テレワークを導入すると各自の状況が把握しづらくなってしまい、作業の進捗管理がしづらくなります。
- 「納期前にも関わらず、部下から作業が終わっていないと報告を受けた…」
- 「業務に抜け漏れがあって、クラアイント先に納品できない…」
進捗管理の見える化とは
進捗管理の見える化とは、各メンバーの作業状況を数字やガントチャートで明らかにして、チーム全体で共有することをいいます。
プロジェクトの計画と実績を照らし合わせられるため、納期を見据えて行動できるようになります。
プロジェクトマネージャーは、各メンバーの作業の進捗状況を把握する必要がありますが、テレワーク環境下だと何度も確認しなければいけません。このような問題は進捗管理ツールで作業状況を見える化すれば解決できます。
進捗状況をモニタリングできれば、進捗管理のためのコミュニケーションが減らせて、各自が他の業務に時間を充てられます。
進捗管理の見える化でおすすめのツール
テレワークで進捗管理の見える化を実現すれば、報告頻度が減らせて業務に集中できるようになります。ここでは、進捗管理ツールの中でもテレワークにおすすめのツールを厳選して3つご紹介します。
VoicePing
VoicePingは社内向けに徹底追求されたバーチャルオフィスツールで、進捗管理機能も搭載されています。
テレワーク環境下で作業進捗の報告がされない等のトラブルを防止するために、作業ログが取得できるようになっています。各メンバーがどのような作業に、どれぐらいの時間をかけているかを計測できるため、進捗状況を報告する必要もありません。
また、テレワーク環境で作業に関する悩みを抱えると気軽に相談できずに作業が止まるという問題も発生しがちです。このような問題も、仮想オフィスに出社をさせて声かけOKかどうかのステータスを表示すれば解決できます。
Croud Log
Cloud Logは、600社以上に導入されている進捗管理ツールです。システム開発会社や建設会社、製造会社など工数管理を求められる業界で高い評価を得ています。
多くの企業から高く評価される理由は、ドラッグ＆ドロップするだけで工数入力ができる入力のしやすさです。スマホからも入力できるため、作業の進捗の報告がしやすいです。また、Googleカレンダーと連携すれば、スケジュールがシステム上に反映できて入力作業を効率化できます。
計画と実績の比較に関してデータで見れるため、どこの現場が計画通りに進んでいないかを把握できます。そのため、操作性に優れたものを探している方におすすめの進捗管理ツールです。
asana
asanaは世界190ヵ国の100万社以上が導入している進捗管理ツールです。三菱地所株式会社や富士通株式会社が導入しています。
asanaの魅力は、進捗管理ツールとタスク管理が紐づいていることです。与えられたタスクを完了した際にボタンを押すだけで、進捗管理の実績として反映されます。
それだけでなく、与えられたタスクがどのようにプロジェクトに影響するかをガントビューで見ることも可能です。プロジェクト全体の動きが把握できるため、チーム連携がしやすくなります。そのため、プロジェクト全体の動きを共有したい方におすすめの進捗管理ツールです。
進捗管理の見える化ツールの選び方
おすすめの進捗管理の見える化ツールをご紹介しましたが、自社に合ったものを選ぶことが大切です。そのため、進捗管理の見える化ツールの選び方を覚えておきましょう。
必要な機能を洗い出す
進捗管理ツールは導入目的に沿ったものを選ぶようにしましょう。
■進捗管理ツールの導入目的の例
- 個人のタスク達成度を把握して人事評価に活かしたい
- プロジェクトの横展開などキチンと管理したい
- Excelで行っているプロジェクト管理をシステムに移行したい
例えば、テレワーク環境下で適切な人事評価を行うために進捗管理を把握したい場合は、作業ログを自動取得できる進捗管理ツールを選ぶべきでしょう。その一方で、Excelで行っているプロジェクト管理をシステムに移行したい場合は、移行できる進捗管理ツールを選んだ方が良いです。このように、自社の目的に合った進捗管理ツールを選ぶようにしましょう。
社内システムと連携できるか確認しておく
現在使用しているビジネスチャットツールやカレンダーアプリと、進捗管理ツールが連携できるかを確認しておきましょう。なぜなら、社内システムと進捗管理ツールを連携すれば、タスクの入力業務を効率化できるためです。
カレンダーにもスケジュールを書き、タスクでも同じ内容を入力すると二度手間になります。このような業務は連携することで効率化できます。
予算を決める
進捗管理ツールを選ぶときは、予算内で利用できるものを選びましょう。進捗管理ツールには、1ユーザーの料金が決められており、ユーザー数が増える度に料金が上がる従量課金制と、どれだけ使用しても料金が一定の月額固定制があります。
どちらの料金体系が良いかは、ユーザー数によって変わります。そのため、自社に見合うものを選ぶようにしましょう。
無料トライアルを体験して評価する
進捗管理ツールは、マネージャーや各メンバーが操作しやすく、継続して利用できるものでなければいけません。そのため、無料トライアルで進捗管理ツールを操作して継続して利用できそうかを確かめてみてください。 無料トライアルは、進捗管理ツールを利用する人に体験してもらい評価してもらうことが大切です。
進捗管理を見える化する効果
進捗管理の見える化ツールをご紹介しましたが、具体的にどのような効果が見込めるのでしょうか？ここでは、進捗管理を見える化する効果をご紹介します。
チーム全体の進捗が理解できる
進捗管理の見える化をすれば、チーム全体の作業の進捗状況が把握できるようになります。各メンバーは与えられたタスクを処理していきますが、それぞれの状況を可視化すれば、チーム内で問題が発生した際に協力し合える関係が築けます。
プロジェクトの中には、1つのタスクが終わらなければ次のタスクはできないケースもあるでしょう。このような場合も、チーム全体の進捗が理解できれば、どの業務をサポートすれば良いかが分かるようになり円滑にプロジェクトを進めていけます。
タスクの抜け漏れがなくなる
進捗管理を見える化すれば、タスクの抜け漏れがなくなります。進捗管理をせずに、各メンバーが手当たり次第に作業を進めるとタスクの抜け漏れが発生してしまうかもしれません。
タスクの抜け漏れが発生すると、プロジェクトが期日に間に合わなくなるなどの悪影響が出てしまいます。このような問題も、進捗管理を見える化することで防止できます。
業務の所要時間を明らかにできる
進捗管理を見える化すれば、業務の所要時間を明らかにできます。業務の所要時間を明らかにできれば、責任者も「いつまでに何をすべきか？」の指示が出しやすくなります。
業務の所要時間を明らかにできなければ、所要時間の見積もりが甘くなってしまうでしょう。3日で終わる業務を1週間で終わらす見積もりをすると人的コストの負担が重くなります。このような問題を防止するために、進捗管理の見える化を行いましょう。
コミュニケーションコストを削減できる
プロジェクトを開始する前に、作業管理表を配布してメンバーに合意をもらい作業を進めていきます。そのため、プロジェクトの認識齟齬が起きにくくなるのです。
また、各メンバーの進捗管理が見える化すれば、進捗管理の連絡が不要になります。「進捗状況はどこまで進んだ？」のような無駄なコミュニケーションを削減でき、上司も部下も仕事に集中しやすくなります。
社員の能力や業務量に応じて業務を割り振れる
進捗管理を見える化すれば、各メンバーのタスク量を把握できます。
追加のタスクを割り振る前に部下の進捗状況を聞くという手間を省くことができ、タスク量が少ないメンバーに業務が割り振れます。業務量の偏りがあれば、メンバーから不満を持たれてしまう可能性がありますが、そのような心配も必要ありません。
また、各メンバーの作業時間を計測することができるため、社員の能力に応じて業務を割り振れます。
進捗の問題を発見できてサポートできる
進捗管理表の計画と実績を比較すれば、計画通りに進んでいるかを把握できます。進捗通りに進んでいないタスクが発見しやすくなり対処しやすくなります。例えば、進捗状況の遅れに気づいたら、他のメンバーに協力を仰ぐみたいな指示ができるでしょう。
また、計画通りに進捗が進めていないメンバーに声かけしてフォローできるようになります。リモートワークだと各自の状況が分からなくなりますが、進捗管理の見える化をしておくと困っているメンバーをサポートしやすくなります。
進捗管理の見える化の失敗事例と対策
テレワーク環境下で進捗管理の見える化をする効果を説明しました。しかし、進捗管理に失敗する事例も多いため、どのようにツールを使用すべきかを把握しておきましょう。
作業時間の見積もりが甘い
進捗管理表を作成しても、タスクの作業時間の見積もりが甘くて失敗してしまうことがあります。タスクの作業時間を正確に把握することは難しいかもしれませんが、適切な工数を見積もっておかないと大きな誤差が出てしまうため注意が必要です。
例えば、1週間かかるタスクが3日で終わるなど甘い見積もりをしてしまうと、プロジェクトが失敗に終わってしまいます。
[対策]各業務に必要な時間を計測する
作業時間の見積もりを正確にするために、各業務に必要な時間を計測するようにしましょう。タイムトラッキング機能を利用すれば、各メンバーの作業時間を正確に確認できるようになります。
各メンバーの作業時間が正確に把握できれば、進捗管理表の計画を立てる際に甘い見積もりになりプロジェクトが失敗に終わることもありません。例えば、VoicePingのタイムトラッキング機能を利用すれば、各メンバーがどの作業に何時間かかっているかを簡単に測定できます。
進捗状況を更新してもらえない
進捗管理表を作成しても、進捗状況の報告をしてもらえなければ「誰が何をしているか分からない」という状態になります。しかし、進捗管理表を更新に手間がかかり、進捗報告を後回しにされてしまうことも多いです。
進捗管理の更新漏れが重なると「部下の作業がどこまで終わったか分からない」という状態に陥ってしまいます。
[対策]進捗報告しやすいツールを選ぶ
進捗管理ツールで作業状況を更新してもらえないと悩みを抱えている場合は、タスクの完了ボタンを押すだけで報告が済むようなツールを選んで負担を減らしてあげましょう。それでも、進捗管理が更新されない場合は、作業ログを取得しておけば「誰が何をしているのか？」を把握できます。
VoicePingの作業ログ機能を利用すれば、各メンバーの業務プロセスが把握できます。なぜなら、PC作業ログを10分毎に取得しているためです。そのため、進捗管理の更新漏れが気になる方は作業ログを利用してみてください。
進捗管理が目的化している
進捗管理はプロジェクトの進捗上の問題を早期に発見して対処したり、業務の作業時間を把握したりするために作成するものです。しかし、進捗管理が目的となっているケースが多く見受けられます。
進捗が遅れているメンバーを責めたり急がしたりすると、信頼関係が築けなくなってしまうでしょう。そのため、進捗の遅れを責めるのではなく、フォローするように努める必要があります。しかし、進捗管理が目的になっている場合、フォロー体制が整備されていないケースが多いです。
[対策]サポート体制を構築する
進捗管理表を作成する目的は、進捗上で問題が発生している場合にサポートすることです。そのため、進捗管理を見える化するだけでなく、各メンバーがどのような作業で苦戦しているかを把握してサポートするようにしましょう。
業務に集中するだけでなく、チーム全体が順調かを確認する時間を設けて、こまめに気にかけてあげるようにしましょう。
[補足]声かけしやすい環境を整備する
リモート環境下だとお互いの状況が把握できないため、作業中に悩みが出ても「相手に迷惑がかからないか？」と相談しにくくなります。また、上司も部下が悩んでいることに気づいてあげられません。このような問題で進捗が遅れることも多いです。そのため、テレワークを導入している場合は、仮想オフィスを設けて声かけしやすい環境を整備しておくことをおすすめします。
まとめ
進捗管理の見える化は、チーム全体の進捗が理解できてタスクの抜け漏れを防止できます。リアルタイムで進捗管理を共有できれば、進捗管理の確認が必要なくなります。それだけでなく、進捗上の問題を早期発見できてサポートすることも可能です。
しかし、進捗管理は作業計画の見積りが甘くなったり、作業進捗の報告がされなかったりと問題が起きやすいです。このような問題は、デジタルツールを上手く活用して解決していきましょう。
多機能の仮想オフィスツール「VoicePing」を活用すれば、テレワーク上の進捗管理が簡単になります。ぜひ、進捗管理で悩んでいる方は、VoicePingを利用してみてください。