テレワーク・リモートワークの働き方の問題として、プロジェクトの進捗が把握しにくいことや1人のメンバーに業務負荷がかかっていることが挙げられます。このような問題は、1人1人の生産性をタイムトラッキングしていないため起きてしまいます。
そのため、各メンバーの生産性を測定してマネジメントを行うようにしましょう。生産性に応じて正しく評価したり、能力ある人に業務が偏る状況を改善したりすることで、従業員がイキイキと働ける職場を作れます。今回は、このようなテレワーク・リモートワークに欠かせないタイムトラッキングアプリをご紹介します。
時間管理（タイムトラッキング）アプリとは、各メンバーの作業時間を測定・記録するためのアプリです。
どの作業に何時間かかるかを記録してマネジメントに役立てていきます。
作業時間を正確に見積もることができれば、プロジェクトの計画が立てやすくなります。また、1人1人の生産性を把握して正しく評価することも可能です。このように、主にマネジメントに役立てていきます。
また、作業時間を計測することで集中力を上げるという使い方もできます。
時間管理（タイムトラッキング）アプリのメリット
時間管理（タイムトラッキング）アプリを利用するメリットは3つあります。
リモートワークの業務を可視化できる
時間管理アプリを活用すれば、リモートワークの業務を可視化できます。リモートワークでは「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」仕事しているかわかりません。管理職が部下の管理をできなければ、不満を持たれて離職されてしまうでしょう。このような問題を防止するために、業務を可視化する必要があります。
おすすめは時間管理だけでなく、作業ログを残せるアプリを使うことです。
このようなアプリを使用すれば、リモートワーク環境下でも部下がどのように仕事しているか適切に把握できるようになりフォローしやすくなります。
プロジェクト計画が立てやすくなる
プロジェクトを上手く回すためには、正確な見積もりが欠かせません。例えば、見積もった工数が少ない場合は、毎日残業をしなければいけなくなるでしょう。
見積もりミスは、各業務にどれぐらいの時間がかかるのか正確に把握できないことにより起きます。このような問題は、各業務の時間を集計して、正確な工数を見積もることで解決できます。つまり、時間管理アプリで、各業務の時間を計測しておけば、プロジェクト計画が立てやすくなります。
また、個人でも各タスクの時間を把握しておけば、計画が立てやすくなるでしょう。
仕事に集中できるようになる
作業を行うときは制限時間を決めてから始めるのがおすすめです。なぜなら、制限時間を設けて業務をすると集中しやすくなるためです。
有名な時間管理術に「ポモドーロ・テクニック」があります。「25分の作業＋5分の休憩」を１ポモドーロとして、4ポモドーロごとに30分の休憩を取ります。短い作業時間と休憩が交互になっているので疲れにくく、1ポモドーロごとに決めたタスクを時間内に終わらせようとすることで集中力を高めることができます。
時間管理（タイムトラッキング）アプリのデメリット
時間管理（タイムトラッキング）アプリを利用するデメリットも3つあります。
時間に意識が向いてしまう
業務の時間を測定すると、どうしてもスピードに意識が向いてしまいます。速く仕事を終わらせようとして、仕事の質が落ちてしまうこともあるでしょう。大切なことは、質とスピードのどちらを優先すべきかを見極めて、バランスを取ることです。
そのため、仕事の質を上げたい場合は業務時間を測定するのは控えましょう。
時間管理の手間がかかる
アプリによって異なりますが、時間を計測するときに起動ボタンを押す必要があります。また、業務を終えたら停止ボタンを押す必要があります。普段、時間管理をしたことがない人は、「起動」「停止」のボタンを押し忘れてしまうかもしれません。また、アプリのボタンを押すのが面倒に感じてしまうこともあるでしょう。
複数の業務を同時進行でできない
業務の時間を計測する場合、複数の業務を同時進行できません。なぜなら、1つの業務の時間を測定しているためです。業務時間を計測中に別の仕事をすると、正確な時間が測定できなくなってしまいます。いつも、複数の業務を同時進行している人は、仕事のしづらさを感じてしまうでしょう。
時間管理の効果が分かったところで、実際にやってみるとうまくいかないことも多いもの。
始めてみたものの、三日坊主で終わってしまったなどということもあるのではないでしょうか。
実は、時間管理を上手に行うにはいくつかのコツがあります。
時間管理（タイムトラッキング）アプリの選び方
時間管理アプリは5つの観点で選んでいきます。
利用用途
時間管理アプリは、利用用途に見合ったものを選ぶことが大切です。
例えば、リモートワーク下で部下のマネジメントをしたい場合は、複数名のメンバーのタイムトラッキングデータを取得できるアプリを選びましょう。
その一方で、個人の計画を立てる場合は、個人利用向けのアプリでも足りるでしょう。
費用
時間アプリは無料で利用できるアプリと有料で利用できるアプリがあります。
基本的な機能は無料で利用できて、他の機能を利用する際に課金するアプリが多いです。
そのため、基本機能を無料で利用してみて、高度な機能が必要になったときに課金するようにしましょう。
対応機種
時間管理アプリの対応機種として
「スマホ」「デスクトップ」「ブラウザ」があります。そのため、お手持ちのデバイスに対応しているかどうかを確認するようにしましょう。
使いやすさ
時間管理アプリは、スタート・ストップをタップするだけのシンプルな操作のものから、データの共有や分析を行える多機能なものまでそろっています。操作に抵抗がないか・ほしい機能がついているか・毎日使いたいかといった点を基準に選ぶのがよいでしょう。
アプリは無料版があったり、お試し期間が設けられていたりしますので、気になるアプリを試してみるのも良いかもしれません
連携性
アプリの中には、外部サービスと連動させたりする機能がついています。そのため、チャットツールなど外部サービスと連携させたいと思っている方は、利用しているサービスと連携できるアプリを探すようにしましょう。
チーム向け時間管理（タイムトラッキング）アプリ６選
ビジネス向け時間管理アプリは、メンバーの業務を可視化したり、業務時間を測定してプロジェクト計画を立てたりするときに使います。ビジネスアプリでおすすめのアプリをご紹介します。
VoicePing
「VoicePing」とは仮想オフィスツールでありながら、ChatGPTが搭載された議事録作成ツールです。社員間同士の円滑なコミュニケーションを図れるのはもちろん、会議中のやり取りを自動で要約してくれるので、これまで膨大にかかっていた文字起こし作業の簡略化ができ会社の生産性向上につながります。
さらに、 45カ国の言語に対応したリアルタイム音声翻訳も備わっているため、話した内容はすぐに翻訳・文字起こしされるので言語の壁を気にする必要はありません。
Toggl
Togglはタスクを作成して、即計測開始！シンプルな操作で時間管理が習慣になるアプリです。時間計測の結果はレポートで出力できます。
チームメンバーの時間記録結果をタイムシートやグラフなどで表示でき、視覚的にも分析がしやすくなります。
チームメンバーの時間をまとめて管理することで、プロジェクトの進行管理や予算管理、勤怠管理にも利用が可能です。
Asana, Jiraなど、すでにチーム内で使用しているプロジェクト管理アプリケーションとの連携もできます。
Heading #1 | |
|---|---|
料金体系 | Free：無料 Starter:＄9/人 Premium:＄18/人 EnterPrise：お問い合わせ |
対応機種 | Windows macOS iOS Android |
日本語対応 | 無 |
TimeCrowd
TimeCrowdは、記録→見える化することに特化したシンプルな操作が特徴。プロジェクトの稼働状況をリアルタイム確認したり、グラフ化して一目でわかるようしたりできます。
Chromeの拡張機能を使うとWebページやChatworkからタスク名を取り込むことが可能です。レポート機能はCSV出力ができます。個人向けで利用する場合は無料です。
Heading #1 | |
|---|---|
料金体系 | トライアル：25,000円/月 スターター：40,000円/月 ベージック：80,000円/月 ビジネス：140,000円/月 |
対応機種 | Windows macOS iOS Android |
日本語対応 | 有 |
TeamHack
TeamHackはタスク管理・仕様書共有・情報共有・作業時間計測が一つのツールで完結できます。
プロジェクト進行に必要な多くの機能が一つのツールで簡潔するのが魅力です。
プロジェクト内のタスクの時間を計測でき、期限や担当者でソートすることもできる。プロジェクトメンバーの招待が可能で、外部のクリエイターとの共同作業やフリーランスのタスク管理にも。Chrome、Firefoxなど主要ブラウザの最新版で利用可できます。
Heading #1 | |
|---|---|
料金体系 | お試し：無料 ビジネス：1,200円/人 フリーランス：1,500円/人 |
対応機種 | Windows macOS |
日本語対応 | 有 |
Hours TimeLord
Hours TimeLordはプロジェクト、タスクを作成して1タップするだけのシンプルな操作で時間を記録できるアプリです。
オプションでレポート分析やチーム管理機能も追加できます。工数の記録から簡単に請求書作成ができ、フリーランスにもおすすめです。Apple Watchにも同期することができます。
Heading #1 | |
|---|---|
料金体系 | フリー：無料 パーソル：＄9.99/年 プロ：＄49/年 チーム：＄199/年 |
対応機種 | Windows Mac OS Android iOS |
日本語対応 | 無 |
Timely
個人や複数のメンバーが、プロジェクトに書けた時間を記録するツールです。予定の入力もできます。メンバーごとに稼働時間を確認できるので、プロジェクトを全体管理するときに有効です。
グラフ表示でチーム・プロジェクトの状況をわかりやすく確認できます。
また、ZoomやTeamsやGoolgle Calenderなど、多数業務ツールとの連携も可能です。
Heading #1 | |
|---|---|
料金体系 | スターター：＄9/人 プレミアム：＄16/人 アンリミテッド：＄22/人 |
対応機種 | Windows Mac OS Android iOS |
日本語対応 | 無 |
[完全無料]個人向け時間管理（タイムトラッキング）アプリ3選
個人向けアプリ時間管理（タイムトラッキング）アプリには、完全無料で利用できるアプリがあります。課金が不安な方は完全無料で利用できるアプリを使いましょう。
MyStats
App Storeで1位を記録した自己管理アプリ。タスクの作業時間を記録し、時間の使い方を円グラフで分析することができる。また、「受注数」などの成果をグラフにして参照することも可能で、目標に近づいているかどうかも確認できる。ビジネスマン、アスリート、経営者などさまざまな層に支持されている。
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
CotoGoto
AIと会話をしていくことによって、AIが毎日の作業内容を分析。作業時間、作業内容、作業場所、感情の変化を取得します。そのデータから時間の使い方を分析できます。
場所や感情も入力できるところがポイントで、モチベーション管理に関しても分析できます。
- 対応機種：Android OS / iOS
- 日本語対応:有
時間管理 - Time Hacker
時間管理 – Time Hackerは、削りたいタスクと確保したいタスクを登録し、それらの推移を確認できるのが特徴の時間管理アプリです。無駄な時間にどれだけ費やしているのか、必要な時間をどれだけ確保できているのかを明確にすることができます。
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
[一部無料]個人向け時間管理（タイムトラッキング）アプリ16選
個人向け時間管理（タイムトラッキング）アプリでも機能性を重視したい場合は、課金をしましょう。ここでは、一部無料で利用できる個人向け時間管理アプリを紹介します。
TaskChuteCloud
TaskChuteCloudとは、タスクの記録から始まり、見積時間の表示・ルーチン管理・実行ログのグラフ化など、時間の使い方を最適に導く機能が搭載されているアプリです。Web版だから複数デバイスで利用可能。無料版はタスクリスト・レビュー分析の表示期間が7日間の制限あります。
- 費用：無料 (有料オプション¥486~）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
ATracker
ATrackerは、1タップで手軽にトラッキング開始できるアプリです。面倒な操作やセットアップは必要ありません。グラフや目標までの達成率なども表示できます。アクティビティのアイコンは数百種類の中から選べてカスタマイズも楽しい。Web版もあるので、Windows PCやMac PCでも使用できます。
- 費用：無料（有料オプション有 ¥350~）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
Focus To-Do
Focus To-Doとは、進捗状況の確認や期日のリマインダーなどの付属した時間計測＆タスク管理アプリに、さらに時間管理術「ポモドーロテクニック」のためのタイマーが付いた、作業効率化実践向きのアプリ。です。
ポモドーロテクニックは、25分の作業と5分の休憩を繰り返して集中力と生産力を高める時間管理術のことで、効率的にタスクに取り組めます。
- 費用：無料（有料オプション有 ¥300~）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
Timesheet
Timesheetは、カレンダーにタスクを登録し、予定時間や実際にかかった時間を計測することができるアプリです。1日単位または1週間単位でかかった時間を計測できるため、さらなる効率化のための分析もしやすいです。Apple Watchにも対応しており、これがあるとさらに便利になります。
- 費用：有料（￥600）
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
Timetodo
Timetodoとは、ToDoリストを登録すると、期限が迫っているタスクを通知してくれるアプリです。終わらなかったタスクの引継ぎも簡単にでき、使い勝手もよい。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥300）
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
Be Focused - Focus Timer
Be Focused – Focus Timerとは、あらかじめ決めた作業時間と休憩時間を繰り返しながらタスクを行う「ポモドーロ・テクニック」と呼ばれる生産性アップの手法を実践するためのアプリです。タスク管理やレポート機能もあり、Apple Watchとの連携もできます。
- 費用：無料（有料オプション有 ¥300~)
- 対応機種：MacOS / iOS
- 日本語対応：無
Wacca
Waccaは、1日の予定を円グラフで管理できるスケジュール管理アプリです。通知機能も備わっており、Apple Watchとの連携もできます。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥400）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
ATimeLogger
ATimeLoggerは、行動時間をタイマーで計測し、その日のタイムスケジュールを表やグラフで確認・分析できるアプリです。「睡眠」、「移動」などあらかじめ設定されているプリセットが用意されており、簡単な操作で計測ができます。
- 費用：有料(￥900)
- 対応機種： Android OS / iOS
- 日本語対応：有
一日予定表
一日予定表とは、1日の予定を24時間の円グラフで管理するスケジュール管理アプリです。その日の行動の合計時間や棒グラフの表示が可能で、無駄な時間を可視化し分析できます。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥480~）
- 対応機種： Android / iOS
- 日本語対応：有
ログカレンダ
ログカレンダとは、記録をしたいボタンをあらかじめ登録し、そのスタートとストップのときにボタンを押すだけでかかった時間を追跡できるアプリです。予定はiOS標準カレンダーに記録されるので、使い慣れた画面で確認できます。Apple Watchにも対応しています。
- 費用：有料(￥100)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
目標達成タイマー
目標達成タイマーは、1日の目標をどれくらい達成できかを管理するためのアプリです。1日に達成したい項目とその予定時間を登録しておき、実際に費やした時間を測定することで、目標時間を達成できたかどうかを確認できます。項目ごとに指定の時間に通知することもできます。また、過去の分の統計情報の表示できます。
- 費用：無料（有料オプション有￥100）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
iライフログ
ライフログをEvernoteに記録するアプリ。Evernoteとの連携が強味。さらに、特定の場所に入ったときに記録を開始して、出たところで記録を停止、といったことを自動で行ってくれる自動ログ機能も搭載。通勤や仕事などのログを自動で取得してくれます。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥400）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
1dayスケジュール
1dayスケジュールとは、1日の各時間ごとに、チェック式のTodoリストを設置できるシンプルなスケジュールアプリです。スマホで確認しやすい縦型のカレンダー表示もできます。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥600）
- 対応機種： Android / iOS
- 日本語対応：有
円グラフの時間管理
円グラフの時間管理とは、スケジュールを円グラフで登録できるシンプルなカレンダーアプリです。操作性の簡便さが魅力です。
- 費用：無料（有料オプション有 ￥700）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
時間管理タイマー
時間管理タイマーとは、あらかじめ作業を登録し、その作業をしている時間をタイマー測定することでどれだけ時間を使えているのかを記録することができるシンプルで使い勝手の良いアプリです。
- 費用：無料 (有料オプション有 ￥700)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
Timelines Time Tracking
Timelines Time Trackingはタイマーを用いたタスクの時間追跡はもちろん、レポートや稼働時間に基づいた請求書の作成できるアプリです。プロジェクト管理など、業務に欲しい機能を広くカバーしている。
- 費用：無料(有料オプション有￥450~)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：無
時間管理（タイムトラッキング）アプリを有効活用する方法
時間管理（タイムトラッキング）アプリを活用して、業務時間を測定できたら、どのようにデータを活用すべきかを理解しておきましょう。ここでは、取得したトラッキングデータの活用方法をご紹介します。
無駄な時間を削減する
トラッキングデータを見て業務を振り返ると、非生産的な業務が見つかるかもしれません。このような時間は可能な限り削減していきましょう。
例えば、営業業務のタイムトラッキングデータを振り返ると、大半が移動時間で奪われていたというようなケースが出てくるかもしれません。このような場合は、オンライン営業に切り替えられないかなど代替え案を考えてみるとよいでしょう。
予想より時間がかかる原因を突き止める
業務時間を測定すると、予想より時間がかかることがあります。このような場合は、なぜ、予想より時間がかかったのか原因を突き止めましょう。例えば、他のイレギュラーの仕事が入ってしまったからなのか、作業がしにくい環境だったからなのかなど原因を突き止めていき、改善していくことで生産性を上げていけます。
業務時間の配分を見直す
業務時間を計測すると、最初描いていた理想とは程遠い結果となることがあります。そのような場合は、業務時間の配分を見直すようにしましょう。どこかムダな業務がないかを確認して、時間を捻出して、時間が足りない業務に割り当てるようにしましょう。
トラッキングデータを活用して計画を立てる
業務の時間を計測できたら、それに基づいて計画を立てましょう。トラッキングデータを活用して計画を立てておけば、工数の相違がない計画が立てられるようになります。とくに大規模プロジェクトの計画を立てるときは役に立つと感じるでしょう。
バーチャルオフィス＋時間管理で一石二鳥。生産性を上げるならVoicePing
この記事で紹介した時間管理アプリを使って、今日から作業の時間を記録し、振り返ってみてください。
個々の作業効率を上げるには時間管理で十分ですが、チームの生産性を上げたいなら、もう一つ重要なことがあります。
メンバー間で連携を行いチーム全体の能力を最大に生かすには、コミュニケーションが必要不可欠。リモート環境でオフィスと同じレベルの連携を実現するには、バーチャルオフィスが最適です。
時間管理とバーチャルオフィスが一体になったVoicePingなら、
- メンバーが作業時間を記録し、各自で時間の使い方を振り返る事ができる
- マネージャーがメンバーの記録を確認、フォローできる
- チームメンバーが今何をしているか、アイコンに吹き出し表示される
- 会議室に入るだけでミーティング開始、アイコンを近づけて即通話。シンプルな操作で時短効果となる
チームの時間を有効に使うなら、バーチャルオフィス＋時間管理をぜひ導入してみてください。
アプリの中には、外部サービスと連動させたりする機能がついています。そのため、チャットツールなど外部サービスと連携させたいと思っている方は、利用しているサービスと連携できるアプリを探すようにしましょう。
