コロナ禍、感染症対策の観点から、またオフィス賃料削減などの観点からも、チーム全体の仕事をリモートに移行する企業も増えています。
しかし日本では、リモートワークに適した環境整備の遅れなどを原因に、「在宅ワークをすることでチームの生産性が下がる」といった声が聞かれることも少なくありません。また、自宅にこもって仕事をすることで「孤独を感じる」という問題もよく聞かれます。
リモートワークを実践する上で、チーム全体につながりを生み、効率や生産性を上げるためにはどのようなことが工夫できるでしょうか。
メンバーが「つながり」を感じられる体制づくり
チームでリモートワークを行う場合、大切にしたいのが、メンバー同士のコミュニケーションを深めチームのエンゲージメントを高めることです。この部分に取り組むことで、全体の生産性が高まるだけでなく、離職率の低下にもつながります。在宅ワークをしながらも、メンバー同士の連携を深める、そんな体制づくりのポイントを5つご紹介します。
テレワークでチームのつながりを深める5つのコツ
1. コミュニケーションツールで「常につながった状態」を作り出す
コミュニケーション不足を解消するため、コミュニケーションツールを活用し、物理的に「常につながった状態を作り出す」というのは手っ取り早く効率的な方法です。日々ミーティングを設定するなどの断片的・一時的なつながりではなく、各々が自宅で仕事をしながらも、常にメンバーの声が聞こえる状態を作る、気軽に雑談できる状態を作るなど、チーム全体で環境作りを行うのです。こうした状況を作り出すためにできるのは、たとえば下記のような取り組みです。
2. さまざまなライフスタイルに対する柔軟性
リモートワークを導入することで、これまでオフィスに出勤することが難しく就労を諦めてきた労働者層に対しても、仕事の機会は大きく広がりました。
たとえば、幼い子どもを子育て中のパパやママ層、また海外を含む遠方滞在者も、チームの一員としてグループでの事業に参加できるようになったというのは革新的です。その他、裁量労働制やフレックスタイム、マネージャーによる残業もつかない形態など、正社員の雇用形態ひとつをとっても働き方はさまざまです。
しかし、そこで企業やチームの側に求められるのは、異なるライフスタイルを持つ労働者に対する柔軟性です。時短勤務などの希望を受け入れながらも、働き手に「チームでの仕事」と感じてもらうためには、下記のような工夫が必要です。
3. 定例作業は無駄を省き自動化
「離れているからこそ、コミュニケーションが大切」と考えるあまり陥りやすいのが、不要な会議設定や、長時間に及ぶミーティングなど、非効率的なコミュニケーション方法です。「顔を見て話すこと＝効果的なコミュニケーション」とは限りません。また、それに気が付かず無駄な労力や時間を割いてしまっては本末転倒です。日報進捗や業務目標の共有など、定例作業はできるだけ無駄を省き進めるため、自動化するのがおすすめです。
- Slackのbotツールを活用する。
- コミュニケーションツールの掲示板機能を活用する。
4. オンラインでサプライズボーナス
「達成感ややりがいが感じられない」とモチベーションが低下することも、在宅ワークを導入する上でよく嘆かれる課題です。これは、仕事への成果や、上司や同僚・クライアントからの評価が目に見えづらいことなどが原因とされています。メンバーのモチベーションを保つためには、フィードバックを伝えることだけでなく、ボーナス的に「目に見える形」で報酬を与えることもて有効です。「評価してもらっている」と、効果的なメンバーのモチベーションアップにつながるでしょう。オンラインでできるサプライズボーナスとして、こんなサービスが活用できます。
- AmazonやPayPayなど、オンラインギフト券をプレゼントする。
- Uniposなど、投げ銭サービスを利用する。
5. オンライン飲み会やランチの設定
飲み会やランチなど、仕事以外の集まりの場がメンバー同士のエンゲージメント構築に果たす役割はばかにできません。しかし、「ちょっとランチに行こう」「軽く一杯飲みに行こう」、こんな日常的なコミュニケーションも、在宅ワークという状況下では実現が難しいものです。オンラインであっても定期的にこのような場所を設け、メンバーのオフの顔を知る機会を設定しましょう。こうした機会を意識的に作ることは、私たちが考える以上にメンバー同士の関係を円滑化してくれ、パフォーマンスのアップにつながります。
チームのリモートワークにはVoicePing
チームの連携や生産性を高めるのは、リモートワークでなくとも簡単ではないものです。顔が見えない場所にいるからこそ、個々人のタスクのみに視野を狭めるのではなく、チーム全体の状況把握やつながりに配慮する努力が必要です。オフィスの維持費を抑えられる分、全体の生産性アップを目指し、こうしたオンラインコミュニケーションツールに投資してみてはいかがでしょうか。
しかし、いくつもの製品に予算を割き、さらにそうしたツールの使い方を都度覚え使いこなさなくてはならない…そんな手間は、できれば誰しも避けたいものでしょう。メンバー入れ替え時の対応、日々の仕事状況の把握など、ひとつのツールですべてを管理できる。それがVoicePingが提供するサービスです。
メンバーの稼働状況の把握や、テキストチャットなどの非同期型コミュニケーション、議事録としての役割を果たす通話記録、最新のノイズ除去機能など、可能な限りユーザーが利用しやすいようにデザインされています。VoicePingは、たったひとつのツールで実にさまざまな役割を果たしてくれる、そんな万能なソリューションです。
VoicePingのホームページ： https://voice-ping.com/
