テレワーク・リモートワークの働き方の問題点として、同じチームのメンバー同士でもお互いの業務量や繁忙度が分からないといったことが挙げられています。
その結果、
・モチベーションが上がらない、ついサボってしまう
・業務過多になっているのに気づかず働きすぎる
と、2極化し、チーム全体の生産性が下がってしまいます。
これを解消するには、メンバーが各自で自分の業務時間の過ごし方を分析・改善することと、管理職がチーム全体を的確にマネジメントし、適切な業務を割り振ることが必要不可欠です。
個人とチームの業務効率改善に有効な「時間管理」の効果を紹介します。
毎日の業務が終わらない・計画通りに進まないとお悩みの方にぜひおすすめしたいのが、時間管理（タイムトラッキング）です。
とにかく時間がない！という方も、一日の時間の使い方を振り返ってみると、意外に空き時間があったり、優先度の低い作業に時間を費やしていたりといった気づきがあるはずです。
一つ一つの作業に要した時間を記録して、時間の使い方を見直すことで業務の効率化につながるのです。
個人で時間管理を行うメリット
やりたいことがあっても、時間がないからとあきらめたり、先延ばしにしたりしていませんか？
時間管理を行うと、仕事の能率が上がるばかりでなく、ダラダラ過ごしている時間やスキマ時間を有効に使うことができるようになり、プライベートも充実します。
作業ごとの時間を把握できる
何気なくやっている作業にどれくらいの時間がかかっているのか、普段は気にすることがないかもしれません。まずは、タスクを棚卸しして、ひとつひとつの作業にかかる時間を知ることが時間管理の第一歩です。ひとつのタスクにあまりに時間がかかり過ぎている場合には、やり方を変えてみるなど、改善のきっかけにもなります。
時間の使い方を振り返る
1日、1週間、1か月といった単位で時間管理を続けると、自分の時間の使い方の傾向が分かってきます。タイムトラッキングの記録を見ると、時間を取りすぎている作業や、そもそも不要な作業などが見えてくるはずです。その時間をもっと別の有意義な作業に充てることができるかもしれません。
計画を立てる際に役立つ
実際にかかった時間を記録しておけば、作業ごとの見積もり時間を算出することができ、予定や計画を立てる際に誤差の少ない時間配分ができます。また、他の人に作業を依頼する時の参考にもなります。
時間を区切ることで集中力が上がる
限られた時間内に物事を行おうとすると集中力が大幅に増すことは、テストの一夜漬けなどで経験済みの方も多いはずです。作業を行うときは制限時間を決めてから始めるのがおすすめです。
有名な時間管理術に「ポモドーロ・テクニック」があります。「25分の作業＋5分の休憩」を１ポモドーロとして、4ポモドーロごとに30分の休憩を取ります。短い作業時間と休憩が交互になっているので疲れにくく、1ポモドーロごとに決めたタスクを時間内に終わらせようとすることで集中力を高めることができます。
チームで時間管理を行うメリット
時間管理は個人のパフォーマンス向上だけでなく、チームでの生産性アップにも効果抜群です。メンバーの時間の使い方を把握することは、マネジメントや業務適正化に役立ちます。また、お互いの時間の使い方を尊重することは、メンバー間の関係性向上にもつながります。
テレワーク・リモートワークでの業務を見える化する
テレワーク・リモートワークではメンバーの姿が見えないので、今何をやっているか・仕事がどれだけ進んでいるかといったことが分かりにくく、マネジメントしづらいと感じることもあるでしょう。作業内容や時間を記録しておけば、上長がメンバーの業務の進捗を随時確認することができます。
進捗を共有して適切なフォロー行う
タスクの進捗や所要時間を共有しておくと、作業が止まっていたり、予定通りに進んでいない部分にすぐ気づくことができ、早い段階でフォローを行うことができます。
ワークシェアを行うことができる
時間管理の記録から、各メンバーの業務量を調整することも可能です。不要なタスクを取りやめたり、忙しい人の業務を手が空いている人に割り振るなど、業務量を適正化することができます。
相手の時間を尊重できる
本当は忙しいのに捕まって長話になったり、こちらの都合も構わず長時間のミーティングがブッキングされたり。人は、相手の時間の価値については無頓着になりがちです。時間管理を行うと、自分以外のメンバーの時間の使い方が分かり、相手の時間を尊重することができるようになります。
時間管理を行うデメリット
手間が増えるので慣れるまでは抵抗がある
時間を有効的に活用するためのアプリですが、アプリによってはデータを記録するために作業時にアプリを起動して入力等する必要があります。
このようなアプリの場合、導入段階では作業を始める前につい起動を忘れるなどがあると思います。慣れるまではアプリの活用が面倒に感じるかもしれません。
時間管理（タイムトラッキング）を上手に行うコツ
時間管理の効果が分かったところで、実際にやってみるとうまくいかないことも多いもの。
始めてみたものの、三日坊主で終わってしまったなどということもあるのではないでしょうか。
実は、時間管理を上手に行うにはいくつかのコツがあります。
時間を意識していない
日常生活であまり時間を意識したことがないと、いきなり時間管理を行うのは難しいかもしれません。
まずは、「起床」や「食事」などの毎日繰り返し行う習慣や、時間が決まっている予定などから時間の管理を始めてみましょう。
優先順位を決める
複数のタスクを同時進行する時には優先順位が必要です。
優先順位を決めずに始めて、どれも中途半端に手を付けただけで終わってしまった、なんてことはありませんか？複数のタスクが常に頭の中にあり気にかかっている状態では集中力も分散してしまいます。
2つ以上のタスクを並行して行う時は、必ず優先順位を決めておき、順に取り掛かるようにしてみましょう。
優先順位を決める際には、
- どれだけ重要か (こなさなければ大きな問題が起こるタスクか、自分以外の人に任せられないか)
- どれだけ緊急か (締め切りが迫っているか)
を観点に整理して、やらなくてはいけないタスクのリストを作成してみてください。
タスクを洗いだす
自分がやらなければならないタスクを全て洗い出し、それぞれにどれくらい時間をかけなければいけないかを確認しましょう。個人で行う場合には、具体的なアクションがイメージできるくらい細かく列挙していくとよいです。それらを確実にどれだけ振り分けていくべきかも考え、スケジューリングしておくとよいです。
各タスクにかかる時間を予想する
各タスクにそれぞれかかるであろう時間を見積もってスケジュールを立ててみてください。スケジュールが上手くいかなかった場合は、なぜ予想より足が出たのかを考えてみましょう。それを繰り返していくうちに、スケジュールの確度が高まってくるはずです。
適切なツールを使う
自力で時間を管理するのが難しい、決めた計画通りに実行できない、タスクの優先度が分からなくなるなど、時間管理で挫折する原因の多くは、ツールの力を借りれば解決します。
作業時間を記録するならタイムトラッキングアプリ、計画通りに作業を行うなら、タイマーアプリ、タスクの優先度を決めるにはタスク管理アプリがあります。複数の機能を組み合わせたアプリもありますので、自分に合ったもの、目的が果たせるものを探してみてください。使いやすいツールさえあれば、苦手な人も時間管理が楽しくなってくるはずです。
時間管理のときの分析の観点
時間管理をして、自分の時間の使い方が記録できたとします。このとき、どのように分析したらいいのかの観点をいくつかご紹介します。
削ってもいい無駄な時間はないか
自分の行動を後で見返してみると、タスクに関与しない、非生産的な時間が見つかるかもしれません。このような時間をできるだけ削っていきましょう。
ただ、無駄な時間だと思って削ったタスクが休憩のような役割を果たしていて、削るべきではなかったという場合もあるかもしれません。そのように削ったことによって他のタスクのパフォーマンスに影響が出た場合には、「休憩」という意味でタスクに改めて追加しましょう。
また、移動などのようなタスクで多くの時間が取られていた場合は、移動を省略できないかといった取り組みも考えてみるとよいでしょう。
自分の予想より多く時間がかかったタスクはないか
スケジュールが上手くいかなかった場合は、なぜ予想より足が出たのかを考えてみましょう。新規のタスクのため見積りが甘かっただけなのか、予想外の邪魔が入ったからなのか、集中できていなかったのか、など理由があると思います。
何か邪魔があったならそれを排除できないか、集中できなかったなら作業環境などに問題はないかなどを分析してみてください
自分の予想より早く終わったタスクはないか
タスクが予想以上にスムーズに終わった場合もまた、分析してみるとよいです。なぜ円滑にこなせたのかを考え、その要因を同じように別のタスクも効率化できないか考えてみましょう。
その日にこなせたタスク量は目標に対して十分か
設定した各タスクには、最終目標があると思います。その目標に対して今のスケジュールで何パーセント近づけたのかを確認してください。そのタスクの期限と照らし合わせて、十分な進捗度合いなのか、あるいはもっと時間を割かなければいけないのか、というのがわかります。
その日のタスク量は継続的にこなせるか
スケジュールが上手くいったとしても、継続できなければその場かぎりで終わってしまいます。その日のスケジュールに無理がなかったかという観点でも見てみましょう。
スケジュールを更新する必要はあるか
実際に自分の時間を追跡してみると、思った通りにはいかず、最初思い描いたスケジュールは現実的ではない、と思えてしまう場合があります。そのような場合には、今後のスケジュールを調整しましょう。無駄な時間を削れないかを考え、どうしてもねん出できなかった場合には重要度や緊急度に応じて時間リソースの配分を調整していく必要があります。
また、時間管理を継続していくと、自分が1日に発揮できる大体のパフォーマンス量が見えてくると思います。それを元に、今後のスケジュールも調整してみてください。
時間管理（タイムトラッキング）アプリ選びのポイント
検索すると大量にヒットする時間管理アプリ。選ぶときには、使う目的や費用などの条件を決めておくとスムーズです。
利用人数・目的
アプリには、個人専用のものと、複数名で使えるものがあります。
プライベートの時間管理は、時間計測の機能がついた個人用アプリでほぼカバーできます。会社やチームで使うには、データを共有したり、集約したりする機能があると便利です。
費用
時間管理アプリには無料版と有料版があります。個人向けのものは、基本無料・アプリ内でオプション課金するパターンが一般的です。最初は無料版で始め、より高度な機能が必要になったら有料版に切り替えればよいでしょう。
チーム向けのサービスは契約ライセンス数に応じた契約プランが用意されている場合が多いので、チームの規模や必要な機能に応じて選ぶ必要があります。
対応機種
時間管理アプリにはスマホアプリ・パソコン用デスクトップアプリ・ブラウザ版アプリなどがあります。お手持ちのデバイスに対応しているかどうかと、どのようなシーンで時間管理を行いたいかをイメージしてアプリを選びましょう。
- スマホアプリでいつでもどこでも時間計測したい
- パソコンで行う作業を計測したい
- 複数デバイス間でデータ共有したい
日本語対応
アプリには、日本語対応がないものもありますので、事前に確認しておきましょう。
時間計測を行うアプリは直感的な操作のものが多いので、英語版でもそれほど困ることはないかもしれません。
使いやすさ
時間管理アプリは、スタート・ストップをタップするだけのシンプルな操作のものから、データの共有や分析を行える多機能なものまでそろっています。操作に抵抗がないか・ほしい機能がついているか・毎日使いたいかといった点を基準に選ぶのがよいでしょう。分析画面が見やすくて分析しやすいかというのも重要です。多くのアプリは無料版があったり、お試し期間が設けられていたりしますので、気になるアプリを試してみるのも良いかもしれません。
他の機能との連携
一部のアプリには、チャットツールと連携したり、記録をエクスポートしたり、外部サービスと連動させたりする機能がついています。特定のツールとの連携を行いたい場合は要チェックです。
個人向け時間管理（タイムトラッキング）アプリ20選
仕事にもプライベートにも使える、個人用の時間管理アプリを紹介します。
MyStats
App Storeで1位を記録した自己管理アプリ。タスクの作業時間を記録し、時間の使い方を円グラフで分析することができる。また、「受注数」などの成果をグラフにして参照することも可能で、目標に近づいているかどうかも確認できる。ビジネスマン、アスリート、経営者などさまざまな層に支持されている。
- 費用：無料
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
TaskChuteCloud
タスクの記録から始まり、見積時間の表示・ルーチン管理・実行ログのグラフ化など、時間の使い方を最適に導く機能が満載。Web版だから複数デバイスで利用可能。無料版はタスクリスト・レビュー分析の表示期間が7日間の制限あり。
- 費用：無料(有料オプション有１ライセンスあたり486円～）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
ATracker
1タップで手軽にトラッキング開始。面倒な操作やセットアップは不要。グラフや目標までの達成率なども表示できます。アクティビティのアイコンは数百種類の中から選べてカスタマイズも楽しい。Web版もあるので、Windows PCやMac PCでも使用可能。
- 費用：無料（有料オプション有 2.99ドル~）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
Focus To-Do
進捗状況の確認や期日のリマインダーなどの付属した時間計測＆タスク管理アプリに、さらに時間管理術「ポモドーロテクニック」のためのタイマーが付いた、作業効率化実践向きのアプリ。
ポモドーロテクニックは、25分の作業と5分の休憩を繰り返して集中力と生産力を高める時間管理術のことで、効率的にタスクに取り組めます。
- 費用：無料（有料オプション有 1.99ドル~）
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
CotoGoto
AIと会話をしていくことによって、AIが毎日の作業内容を分析。作業時間、作業内容、作業場所、感情の変化を取得します。そのデータから時間の使い方を分析できます。
場所や感情も入力できるところがポイントで、モチベーション管理に関しても分析できます。
- 費用：無料
- 対応機種：Android OS / iOS
- 日本語対応：有
Timesheet
カレンダーにタスクを登録し、予定時間や実際にかかった時間を計測することができるアプリ。1日単位または1週間単位でかかった時間を計測できるため、さらなる効率化のための分析もしやすい。Apple Watchにも対応しており、これがあるとさらに便利に。
- 費用：有料（650円）
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
Timetodo
ToDoリストを登録すると、期限が迫っているタスクを通知してくれるアプリ。終わらなかったタスクの引継ぎも簡単にでき、使い勝手もよい。
- 費用：無料（有料オプション有 300円）
- 対応機種：iOS
- 日本語対応：有
Be Focused - Focus Timer
あらかじめ決めた作業時間と休憩時間を繰り返しながらタスクを行う「ポモドーロ・テクニック」と呼ばれる生産性アップの手法を実践するためのアプリ。タスク管理やレポート機能もあり、Apple Watchとの連携もできる。
- 費用：無料（有料オプション有 800円）
- 対応機種：MacOS / iOS
- 日本語対応：無
WillDo - ライフログから未来がわかる
日々の行動ログや今後の予定を入力することで、自分がこれからしなければならないことを予測し通知してくれます。過去のログを閲覧することもできるので、生活の見直しも可能。
- 費用：無料
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
Wacca
1日の予定を円グラフで管理できるスケジュール管理アプリ。通知機能も備わっており、Apple Watchとの連携も可能。
- 費用：無料（有料オプション有 480円）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
ATimeLogger
行動時間をタイマーで計測し、その日のタイムスケジュールを表やグラフで確認・分析できます。「睡眠」、「移動」などあらかじめ設定されているプリセットが用意されており、簡単な操作で計測が可能。
- 費用：有料(800円)
- 対応機種： Android OS / iOS
- 日本語対応：有
一日予定表
1日の予定を24時間の円グラフで管理するスケジュール管理アプリ。その日の行動の合計時間や棒グラフの表示が可能で、無駄な時間を可視化し分析できます。
- 費用：無料（有料オプション有 480円~）
- 対応機種： Android / iOS
- 日本語対応：有
ログカレンダ
記録をしたいボタンをあらかじめ登録し、そのスタートとストップのときにボタンを押すだけでかかった時間を追跡できます。予定はiOS標準カレンダーに記録されるので、使い慣れた画面で確認できます。Apple Watchにも対応。
- 費用：有料(160円)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
目標達成タイマー
1日の目標をどれくらい達成できかを管理するためのアプリ。1日に達成したい項目とその予定時間を登録しておき、実際に費やした時間を測定することで、目標時間を達成できたかどうかを確認できます。項目ごとに指定の時間に通知することもできます。また、過去の分の統計情報の表示も可能。
- 費用：無料（有料オプション有 160円）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
iライフログ
ライフログをEvernoteに記録するアプリ。Evernoteとの連携が強味。さらに、特定の場所に入ったときに記録を開始して、出たところで記録を停止、といったことを自動で行ってくれる自動ログ機能も搭載。通勤や仕事などのログを自動で取得してくれます。
- 費用：無料（有料オプション有 480円）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
1dayスケジュール
1日の各時間ごとに、チェック式のTodoリストを設置できるシンプルなスケジュールアプリ。スマホで確認しやすい縦型のカレンダー表示も可能です。
- 費用：無料（有料オプション有 650円）
- 対応機種： Android / iOS
- 日本語対応：有
時間管理 - Time Hacker
削りたいタスクと確保したいタスクを登録し、それらの推移を確認できるのが特徴の時間管理アプリ。無駄な時間にどれだけ費やしているのか、必要な時間をどれだけ確保できているのかを明確にすることができます。
- 費用：無料
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
円グラフの時間管理
スケジュールを円グラフで登録できるシンプルなカレンダーアプリ。操作性の簡便さが魅力です。
- 費用：無料（有料オプション有 800円）
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
時間管理タイマー
あらかじめ作業を登録し、その作業をしている時間をタイマー測定することでどれだけ時間を使えているのかを記録することができます。シンプルで使い勝手の良いアプリです。
- 費用：無料 (有料オプション有 800円)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：有
Timelines Time Tracking
タイマーを用いたタスクの時間追跡はもちろん、レポートや稼働時間に基づいた請求書の作成、プロジェクト管理など、業務に欲しい機能を広くカバーしている。
- 費用：無料(有料オプション有 450円~)
- 対応機種： iOS
- 日本語対応：無
チーム向け時間管理（タイムトラッキング）アプリ６選
チームメンバーと記録を共有したり、マネジメントに利用したりできるアプリです。
VoicePing
テレワークでのコミュニケーションを活性化させるバーチャルオフィス。勤怠管理・時間管理機能がついて、1日の時間の使い方を記録できる。計測した記録はマネージャーが閲覧(エクスポートも可)でき、どのプロジェクトに誰の時間がどれだけ使われているのかを把握でき、マネジメントや業務の適正化に活用可。
Heading #1 | ||
|---|---|---|
無料プラン | 10人まで
(5アカウント、5ゲスト) | 無料 |
スモールプラン | 30人まで
(15アカウント、15ゲスト) | 8,250円/月 |
プレミアムプラン | 100人まで
(50アカウント、50ゲスト) | 22,000円/月 |
エンタープライズプラン | 無制限 | 550/人/月 |
- 対応機種：Windows/macOS
- 日本語：有
Toggle
タスクを作成して、即計測開始！シンプルな操作で時間管理が習慣になるアプリ。時間計測の結果はレポート出力可能。
チームメンバーの時間記録結果をタイムシートやグラフなどで表示でき、視覚的にも分析がしやすくなります。
チームメンバーの時間をまとめて管理することで、プロジェクトの進行管理や予算管理、勤怠管理にも利用できます。
Asana, Jiraなど、すでにチーム内で使用しているプロジェクト管理アプリケーションとの連携も可能。
- 費用
Heading #1 | |
|---|---|
Free | 無料 |
Starter | $10/人/月 |
Premium | $20/人/月 |
Enterprise | 要問合せ |
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：無
Timecloud
記録→見える化することに特化したシンプルな操作が特徴。プロジェクトの稼働状況をリアルタイム確認したり、グラフ化して一目でわかるようにできます。Chromeの拡張機能を使うとWebページやChatworkからタスク名を取り込める。レポート機能はCSV出力可。個人向けは無料。
- 費用
Heading #1 | |
|---|---|
パーソナル | 無料 |
ライト | 550円/人/月 |
スタンダード | 880円/人/月 |
エンタープライズ | 要問合せ |
- 対応機種：Windows/macOS/iOS/Android
- 日本語対応：有
★外部サービス連携
- Slack
- Google Calendar
- Trello
- Chatwork
- Asana
- Money Foward
- Salesforce
TeamHack
タスク管理・仕様書共有・情報共有・作業時間計測が一つのツールで完結。
プロジェクト進行に必要な多くの機能が一つのツールで簡潔するのが魅力。
プロジェクト内のタスクの時間を計測でき、期限や担当者でソートすることもできる。プロジェクトメンバーの招待が可能で、外部のクリエイターとの共同作業やフリーランスのタスク管理にも。Chrome、Firefoxなど主要ブラウザの最新版で利用可能。
- 費用
Heading #1 | |
|---|---|
お試し | 無料 |
ビジネス | 1,200円/ユーザー/月 |
フリーランス | 1,500円/ユーザー/月 |
- 対応機種：Windows/macOS
- 日本語対応：有
Hours TimeLord
プロジェクト、タスクを作成して1タップするだけのシンプルな操作で時間を記録。オプションでレポート分析やチーム管理機能も追加できる。工数の記録から簡単に請求書作成ができ、フリーランスにもおすすめ。Apple Watchにも同期可能。
- 費用
Heading #1 | |
|---|---|
フリー | 無料 |
パーソナル | $9.99/年 |
プロ | $49/年 |
チーム (5ユーザー) | $199/年 |
- 対応機種：Windows / Mac OS / Android / iOS
- 日本語対応：無
Timely
個人や複数のメンバーが、プロジェクトに書けた時間を記録するツールです。予定の入力の可能。メンバーごとに稼働時間を確認できるので、プロジェクトを全体管理するときに有用。
グラフ表示でチーム・プロジェクトの状況をわかりやすく確認できる。
また、ZoomやTeamsやGoolgle Calenderなど、多数業務ツールとの連携も可能です。
- 費用
Heading #1 | |
|---|---|
スターター | $9/人/月 |
プレミアム | $16/人/月 |
アンリミテッド | $22/人/月 |
アンリミテッドプラス | 要問合せ |
- 対応機種： Windows / Mac OS / Android OS / iOS
- 日本語対応：無
バーチャルオフィス＋時間管理で一石二鳥。生産性を上げるならVoicePing
この記事で紹介した時間管理アプリを使って、今日から作業の時間を記録し、振り返ってみてください。
個々の作業効率を上げるには時間管理で十分ですが、チームの生産性を上げたいなら、もう一つ重要なことがあります。
メンバー間で連携を行いチーム全体の能力を最大に生かすには、コミュニケーションが必要不可欠。リモート環境でオフィスと同じレベルの連携を実現するには、バーチャルオフィスが最適です。
時間管理とバーチャルオフィスが一体になったVoicePingなら、
- メンバーが作業時間を記録し、各自で時間の使い方を振り返る事ができる
- マネージャーがメンバーの記録を確認、フォローできる
- チームメンバーが今何をしているか、アイコンに吹き出し表示される
- 会議室に入るだけでミーティング開始、アイコンを近づけて即通話。シンプルな操作で時短効果となる
チームの時間を有効に使うなら、バーチャルオフィス＋時間管理をぜひ導入してみてください。
