windows/macOS/iOS/Android

 ・日本語対応:有

チーム向け時間管理(タイムトラッキング)アプリ6選

チームメンバーと記録を共有したり、マネジメントに利用したりできるアプリです。

VoicePing

出典:https://voice-ping.com/

テレワークでのコミュニケーションを活性化させるバーチャルオフィス。勤怠管理・時間管理機能がついて、1日の時間の使い方を記録できる。計測した記録はマネージャーが閲覧でき、マネジメントや業務の適正化に活用可。

 ・費用:無料(5人まで)、スモール: 7,500円(15人まで/月) プレミアム:20,000円(50人まで/月)

 ・対応機種:Windows/macOS

 ・日本語:有

Toggle

出典:https://www.sungrove.co.jp/time-management/

タスクを作成して、即計測開始!シンプルな操作で時間管理が習慣になるアプリ。時間計測の結果はレポート出力可能。

 ・費用:Free:無料 Startar:$9(ユーザー/月) Premium:$18(ユーザー/月)。

 ・対応機種:Windows/macOS/iOS/Android

 ・日本語対応:無

Timecloud

出典:https://timecrowd.net/

記録→見える化することに特化したシンプルな操作が特徴。Chromeの拡張機能を使うとWebページやChatworkからタスク名を取り込める。レポート機能はCSV出力可。個人向けは無料。

 ・費用:無料/ライト:550円(ユーザー/月)、スタンダード:880円(ユーザー/月)

 ・対応機種:Windows/macOS/iOS/Android

 ・日本語対応:有

★外部サービス連携

 ・Slack

    ・Google Calendar

TeamHack

出典:https://teamhack.io/

タスク管理・仕様書共有・情報共有・作業時間計測が一つのツールで完結。プロジェクト内のタスクの時間を計測できる。プロジェクトメンバーの招待が可能で、外部のクリエイターとの共同作業やフリーランスのタスク管理にも。Chrome、Firefoxなど主要ブラウザの最新版で利用可能。

 ・費用:お試し:無料、ビジネス:1,200円(ユーザー/月)、フリーランス:1,500円(ユーザー/月)

 ・対応機種:Windows/macOS

 ・日本語対応:有 

Hours

出典:https://hourstimetracking.com/

プロジェクト、タスクを作成して1タップするだけのシンプルな操作で時間を記録。オプションでレポート分析やチーム管理機能も追加できる。工数の記録から簡単に請求書作成ができ、フリーランスにもおすすめ。Apple Watchにも同期可能。

 ・費用:無料/有料オプション有

 ・対応機種:macOS/iOS

 ・日本語対応:無

Jooto

出典:https://www.jooto.com/

タスクの開始日時・締切日時を設定すると、ガントチャートで進捗を俯瞰できる。チームのタスクを一元管理できるため、カテゴリ・担当者ごとにタスク確認したり、担当外のタスクをフォローしたりと、チーム全体での生産性アップに活用できる。

 ・費用:無料(4人まで)/スタンダード500円(ユーザー/月)、エンタープライズ1,300円(ユーザー/月)

 ・対応機種:Windows/macOS/iOS/Android

 ・日本語対応:有

バーチャルオフィス+時間管理で一石二鳥。生産性を上げるならVoicePing

作業を効率的に行いたいなら、時間管理を行うと能率が上がります。

この記事で紹介した時間管理アプリを使って、今日から作業の時間を記録し、振り返ってみてください。

個々の作業効率を上げるには時間管理で十分ですが、チームの生産性を上げたいなら、もう一つ重要なことがあります。

メンバー間で連携を行いチーム全体の能力を最大に生かすには、コミュニケーションが必要不可欠。リモート環境でオフィスと同じレベルの連携を実現するには、バーチャルオフィスが最適です。

時間管理とバーチャルオフィスが一体になったVoicePingなら、

・メンバーが作業時間を記録し、各自で時間の使い方を振り返る事ができる

・マネージャーがメンバーの記録を確認、フォローできる

・チームメンバーが今何をしているか、アイコンに吹き出し表示される

・会議室に入るだけでミーティング開始、アイコンを近づけて即通話。シンプルな操作で時短効果となる

チームの時間を有効に使うなら、バーチャルオフィス+時間管理をぜひ導入してみてください。

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