新型コロナウイルス感染拡大でリモートワークが普及して、多様な働き方が認知され始めました。優秀な人材を雇用するためにもワークライフバランスが取りやすい職場環境をつくることが大切です。
デジタルワークスペース(DWS)とは、インターネットに接続さえすればオフィス業務ができる環境をいいます。
各端末から社内のサーバーに接続してリモート操作できるようにしたり、クラウドストレージのデータにアクセスできるようにしたりして実現する環境です。
デジタルワークスペースを実現すれば「オフィスに行かないと仕事ができない」「社外から必要なデータにアクセスできない」などの問題が解決できます。
また、Web会議システムや勤怠管理システムなどのITツールの管理を1か所にまとめることで、運用管理の手間を省けることもデジタルワークスペースの魅力となっています。
デジタルワークスペースが注目される背景
新型コロナウイルス感染防止のため三密回避（密接・密集・密閉）が呼びかけられ、リモートワーク導入が推奨されたことから、デジタルワークスペースが注目されるようになりました。
また、企業優位性を得るために、DX推進に取り組む企業が増えたこともデジタルワークスペースが注目される要因となっています。
IDCの独自調査によると、新型コロナウイルスが終息してもリモートワークを継続すると回答した企業は49.1%。
また、デジタルワークスペースの市場規模は年間平均成長率は4.7%で推移し、2026年には5,991億7,300万円になると予測されています。この調査結果から分かる通り、国内でデジタルワークスペースの注目度は上がってきています。
デジタルワークスペースの機能
デジタルワークスペースは、インターネットに接続さえすればオフィス業務ができる環境を指しますが、以下の機能を統合しておくと業務効率化が図れます。
- 仮想オフィスツール ：リモートワーク環境のコミュニケーションを活性化
- オンライン会議システム：遠隔で会議・商談を行う
- オフィスソフト：遠隔で共同編集などを行う
- チャットツール：報告・連絡・相談を円滑にする
- ファイルサーバー：社内外のファイルにアクセスできるようにする
- セキュリティ機能：情報漏洩や情報紛失を防止する
デジタルワークプレイスの違い
デジタルワークスペースとデジタルワークプレイスは間違われやすいですが、概要が異なります。
デジタルワークプレイスは空間を指し、仕事のチームメンバーが集まって意見を言い合う場をいいます。その一方で、デジタルワークスペースとは作業環境を指し、個々のニーズに合わせてカスタマイズする環境をいいます。
デジタルワークスペースのメリット
デジタルワークスペースを導入すると、次のようなメリットがあります。
リモートアクセス環境が作れる
デジタルワークスペースを活用すれば、自宅や外出先など様々な場所でオフィス業務を行えるようになります。このようなリモートアクセス環境が作れれば、ワークライフバランスが取りやすい働き方が実現できます。
近頃は、自宅や外出先からオフィス業務ができる環境を整備して欲しいと願う従業員も増えてきました。
デジタルワークスペースでは、アクセス権限付与ができるため高セキュアなリモートアクセス環境が作れます。各ユーザーが使用できるアプリや閲覧できるデータに制限をかけられるため、リモートワークを導入しても情報漏洩やデータ改ざんなどの心配もありません。
生産性向上が見込める
デジタルワークスペースを利用すれば、様々な場所でオフィス業務が行える環境を整えることで生産性の向上が見込めます。
例えば、外出先でオフィス業務ができれば、日報作成のためにオフィスに戻る必要がなくなり直行直帰することも可能です。従業員の労働時間が短縮できて休息を取らせれば、集中力が養えます。このような効果が見込まれるため、生産性の向上が期待できるのです。
従業員満足度が上げられる
デジタルワークスペースを活用すれば、ワークライフバランスを取りやすい環境を整備できます。なぜなら、ワークライフバランスが取れる職場であれば、従業員エンゲージメントを上げられるためです。
働く意欲があっても、育児や介護と仕事の両立で働けない人が増えてきました。しかし、このような人を在宅勤務者として雇用することも可能です。育児や介護と仕事の両立しやすい環境を整備してあげれば、従業員満足度が上がり意欲的に働いてもらえます。
デジタルワークスペースのデメリット
デジタルワークスペースを導入するとデメリットもあるため注意してください。次に、デジタルワークスペースのデメリットをご紹介します。
コミュニケーション不足に陥る
デジタルワークスペースを導入して多様な働き方を実現すると、社内コミュニケーション不足に陥ります。その理由は、各自が異なる場所で働いていると相手の状況がわからず「声をかけてしまうと作業を中断させてしまわないだろうか？」「取り込み中ではないのだろうか？」と報告・連絡・相談がしづらくなるためです。
業務に関する悩みがあっても、気軽に相談できないと悩む人も多くいます。そのため、多様な働き方を実現する際にはコミュニケーション不足に陥らないように工夫が必要です。
勤怠管理が自己申告制になる
多様な働き方を実現する場合、自己申告制の勤怠管理を導入しがちです。勤怠管理を自己申告制にすると労働時間の適正な把握がしにくくなります。
本人が正しく申告している場合は問題ありませんが、申告ミスで事実と異なり実際の労働時間と差異が生じることも珍しくありません。そのため、多様な働き方を実現したい場合は、労働時間を適正に把握できるツールを導入する必要があります。
セキュリティリスクが高い
デジタルワークスペースは便利ですが、セキュリティリスクが高いです。悪意を持つ外部からの不正アクセスやサイバー攻撃により、情報漏洩やデータ改ざんなどの被害を受ける恐れがあります。それだけでなく、従業員が所有する端末で危険なサイトにアクセスしてマルウェアに感染したなどの問題も発生しまいます。そのため、デジタルワークスペースを利用する場合は強固なセキュリティを実現しなければいけません。
デジタルワークスペースの導入方法
社員に利用されるデジタルワークスペースを導入するためにも、正しい導入手順を押さえておきましょう。
【デジタルワークスペースの導入方法】
- 現場の課題を洗い出す
- デジタルワークスペースの目的を決定する
- DX推進体制を整備する
- デジタルワークスペースを導入する
ここでは、それぞれの導入手順について詳しく解説します。
現場の課題を洗い出す
まずは、現場の課題を洗い出して問題を共有しましょう。例えば、以下のような問題が出てくる場合があります。
【現場の課題 例】
- 出張先や自宅などでオフィス業務をさせたいが、セキュリティ面が不安
- 契約社員を雇用していて、データのアクセス権限など細かく管理できていない
- 機密情報や知的財産を保護したいけれど、アクセス制限が付けられていない
- 外部ユーザーも社内サーバーにアクセスできない
- 在宅勤務をさせたいけど、各自の状況がわからない
このような課題を洗い出すことで、どのようなデジタルワークスペースを整備すべきかが明確になります。
目的を決定する
現場の課題を洗い出したら、デジタルワークスペースの目的を決めます。
「外部ユーザーも社内サーバーにアクセスできない」という課題に対しては「外部ユーザーが社内サーバーにアクセスできる環境を整える」という目的を定めます。
デジタルワークスペースの目的を定めたら、大まかなレベルで以下の内容をまとめておきましょう。
Heading #3 | |
|---|---|
端末やOS | どのような端末、OSを利用するか |
アプリケーション | どのようなアプリケーションを導入すべきか |
ユーザー管理 | 各ユーザーの権限付与はどうするべきか |
セキュリティ機能 | 情報漏洩やサイバー攻撃を防ぐためにどうするべきか |
システムログ機能 | 社外のオフィス業務の状況をどのレベルまで可視化するか |
DX推進体制を整備する
デジタルワークスペースの目的を決定したら、推進体制を整備します。デジタルワークスペースの導入推進部門を決めてください。一般的に総務部門が担当することが多いですが、デジタルに詳しいシステム開発部門が担当することもあります。
推進部門がデジタルワークスペースの利用方法のマニュアルを整備したり、操作方法についての問い合わせに答えたりします。また、デジタルワークスペースのユーザー権限付与も、推進部門が担当します。窓口を一本化することで円滑な運営ができます。
デジタルワークスペースを導入する
推進部門を決めたら、デジタルワークスペースを導入します。デジタルワークスペースの導入はベンダーにお任せすれば、以下まで担当してくれます。
- ネットワーク環境の準備
- クラウドVDIのPoC環境導入
- クラウドVDIの本番環境導入
デジタルワークスペースを運用して、運用状況を可視化して必要に応じて改善していきます。運用状況を見ながら改善する必要があるため、サポート体制が整備されているベンダーを選ぶようにしましょう。
デジタルワークスペースの導入事例
デジタルワークスペースを導入して生産性向上に成功している企業は、どのように活用しているのでしょうか？ここでは、デジタルワークスペースの導入事例をご紹介します。
株式会社シーエーシー
株式会社シーエーシーはシステム開発会社で、2011年から「いつでも、どこでも、誰とでも」を合言葉にリモートワーク環境を整備してきました。仮想デスクトップやVPNの利用からMicrosoft Teamsを利用して、円滑なコミュニケーションができる環境づくりに努めてきました。その結果、新型コロナウイルス感染拡大した際に、全従業員を在宅勤務に移行させることができたのです。
総務省「テレワーク先駆者百選」にも同社は選出しており、デジタルワークスペースを上手く活用している企業事例として紹介されています。
アクセンチュア株式会社
世界中に70万人以上の社員を抱えるアクセンチュア株式会社では、Microsoftのソリューション「Microsoft 365」「OneDrive for Business」「Teams」「Azure」を活用して、多様な働き方ができる環境を整備しています。
同社は多様な働き方を実現しつつ、従業員が利用するファイルを安全に管理することにも注力しています。同社は、Microsoft社とのパートナーシップを活用して働き方改革を加速していく見通しとなっているため注目しておきましょう。
株式会社Travel DX
株式会社Travel DXは、12名規模のラボ型オフショアチームのWeb開発プロジェクトで、コミュニケーションに特化したデジタルワークスペースアプリ「VoicePing」を導入しました。
高い品質のシステムを短納期で仕上げるためには、チームの円滑なコミュニケーションが必要です。
リモート環境下で、プロジェクトマネージャーとエンジニアがテキストベースのコミュニケーションを行っており、動きが遅くなっていました。また、メンバーの稼働状況を確認する手法がありませんでした。このような問題をデジタルワークスペースアプリ「VoicePing」で解決したのです。
メンバーが画面共有して会話している場合は、アバターが緑色に光ります。そのため、各メンバーがどのような状況なのか、誰に声かけできるのかが一目で分かるようになったのです。
また、タイムトラッキング機能で各自の業務フローを可視化することで、技術面のアドバイスがしやすくなりました。さらに、リアルタイム翻訳機能で言語の壁を払拭するなど工夫して、高品質なシステム開発に成功しています。
デジタルワークスペースのデメリットを克服できる「VoicePing」
VoicePingは、メンバー同士のコミュニケーションに特化したデジタルワークスペースアプリです。
デジタルワークスペースのデメリットがありますが、VoicePingを活用すれば問題を解決できます。
Heading #3 | |
|---|---|
Before | After |
コミュニケーション不足に陥る | 各自の状況（声かけOK・声かけNG）が把握できる |
勤怠管理が自己申告制になる | PCログ取得で勤怠時間を正確に把握できる |
セキュリティリスクが高い | 高セキュアな仮想オフィスが作れる |
また、VoicePingはコラボレーションツールが導入されている仮想オフィスアプリとなっています。業務を効率化するための機能が豊富に搭載されています。その中でも、リアルタイム翻訳機能は他ツールでは見かけない機能となっているので試してみてください。
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まとめ
デジタルワークスペースを活用すれば、インターネットを接続できる場所でオフィス業務ができるようになります。さまざまなアプリを統合すれば業務効率化が図れて、ライフワークバランスのとりやすい職場環境が作れます。
近頃は、在宅勤務など多様な働き方が認知されはじめ、優秀な人材の確保や従業員の定着率を上げるためにも、快適な職場環境づくりは欠かせません。
今回は、リモートワーク環境の整備に必要なデジタルワークスペースの導入方法を解説したので、これを機会に導入を検討してみてください。
