Do ảnh hưởng của Corona, ngày nay rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài cũng như Việt Nam đang cho phép nhân viên của mình làm việc từ xa, đặc biệt là các công ty IT hay những công ty đa quốc gia. Vì thế, việc sử dụng những công cụ hỗ trợ telework như Zoom, Hangout hay Slack đã trở nên phổ biển.
Telework đã giúp cho rất nhiều người điều chỉnh thời gian làm việc thoải mái hơn, có nhiều thời gian cho gia đình và sở thích riêng của mình hơn. Tuy nhiên, không phải có nhiều thời gian và tự do hơn đồng nghĩa với việc hiệu quả làm việc cao hơn.Theo một nghiên cứu mới đây, hơn 92% các công ty tại Mỹ thấy hiệu quả của telework kém hơn làm việc tại văn phòng, ngoài ra hơn 80% các nhân viên cũng có nhận định tương tự.
Nhiều chuyên gia đã chỉ ra 3 nguyên nhân chính khiến hiệu quả làm việc tại nhà bị giảm so với đến công ty. Đó là do
1. Mất quá nhiều thời gian cho các cuộc họp nhỏ
2. Nội bộ rời rạc, thiếu sự gắn kết của tập thể
3. Không ở trong cùng không gian và không nắm được tiến độ làm việc của đồng nghiệp, nhân viên
3 lý do khiến telework không hiệu quả
Bài viết này sẽ đề cập sâu hơn về 3 lý do trên cũng như giới thiệu những công cụ hữu hiệu để giải quyết vấn đề này.
1. Mất quá nhiều thời gian cho các cuộc họp nhỏ
Trước khi có Covid thì mỗi khi cần hỏi ai cái gì mà không tiện chat hoặc không đợi được thì ta chỉ việc chạy đến chỗ người đó hỏi luôn và chắc chỉ mất 5-10 phút. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa thì để có những cuộc nói chuyện ngắn thế thôi cũng phải mất 30 phút đến 1 tiếng chuẩn bị.
Lý do là khi telework, mỗi khi muốn gặp ai đó thì phải hỏi xem có rảnh không, đợi người đó phản hồi, check lịch, gửi link meeting. Ngoài ra mỗi meeting thì tầm 30 phút đến 1 tiếng, thành ra mặc dù chỉ cần 5 phút là xong nhưng tất cả lại mất đến cả giờ đồng hồ. Dần dần meeting trở nên rất nặng nề và làm cho hiệu quả giao tiếp trong nội bộ kém hơn rất nhiều.
2. Nội bộ rời rạc, thiếu sự gắn kết tập thể
Ở môi trường làm việc, các mối quan hệ nội bộ sự đoàn kết được hình thành qua các lần gặp mặt, trò chuyện tiếp xúc trực tiếp. Chúng ta cảm thấy có cảm tình và muốn giúp đỡ những đồng đội của mình hơn vì có thời gian ngồi ở công ty trong giờ giải lao và cũng kể cho nhau nghe về bản thân mình. Ngoài ra, mọi người sẽ dễ dàng giúp đỡ nhau hơn khi thấy ai đó thực sự đang rất mệt mỏi hay nhiều việc làm không xuể. Điều này giúp cho sự hợp tác và năng suất lao động trong công ty tăng lên đáng kể. Vì thế, ở Việt Nam mô hình team building rất phổ biến vì các công ty rất quan tâm đến việc nâng cao tinh thần đoàn kết tập thể.
Tuy nhiên điều đõ đã không còn diễn ra khi ta telework. Mỗi người ở xa nhau sau màn hình máy tính. Ai cũng nghĩ người ở bên kia đang làm việc nên không có thời gian nói chuyện với nhau. Phân công công việc cũng mất cân bằng hơn khi khó mà có thể đo được xem ai làm việc nhiều hơn ai. Người nhiều việc thì không biết phải nhờ ai còn người ít việc thì cũng không muốn giúp đỡ ai. Lâu dần khiến cho công ty ì chệ vì mọi người không còn gắn kết với nhau nữa.
3. Không nắm được tiến độ làm việc của đồng nghiệp, nhân viên
Nếu cả công ty cùng đi làm một lúc thì bạn biết chắc rằng mọi người sẽ cùng bắt đầu công việc và dễ dàng nắm được tiến độ công việc của người khác. Các sếp cũng nắm được tình hình làm việc chung của toàn công ty và dễ dàng giao công việc hơn.
Tuy nhiên, telework đã khiến cho chúng ta không còn nắm được tình hình làm việc của mọi người nữa. Kể cả khi các công cụ hiện tại đã cho phép bật camera, nhưng đối với nhiều người thì việc này rất không thoải mái vì. Vì vậy, việc ai đó có đang làm việc không hay có đang làm đúng task không trở thành một câu hỏi thường trực trong đầu của chúng ta. Nhất là đối với nhà quản lý, mặc dù có thể họ rất tin tưởng nhân viên, nhưng họ cảm thấy bất an khi không được tận mắt thấy nhân viên làm việc và sẵn sàng ở đó giải quyết các vấn đề ngay lập tức. Điều này cũng làm ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên khi họ cảm thấy không được tin tưởng và sẽ không chủ động trong công việc.
Tóm lại, những nguyên nhân khiến năng suất làm việc khi telework giảm đến từ việc mọi người không có một không gian làm việc chung để dễ dàng trao đổi và thấy được nhau làm việc. Vậy nếu telework là điều bắt buộc tại công ty, liệu có công cụ nào có thể hỗ trợ việc này không?
Virtual office - Công cụ Văn Phòng ảo online
Nếu không thể cùng làm việc tại văn phòng ngoài đời thật, thì gặp gỡ nhau trong Văn phòng ảo thì sao?
Virtual office, hay tạm dịch là Văn phòng ảo hay Văn phòng online là một công cụ giúp công ty bạn tạo ra một văn phòng trực tuyến. Mỗi một nhân viên sẽ có một avatar riêng và cùng tham gia không gian này và làm việc với nhau. Bạn có thể hiểu đơn giản là virtual office có trải nghiệm khá gần với chơi game online, nơi bạn và những người khác cùng làm việc với nhau và có thể thấy nhau làm gì và hỗ trợ cho nhau.
Hiện có rất nhiều công cụ Văn phòng ảo trên thế giới vì có thể giải quyết những vấn đề được nêu trên bằng những giải pháp sau
1. Tạo ra một môi trường làm việc chung giúp các nhân viên có cảm giác gắn kết với nhau hơn
2. Hoạt động của nhân viên sẽ được thể hiện qua các avatar, do đó mọi người sẽ nắm được tình trạng công việc của nhau, cũng như giúp nhà quản lý cảm thấy an tâm và giao việc dễ dàng hơn
3. Nói chuyện với nhau dễ dàng hơn vì không cần phải lúc nào cũng gửi link thì mới meeting được
Bài viết này cũng sẽ chia sẻ một số những công cụ Văn phòng ảo nổi tiếng và thân thiện với người Việt Nam.
1. VoicePing
Đây là công cụ Văn phỏng ảo được đánh giá tốt nhất hiện nay. Ngoài những chức năng cơ bản của Virtual office như 2D avatar hay nghe gọi, VoicePing còn cung cấp chức năng dịch giọng nói Anh Việt trực tuyến cũng như chức năng chấm công. Và trên hết bạn có thể tải xuống và dùng miễn phí.
Ngoài những ưu điểm trên, VoicePing là một trong những công ty Virtual office hiếm hoi đang phát triển để hỗ trợ người Việt. Hiện tại đã có trang tiếng Việt tập trung giới thiệu công cụ dịch trong online meeting, và sắp tới VoicePing cũng sẽ cho ra mắt giao diện tiếng Việt của app.
Tính năng:
- Không gian văn phỏng ảo online, có thể biết ai đang làm việc
- Không cần meeting URL, chỉ với 1 click là có thể nói chuyện với nhau
- Công cụ duy nhất có chức năng dịch giọng nói tiếng Việt sang tiếng Anh và hơn 40 ngôn ngữ khác nhau.
- Có chức năng chấm công và quản lý dự án
- Công ty do có người Việt Nam quản lý và có đội ngũ support người Việt
- Sẽ sớm có phiên bản tiếng Việt
Giá:
- Có thể dùng miễn phí suốt đời cho 10 tài khoản
- Có bản dùng có phí cho doanh nghiệp và có ưu đãi cho các trường học
2. Spatial Chat
Công cụ Spatial chat được động đồng tiếng Anh sử dụng khá nhiều. Điểm đặc biệt nhất ở công cụ này là giọng của những người gần bạn sẽ được điều chỉnh dựa vào vị trí, cụ thể là nếu họ ở xa thì giọng sẽ nhỏ, và ngược lại. Ngoài ra nó có giao diện rất dễ sử dụng. App hiện tại chưa có tiếng Việt.
Tính năng
- Có những tính năng cơ bản và giao diện dễ sử dụng
- Âm lượng điều chỉnh theo cự li làm cho cảm giác khá giống với ở văn phòng
Giá:
- Có bản miễn phí cho 5 account
- Nếu có hơn 5 account thì mỗi account sẽ tốn khoảng 150 ngàn đồng (6$) / 1 người / 1 tháng
3. tandem
Cũng giống như Spatial, tandem được nhiều người nói tiếng Anh sử dụng. Điểm cộng ở công cụ này ở chỗ khi người dùng nhận được cuộc gọi sẽ có thông báo hiện lên trên màn hình. Ngoài ra còn có thể sử dụng cả mobile app.
(Công cụ không hỗ trợ tiếng Việt)
Tính năng:
- Có bản cho máy tính và app điện thoại
- Hiện thông báo khi có ai muốn gọi đến
Giá:
- Có bản dùng thử miễn phí
- Có thể dùng miễn phí tối đa 4 account
- Từ 5 đến 10 account: 1 triệu 200 ngàn (49$) / 1 tháng
- Từ 11 đến 50 người: 2 triệu 500 ngàn (99$) / 1 tháng
- Hơn 50 người: 10 triệu (399$) / 1 tháng
4. Gather Town
Đây là công cụ Văn phòng ảo online có giao diện thú vị nhất. Gather town có thiết kế giống tựa game 8 bit, vốn đã rất quen thuộc với các bạn 8x 9x. Thoạt nhìn thì Gather town giống game pokemon vậy, tuy nhiên nó lại được trang bị đầy đủ những tính năng cần thiết của Văn phòng ảo và còn cho người sử dụng trải nghiệm giống như chơi game rất thú vị. Tuy nhiên công cụ chưa có hỗ trợ tiếng Việt.
Tính năng:
- Sử dụng ở trên trình duyệt
- Thiết kế giống với game 8 bit. Rất thân thiện với người mới dùng
Giá:
- Có bản dùng thử miễn phí cho tối đa 25 người
- Từ 25 người trở lên: 175 ngàn (7 USD) / 1 người / 1 tháng
5. Kumospace
Ngoài những tính năng như di chuyển avatar, nghe và gọi như những công cụ khác thì Kumospace đã đầu tư rất nhiều vào chức năng trang trí văn phòng. Bạn có thể cho thêm đồ nội thất như bàn, ghế hay trang trí cho dịp halloween bằng bí ngô. Ngoài ra có thể chơi mini game hay có thể đóng mở cửa phòng như ở ngoài đời vậy
Tính năng:
- Có bản dùng thử miễn phí trên trình duyệt
- Dễ dàng bày biện lại nội thất văn phòng
- Có thể đóng mở cửa phòng hay tương tác với một số đồ vật trong văn phòng
Giá:
- Miễn phí cho tối đa 30 account
- Từ 30 người trở lên thì 3 triệu 700 ngàn (150 USD) / 1 người / 1 tháng
Tổng kết
Để việc telework trở nên hiệu quả hơn, các bạn có thể cân nhắc sử dụng Virtual office – Văn phòng ảo online. Dưới đây sẽ là bảng tổng kết những ưu nhược điểm mà một số công cụ văn phòng ảo online mà bài viết đã đề cập đến nhé.
Heading #1 | ||||
|---|---|---|---|---|
Giao diện tiếng Việt | Tính kết nối | Dịch trực tuyến giọng nói Anh Việt | Trang trí nội thất | |
VoicePing | △ (Sẽ sớm phát hành) | O | O | O |
Spatial | X | △ | X | X |
tandem | X | O | X | △ |
Gathertown | X | O | X | O |
Kumospace | X | △ | X | O |