近年、ビジネスのグローバル化により会議を英語で行う企業が増えました。しかし「英語の会議だと発言できない人がいる…」「英語が苦手な人が自信を失くして離職してしまう…」などの問題が出てきてしまうことがあります。
このような問題を解決して、会議を円滑に行うためにはどうすれば良いのでしょうか？今回は英語の会議に対する苦手さを克服する方法をご紹介します。
【はじめに】海外の会議とは
会議を円滑に行うために、海外企業と日本企業の会議の違いを理解しておきしょう。ここでは、海外企業の会議の特徴を簡単に説明します。
海外の会議の流れ
一般的に海外企業の会議は、以下の流れで行われます。海外企業の会議は必要最低限のメンバーでディスカッションしていくため、進行係や議事録者がいないことが大きな特徴です。
- 会議前の雑談（スモールトーク）を行う
- 社外の人を含めた会議では自己紹介を行う
- 会議を開始する
- 会議の議題を確認する
- 議題に関して意見交換する
- 意見交換した後に議論する
- 議論をまとめる
- 会議を閉会する
海外の会議と日本の会議の違い
海外の会議と日本の会議の違いをまとめると、以下のようになります。
日本 | 海外 | ||
参加人数 | 大勢のメンバー | 必要最低限のメンバー | |
会議の目的 | 定例の集まり | ディスカッション | |
会議時間 | 長い | 短い | |
議事録 | 議事録者がメモする | 各自がメモする |
日本人が英語の会議を苦手とする理由
海外企業と日本企業の会議の違いを説明しましたが、日本人が英語の会議を苦手とする理由には、以下のような理由があります。
英語への苦手意識がある
従業員の中には英語に対して苦手意識を持っている人もいるでしょう。とくに、中学生や高校生、大学生の英語の授業では、完璧な和訳・文法を求められます。そのため「正しい英文法を使わなくては…」「スペルを間違えてはいけない…」と緊張して苦手意識が芽生えてしまうのです。
また、普段、英語を話す機会が少ない人だと「上手く話せるか不安だ…」となりがちです。その結果、海外の会議で自分の意見を言わなくなってしまいます。
議論することを好まない
海外企業の会議はディスカッションを目的としているため、議題について議論していきます。相手が話した内容に同意したり反対したりしていきます。
日本人は他人の思惑を察したり空気を読んだりなど思いやりの文化が根付いているため、相手の発言を否定することを嫌い、議論することを好みません。その結果、「日本人は積極的に議論をしてくれない」と思われてしまうのです。
補足：聞き取りができず自信喪失してしまうこともある
各国によって、英語のイントネーションは若干異なります。
例えば、ベトナム人の英語は「ベトナミングリッシュ」と呼ばれており、単語の末尾の子音を発音しなかったり、単語の頭のhを発音しなかったりします。そのため、英語を学んできた人でも、ベトナミングリッシュが聞き取れないと悩んでしまうかもしれません。このように、英語の聞き取りができず自信喪失してしまうこともあります。
【参加者】英語の会議を円滑に行うための心構え
日本人が英語の会議を苦手とする理由をご紹介しましたが、さまざまな意見を出す場にするためには、参加者にどのような心構えを持ってもらえばよいのでしょうか？ここでは、参加者に意識してもらいたい心構えについて解説します。
表情や声のトーンなどで表現する
会議の参加者には、伝えたいことが伝わるように表情や声のトーン、ジェスチャーを使用して表現して欲しいと依頼しましょう。
外国人は表情が豊かだと言われることがありますが、その理由は「表情＝言葉」と認識されているためです。表情や声のトーンで伝えたいことを表現できるようになれば、誤った英語を使っても理解してもらえます。
よく使う英会話フレーズを覚えておく
英語が苦手という従業員に対しては、会議でよく使う英会話フレーズだけでも覚えてもらいましょう。以下のフレーズを覚えておくと、議論に参加できるようになります。
・会議前の雑談（スモールトーク）を行う
It’s wonderfu to see you again.
（あなたと会えて、とても嬉しく思います。）
・社外の人を含めた会議では自己紹介を行う
I’m Kana, and I’m in charge of Marketing.
（私はマーケティング部に所属しているカナです。）
・議論に対して賛否を伝える
同意：I agree with you
（あなたの意見に賛成です。）
反対：I’m afraid I disagree with that idea.
（そのアイデアには賛成できません。）
オープンな姿勢で会議に望む
海外企業の会議では、オープンな姿勢を心がけましょう。日本人は他人の思惑を察したり空気を読んだりなど思いやりの文化が根付いており、相手の意見を尊重する傾向があります。自分の意見を伝えることを遠慮してしまう人も多いです。
しかし、海外企業の会議の目的はディスカッションして、最良の答えを得ることです。そのため、多くの人の意見が必要になります。このような会議の目的を理解してもらい、オープンな姿勢で会議に臨んでもらうようにしましょう。
【企業】英語の会議を円滑に行うためのコツ
会議を円滑に行うために、企業が準備できることもあるためコツを覚えておきましょう。
便利なWeb会議システムを導入する
英語が苦手で会議に参加できない人がいる場合は、リアルタイム翻訳機能が搭載されているWeb会議システムを導入しましょう。
リアルタイム翻訳とは、Web会議やテキストチャットの会話内容を指定した言語に同時通訳してくれる機能です。リアルタイム翻訳を活用すれば、各自の英語レベルを気にせず会議が行えるようになります。
リアルタイム翻訳を搭載しているWeb会議をお探しの方は、下記の記事を読んでみてください。
会議のアジェンダを共有しておく
会議のアジェンダを事前に共有しておくと、英語が苦手な人は伝えたい内容をまとめておけるようになります。そのため、会議のアジェンダを共有しておくようにしましょう。
会議のアジェンダを共有するときは、以下の内容をまとめておくと喜ばれます。
- 会議の日時
- 会議の開催場所
- 会議の参加者
- 会議の目的
- 会議の議題
ファシリテーターを採用しておく
英語の会議を円滑に進められるように、ファシリテーターを採用しておきましょう。ファシリテータとは円滑な会議を行うための支援者をいいます。会議を円滑に進めるため、必要に応じて以下を行います。
【ファシリテーターの役割】
- 会議の目的を押さえた上で参加者に情報共有を行う
- 会議参加者が意見を言える環境を作る
- 会議で出た意見をまとめる
- 会議で出た意見を集約して合意形成をとる
スムーズな英語の会議を実現する「VoicePing」
英語の会議を円滑に行いたい方は、リアルタイム翻訳機能が搭載されている「VoicePing」を利用してみてください。ここでは、VoicePingの魅力を簡単にご紹介します。
リアルタイム翻訳で議論をサポート
VoicePingには、リアルタイム翻訳機能が搭載されているWeb会議システムが搭載されています。Web会議やの会話内容を指定した言語に同時通訳してくれるため、「相手の英語が聞き取りづらい」などの悩みを解決できます。
また、英語を話すことが苦手な人であれば、リアルタイム翻訳で変換されるため、日本語で議論しても問題ありません。言語の壁を払拭できれば、さまざまな意見が出て議論しやすくなります。
文字起こしで議論内容を振り返れる
VoicePingは自動文字起こし機能が搭載されており、話した内容はチャット上に文字起こしできます。
「誰が」「何を」「いつ」話したのか遡ることができるため、議論内容を振り返られるようになります。議論する上で「言った」「言わない」などの問題が出てくることもありますが、文字起こししておけば、証拠となるため、このような問題も回避できます。
ChatGPTで議事録作成を効率化できる
VoicePingには、ChatGPTが搭載されており、会議内容を文字起こしして要約したものをデータで出力できます。つまり、会議の中でポイントとなる内容を抽出してくれるため、議事録を作成する手間が省けます。
また、VoicePingで会議内容を録音、録画しておくことも可能です。そのため、ChatGPTで作成した議事録の内容が薄いと感じた場合は、録音・録画を聞き直して追記することができます。
VoicePingはフリープラン＆無料トライアルをご用意しています。ご興味がある方は、下記URLから無料トライアルを体験してみてください。
まとめ
海外企業との会議を苦手とする日本人が多い理由は、英語への苦手意識や議論への苦手意識があるためです。これらの苦手意識は、以下のような工夫で改善できます。
【参加者ができる工夫】
・表情や声のトーンなどで表現する
・よく使うフレーズを覚えておく
・オープンな姿勢で会議に望む
【企業ができる工夫】
・便利なWeb会議システムを導入する
・会議のアジェンダを共有しておく
・ファシリテーターを採用しておく
そのため、英語の会議だとコミュニケーションが減って、良い議論ができないと悩んでいる方は、この記事を参考にしながら会議のやり方を見直してみてください。
