Day: June 9, 2023

議事録自動作成ツールを活用すると5つのメリットがあります。

・会議内容の聞き逃しを防げる

1つ目は会議内容の聞き逃しを防げることです。手作業で会議内容を記録するのは集中力を要します。意見が多い場合は記入が追いつかないケースも多くあるでしょう。人が話す速さはパソコンでテキストを打つよりも早いので音声を聴きながらメモを取る作業は負担が大きいです。しかし、発言内容をリアルタイムでテキスト化ができるAI議事録自動作成ツールを活用すると、メモを取る必要がなくなるので会議に集中しやすくなります。

・編集・修正にかかる手間の削減

発言者の内容をそのままテキスト化できるほどの精度になっているため、社員の文字起こしによるストレス軽減や残業時間の短縮に役立ちます。ボイスレコーダーで音声を記録していても内容を理解しにくいところは停止・再生を繰り返しながら進めていくので疲労や精神的にもストレスが溜まりやすい作業です。しかし、議事録自動作成ツールを使うと圧倒的に早く簡単に資料が仕上がります。IT技術の促進によりSiriやスマートスピーカーなどのAI音声認識の精度が日々あがっていることから、今後はより完成度の高い資料作成が実現できていくことでしょう。

・ペーパーレス化につながる

議事録自動作成ツールは会議内容をデータ化できるので紙や印刷コストの削減に効果的です。A4サイズの紙の資料を白黒で印刷した際のコストは一般的に3～5円程度といわれており、100名の社員が一人1日20枚印刷すると1日あたり6,000円～10,000円程度、年間で1,470,000円～2,450,000円程度のコストがかかってしまいます。しかし、資料を電子化することで印刷コスト削減だけでなく、保存場所も必要なくなるのでオフィス家具や家賃のコスト軽減にもなるのです。

・会議内容の共有がしやすくなる

紙で記録した議事録情報の共有を手動でおこなう際には、キャビネットや保管室などから探し、資料をめくり見つけ出さなければいけません。しかし、書類をサーバー上やインターネット上でデータ化できる議事録作成ツールは、検索機能を活用すると簡単に求めている資料をすぐに見つけられるので時間コストの削減とスムーズな情報共有が可能です。

・グローバルな会議にも対応

他言語に対応した議事録自動作成ツールならグローバルな会議にも対応できます。発言者の内容をAIがリアルタイムで翻訳し画面に字幕として表示されるので、翻訳された字幕を見ながら会議を進められるのです。円滑なコミュニケーションにつながれば、ビジネスの可能性を大きく広げられる機会を獲得できるでしょう。