ChatGPTを搭載した議事録作成ツール を使用すれば、若手社員が年間320時間を費やしている議事録の作成業務を効率化できます。この記事では、ChatGPT議事録 作成ツールの使い方、精度、おすすめ製品をわかりやすく解説します。
はじめに
「AIで仕事が奪われるときが来た」という話題を耳にする機会が増えましたが、その中でも話題を集めているAIが「ChatGPT」です。ChatGPTを活用すれば、若手社員が莫大な時間をかけて作成している議事録を効率化できます。つまり、若手社員の業務負担を減らせるのです。
今回は生産性を上げるためにも欠かせないChatGPT議事録作成ツールについて解説します。この記事では、ChatGPT議事録作成ツールを試してみたい方におすすめの製品までご紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
ChatGPT議事録作成ツールとは
ChatGPT議事録作成ツールとは、会議中の発言を要約できるツールです。誰でも簡単に会議中の発言を要約できます。議事録作成の効率化ができるツールとして注目を浴びています。
そもそも「ChatGPT」とは
ChatGPT議事録作成ツールの利便性に関する理解を深めるために、「そもそもChatGPTとは何か？」を把握しておきましょう。
ChatGPTとは、指示に対するテキスト文章を生成する人工知能（AI）です。大規模なテキストデータを処理するアルゴリズム「Large Language Models（LLM）」により動きます。
2022年11月にOpen AIがChatGPTを開発しました。
米国Microsoft社が開発会社OpenAIに対して数十億円を投資してパートナーシップを拡大するなど、有名企業からも開発能力が期待されています。2023年11月には、GPT-4の機能がリリースされて、応答時間が短縮されたり、精度が上がったりしました。このような理由により、ChatGPTを搭載したサービスが続々と登場している状況です。
当社をはじめ、ChatGPTを搭載した議事録作成ツールを開発している企業も登場してきました。
ChatGPT議事録作成ツールの仕組み
ChatGPT議事録作成ツールを活用すれば、以下のような仕組みで会議の自動要約ができます。
1. Whisperで音声を文字起こしする
2. ChatGPTで文字起こしの要約文を生成
3. 会議議事録を作成
※Whisperとは、OpenAIが開発している音声認識システムです。Whisperの音声認識の正答率は93.6%と高精度な音声認識システムと評判を集めています。
ChatGPTによる議事録作成の重要性
キャノンマーケティングジャパン株式会社の独自調査によると、ビジネスパーソンが議事録に費やす時間は年320時間となっています。週1回以上会議を実施している人は55.3%で、議事録の作成業務が負担と感じている人は67.2%にも及びます。
議事録作成の担当者は20代が多く、1週間に6.13時間（年間319.6時間）ほど議事録に費やしている状況です。
議事録作成が大きな負担となり、通常業務に支障が出たり残業に繋がったりしています。そのため、議事録作成の効率化を考えていき、従業員の業務負担を減らしてあげるようにしましょう。
ChatGPT議事録作成ツールの効果
ChatGPT議事録作成ツールを利用すると3つの効果が得られます。
議事録作成を効率化できる
会議内容を要約できる議事録作成ツールを活用すれば、議事録の作業を効率化できます。
なぜなら、ChatGPTが「会議で検討された事実」「主要な議論」「結論」を要約してくれて、会議に参加していない人も会議の内容が分かるようになるためです。
若手社員が議事録を作成すると、結論に至るまでのプロセスが省略されてしまうことがあります。
このような議事録では、会議の欠席者は会議全体の内容を把握できません。このような問題を防止しながら、会議内容の要約を自動化できるため、議事録作成を効率化できます。
素早く議事録内容を共有できる
ChatGPT議事録作成ツールで要約をしたものを、そのままの状態で共有しても会議の流れが理解できます。そのため、素早く議事録内容を共有したい方におすすめです。
議事録を共有する目的は「不参加者への情報共有」「会議で決定したことの再確認」「次回の会議の内容」を把握するためです。
不参加者に情報共有が遅れて業務効率化が落ちたり、会議内容を忘れてしまったりしまわないように再確認を促すためにも素早い共有をしましょう。このような要望も議事録作成ツールで実現できます。
会議出席者の発言を把握できる
ChatGPT議事録作成ツールの中の音声認識モデルwhisperは、誰が発言した内容かを識別しています。そのため、「誰がこの発言をしたのか」を振り返れるようになります。
会議の議事録を手動で作成すると、メモが追い付かなくなり、誰が何を発言したいか分からなくなってしまうという問題も起きがちです。しかし、音声認識モデルを活用すれば、誰が発言した内容化まで把握できます。
ChatGPT議事録作成ツールの選び方
ChatGPT議事録作成ツールは、さまざまな会社が開発をしている状況のため、どれを利用すべきか悩んでしまうかもしれません。このような悩みを抱えたら、以下の基準で導入するツールを選びましょう。
高い精度を持つツールを選ぶ
議事録作成ツールを利用する場合は、精度が高いものを選ぶようにしましょう。会議内容を要約するAIとしてChatGPTのGPT-4が優秀です。
また、業界の専門用語がある場合は、専門用語を登録しておける機能があるツールを選ぶようにしましょう。なぜなら、専門用語は上手く認識できないことが多いためです。そのため、業界の専門用語まで識別できるかどうかを確認することをおすすめします。
誰でも操作ができるツールを選ぶ
議事録作成ツールを導入する場合は、誰でも操作ができるものを選びましょう。
議事録作成ツールには、「Web会議システム一体型」「Web会議システム連携型」があります。Web会議システム連携型はZoomやTeamsなど、さまざまなWeb会議システムと連携できます。
しかし、連携や設定方法が難しいと悩む方も多いです。連携方法が分からずに、サポートセンターにお問い合わせをしてもメール対応のみだと、問題を解決するまでに時間がかかります。
そのため、システムに詳しくない方はWeb会議システム一体型のツールを選ぶことをおすすめします。
価格面と品質面で満足できるツールを選ぶ
議事録作成ツールを選ぶ場合は精度や機能が満足できるだけでなく、価格面でも満足できることが大切です。なぜなら、価格が高すぎると若手社員に議事録を作成してもらった方がコストが安くなるためです。
開発会社にもよりますが、月額20万円のツールを導入するのであれば、若手社員に議事録をお任せした方が安上がりです。このような問題が起きないように、価格面でも満足できるツールを選ぶようにしましょう。
ChatGPT搭載型の仮想オフィスツール「VoicePing」
議事録作成機能をリリース
VoicePingは2023年4月に、ChatGPT(GPT-4)を活用した議事録作成機能をリリースしました。
ChatGPT議事録作成の機能を利用すれば、会議内容から以下を抽出できます。
・何を決める会議なのか？
・参加者の合意で決まった事項
・参加者の合意がなくペンディングした事項
・決定事項に対するアクションプラン
会議不参加者でも、どのような会議が行われたかを把握できるようになります。自社で活用している議事録フォームに転記するとキレイな議事録が作成できますが、そのままの状態でも共有しても大丈夫です。また、VoicePingは専門用語の登録機能があり、業界の専門用語を認識できるため、精度を求めたい方におすすめです。
感覚的に操作ができる優れたUI
VoicePingは、Webシステム一体型の議事録作成ツールに該当します。VoicePingのアプリを立ち上げて会議を行えば、リアルタイムで会話の字幕表示がされます。
ボタンをクリックするだけで、会話データを出力できたり会議の要約ができたりするため「システムを使いこなせるか不安だ…」という方にもおすすめです。
Web会議に役立つ種類の機能を搭載
VoicePingは、Web会議システム一体型の議事録作成ツールです。ボタンを押すだけで、議事録を要約できる利便性だけでなく、Web会議、議事録作成を効率化する豊富な機能をご用意しています。
とくに、おすすめなのがリアルタイム翻訳機能です。リアルタイム翻訳機能を利用すれば、日本語、英語、中国語など、あらゆる言語の議事録が瞬時に作成できます。
リーズナブルな料金体系
VoicePingは、お客様が利用しやすいようにリーズナブルな料金体系を実現しています。5名以下の利用、60分以内/月の会議内容の要約であれば、完全無料で利用できます。
ChatGPT議事録作成ツールに関する質問
最後ChatGPT議事録作成ツールに関してよくある質問をご紹介します。
Q.無料で利用できるChatGPT議事録作成ツールはありますか？
ChatGPT議事録作成ツールを無料で利用できます。
各社で条件は異なりますが、アカウント登録して5日間であれば無料体験できるツールや、5名以下の会議であれば完全無料で利用できるツールがあります。
VoicePingは、5名以下のアカウントであれば完全無料で利用できる仮想オフィスツールです。ChatGPT議事録作成の機能も無料で利用できるため、ぜひ利用してみてください。
Q.Zoomで議事録を自動で作成できませんか？
Zoomは2023年3月にZoom IQ meeting summaryと呼ばれる要約機能を発表しました。この機能は、一部の顧客を対象に招待制で4月から提供開始されました。全員が利用できるサービスではないため、サービスが利用できるまで時間がかかると思っていた方がよいでしょう。
Q.社外会議の議事録でも利用できますか？
社外会議の議事録でも利用できます。とくに、社外会議では誰が発言したかが重要となります。手動で議事録を作成していると、メモが追い付かなくなり、誰が発言したか分からなくなってしまいます。このようなトラブルが起きないように、社外会議の議事録こそ議事録作成ツールを利用するようにしましょう。
まとめ
ChatGPT議事録作成ツールとは、会議中の発言を要約できるツールです。誰でも簡単に会議中の発言を要約できます。ビジネスパーソンが議事録に費やす時間は年320時間となっています。このような議事録作成時間は自動化して、業務負担を軽減しましょう。
この記事を読んで、ChatGPT議事録作成ツールに興味を持った方はVoicePingを試してみてください。5名以内、60分以内の会議の議事録であれば完全無料で利用できるため、下記よりダウンロードしてみてください。
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