テレワーク・ハイブリットチームは、チャットツールとWEB会議ツールを併用して業務を行うケースが多いです。ただし、リアルでなら2~3分で終わる簡単な話を、チャットで時間確認をしてからWEB会議URLを発行して実際に開始するまでにはステップが多く、コミュニケーションがコストが高くなります。今回は、この悩みを解消するためにVoicePingを導入したWEBマーケティング総合研究所の取締役兼人事本部長、小林一成様にお話を伺いましたので、紹介します。
事業内容等を教えてください
小林さん：弊社は「あきばれホームページ」というホームページ作成サービスを提供しています。元々創業者が大手のITコンサルタントで、大企業だけでなく中小企業でも安価に利用できるようなサービスを作ろうという理念で生まれたサービスでして、月額一律 4,900円という安価で提供しており、現在１万社以上の顧客に利用していただいています。
弊社はホームページ作成に必要なツールであるCMS（Contents Management System）から開発しておりまして、CMSツールのOEM販売も行っており有料CMSの中では国内シェア率1位を占めています。
皆様に利用される理由としましては、安価であること以外にSEOに強いという点が挙げられます。実は弊社そのものがWEBでしか集客をしておらず、アウトバウンド的にリードを獲得するといったことは行っていません。そういうSEOに強い組織が、WEB集客用のサービスを展開するという点で信頼性が得られているのではないかと考えています。また、サポートセンターを設置しており、CMS操作などで困った点があればお電話で質問できるという点もメリットだと思っています。
主にどういう顧客が利用されますか？
小林さん：弊社は、中小企業様向けの集客に特化したホームページ作成サービスを提供しております。中でも、特に地域商圏向けに事業展開している顧客が多く、税理士などのいわゆる士業と呼ばれる業界や歯医者、整体院、そして結婚相談所の顧客が多いです。
チャットとWEB会議の「中間領域」をカバーしたかった
導入背景を教えてください
小林さん：弊社はコロナになってからオフィスを縮小し、管理部門以外は全て完全テレワークをする体制に移行しました。コロナの前には、90人以上のメンバーが部門を跨がずにワンフロアで対面かつ口頭でやり取りをする文化が根付いていました。それが、コロナによって途端に完全テレワークになってしまった時に、コミュニケーションをどうするかという課題が浮き彫りになりました。
最初は、チャットワークでのテキストベースのやり取りとZoomでのWEB会議を組み合わせてコミュニケーションをとっていたのですが、その「中間領域」をカバーする必要があると思いました。例えば、チャットで「今からちょっと質問したいのでZoom繋いでもいい？」といちいち質問をして、「良いよ。今からだとなんとかだから〜」と返事がきて、そこからURLを発行して、それを送り、Zoomに繋いで話を始めるということを繰り返していくことになります。このコミュニケーションコストは、元々ワンフロアにいながら２〜3分で聞きたいことを聞けた私たちチームにとって、高いものです。そこで、その中間領域をカバーしてくれるツールを探すようになりました。
もう１つの理由として「管理」の部分です。元々ワンフロアでみんなが見える状態チームを管理していたので、それと同様にテレワークをしていてもみんなの状況を可視化できる機能が欲しかったです。他のツールも色々あると思うんですけど、これらの機能が備わってないとか、使い勝手が複雑過ぎるなどの問題があって、VoicePingがちょうど良いと思い導入しました。
「一体感」と「質問しやすい雰囲気」が形成される
導入後、課題は解決されましたか？
小林さん：はい。ほぼ解決されたと思っています。感覚としましては、10分ぐらいかかっていたものが、5分ぐらいに終わるようになったと思います。ただし、ワンフロアにいた時の２〜3分で終わる感覚までにはまだ至ってないと思っています。管理のところがまだ社内で使いこなせてない部分があるので、今から整備していきたいと思っています。
導入後の社内反応はどうですか？
小林さん：最初はコミュニケーションツールが１つ増えたことによる抵抗があったのが事実です。特に営業部門の場合、メールまで使うので使わないといけないツールが多いという声もありました。
しかし、色々試行錯誤をしていく内に慣れてきてチームに浸透できたと思います。特に、会議室と階層を分けて空間を活用することで、ワンフロアで働いていた時のような「一体感」が出てきているのが良いと思っています。同じところで働いているという感覚がある上に、質問しやすい空気を出すことができているので、そこはおおむねチームメンバーみんなに使いやすいと評価されています。
また、上長からすると、呼び出し（声かけ）機能があるので、すぐコミュニケーションをとってチームメンバーを管理するという面で便利だと思っています。元々ワンフロアにいたので、例えば社長の場合いろんな人を呼び出していたわけなんですが、それがうまく機能していると思います。
顧客の業種別にさらなる専門性を備えたサービスへ
最後に御社の今後の展望を教えてください。
小林さん：顧客の業種別にさらに専門性を備えたホームページ作成サービスにしていきたいと考えています。これまで同様、業種を問わずに広くホームページ作成サービスを展開するとともに、今後は業種別に深掘してラインアップを揃えることで、もっと多くの顧客に頼られるサービスにしていきたいと考えています。
例えば、今フォーカスしている領域のひとつが、歯医者さんのホームページです。歯医者さんの場合、自費診療用と保険診療用に分ける必要があります。
ただし、専門性や広告ガイドラインに抵触しない歯科医のホームページを作成するためには、やはり歯科および広告ガイドラインの知識を持っている人が必要です。そこで、当社の場合、元々歯科衛生士でかつWEBコンサルタントの経験を持っている長谷川という事業部長が先頭に立って事業を展開することで、安心して任せられるホームページを提供しています。
このように業種別に深い専門性を持つことで、他の競合では参入できない・今までは提供できなかったホームページサービスにしていきたいと考えています。
VoicePingについて
VoicePingは5人までなら全ての機能を無料で利用できるプロダクトになっているので、興味のある方はお気軽にお試しください。
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