February 21, 2023 - VoicePing 2.0

若手社員の方は上司から「会議のラップアップをお願いするね」と指示されることもあるでしょう。

しかし、会議のメモが上手く取れなかったり、議論を上手くまとめられなかったりと悩むことが多いです。

また、ラップアップと議事録の違いが分からないと悩む人も珍しくありません。そこで、そのような悩みを抱えた方向けにラップアップについて詳しく解説します。この記事を読めば、ラップアップについて理解が深まり、会議の要点をまとめるのが上手くなるため参考にしてみてください。

ラップアップとは

ラップアップは英語のWrap UPで「終わりにする」「仕上げる」「完成させる」などと訳されます。つまり、会議の内容をまとめたり、研修の内容をまとめたりすることをいいます。また、参加者が内容を理解しているか認識齟齬が起きていないかを確認するために行うことが多いです。

とくに会議では「いつまでに」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どうする」の5W1Hのような決定事項を確認する際に使われます。

ラップアップと議事録の違い

ラップアップの目的は参加者間で認識齟齬が起きていないか確認して次のアクションを促すことです。その一方で、議事録の目的は会議内容を記録して情報共有することとなっています。このように2つの目的は大きく異なります。

ラップアップの目的

ラップアップの目的として以下のようなものがあります。

要点をまとめて意思決定する
ネクストアクションを促進する
参加者の認識齟齬を防止する
情報を共有する

ここでは、ラップアップの目的について解説します。

意思決定する

会議の終盤（または途中）でラップアップをして議論を収束させて、現在の課題をどのように解決していくか意思決定していきます。

会議の議論を収束させるために、各自の発言内容をホワイトボードに内容を書き出すなど可視化は必要不可欠です。このように意思決定のためにラップアップが行われます。

認識齟齬の防止

会議で議論している参加者同士で認識齟齬が起きる恐れもあります。例えば、会議では以下のような認識齟齬が起きることが多いです。

部長「花子さん、資料の〇〇の箇所を●●に更新しておいてくれないか？」
花子「わかりました。」
部長「花子さん、先週依頼した更新した資料をもらえるか？」
花子「まだ、対応していません。」

上記では部長は週次の進捗資料と認識しており、花子さんが月次の進捗資料と認識してしまったが故に起きたトラブルです。会議の終盤でラップアップをすれば、このような認識齟齬のトラブルを防止できます。

ネクストアクションを促進する

ラップアップはネクストアクションを促進したい場合に効果を発揮します。会議の議論を収束して課題を解決するための施策を「誰が」「いつまでに」「どのように」するかを会議で決めることで、ネクストアクションを促進できます。

これは、社外の人と商談する場合にも効果的です。商談の終盤でラップアップをして、商品の購入検討を〇月〇日までにしてもらうと約束すれば、次回のアポイントが取りやすくなります。

会議の不参加者への情報周知

会議は議論をして課題を洗い出し解決方法を出すだけでなく、各担当者が業務の進捗報告をし合う会議などもあります。しかし、このような会議でもラップアップして、要点をまとめた資料を配布すれば組織全体の情報共有が強化できます。また、会議の非出席者へも情報を周知できます。

ラップアップの流れ

ラップアップの必要性は理解して頂けたと思いますが、一般的な流れは以下の通りです。

事前準備
会議参加
情報共有

ここでは、各手順について詳しく解説します。

事前準備

ラップアップを上手く行うためには、事前準備が大切です。会議が何のために参加されるのか、何をゴールにしているのか理解して要点を上手くまとめられるようにしましょう。

また、会議のアジェンダを見て不明な単語を調べておき、会話の内容が理解できるようにしておくことが大切です。また、会議参加者は誰なのか、氏名と役職を抑えておくことで、メモを取る際に戸惑わずに済みます。このような事前準備がラップアップを成功させるためには必要です。

会議参加

会議に参加をして、話者別に会話をメモしておきましょう。

会話が早くてメモが追い付かない場合は、以下の方法を取り入れてみてください。

日本語を省略した略語を使用してメモを取る
予測変換機能や単語登録機能を活用してメモを取る
AI文字起こしツールを活用してメモを取る

会議上の会話は「誰が」「会話内容」「課題」「解決方法」「決定事項」が整理されているとラップアップしやすくなります。

情報共有

会議でラップアップできたと満足してはいけません。会議終了後にラップアップの内容をメールで送信しておきましょう。

ラップアップの内容をメールで送信しておくことで、各自が決定事項を振り返ることができます。また、会議の出席者の中には通常業務に追われてしまい、会議内容が頭から抜けていることも少なくありません。そのため、会議内容を振り替えられるようにラップアップの内容を送信しておきましょう。

ラップアップの見本例

ラップアップの流れをご紹介しましたが、具体的にどのような内容をまとめれば良いのでしょうか？参考程度にラップアップの見本をお見せします。

■会議情報
会議の日時	2021/02/28
会議アジェンダ	オウンドメディアの運用の課題山田と坂口の業務範囲の確認
出席者	牧野、川野、山田、坂口
場所	会議室B
配布資料	オウンドメディアの運用状況

■決定事項
内容	競合メディアに勝つためにオウンドメディアは週3回の記事更新とイラスト挿入を強化していく山田は記事執筆、坂口はSEOキーワードの調査や入稿業務と役割分担をする

■課題/TODO	■課題/TODO
内容／課題	担当者	期限
オウンドメディアに画像挿入して分かりやすいメディアを作る	牧野	2023/02/28
オウンドメディアの記事を週3本執筆する	山田	2023/02/08
オウンドメディアのキーワード選定をする（30キーワード）	坂口	2023/02/08
オウンドメディアの記事を週3本入稿してアップする	坂口	2023/02/08

ラップアップに役立つ多機能の仮想オフィスツール「VoicePing」

ラップアップの方法をご紹介しましたが、メモ取りなど効率化したい場合は多機能の仮想オフィスツール「VoicePing」を利用してみてください。ここでは、VoicePingの魅力をご紹介します。

Web会議の立ち上げが楽に行える

さまざまなWeb会議ツールが登場していますが、スケジュールの日時を指定して会議URLを発行して各参加者に共有しなければいけません。この会議URL発行に時間がかかり、業務が非効率だと感じる方もいます。このような悩みもボタン1つで会議が行えるVoicePingを活用すれば解決できます。

文字起こし機能で会議内容をテキスト化

仮想オフィスツール「VoicePing」には、文字起こし機能が搭載されているため、Web会議の内容を自動でテキスト化できます。テキスト化された内容をラップアップするだけで済むため手間の削減ができます。

翻訳機能でWeb会議内容を翻訳できる

VoicePingには会話内容をリアルタイムで文字起こしできる翻訳機能が搭載されています。英語、中国語、フランス語などを含む40カ国以上の言語を翻訳できます。

指定した翻訳言語でも議事録が残せるため、多言語でラップアップする必要がある際に役立ちます。

Web会議を録画・管理できる

VoicePingはWeb会議を録画してクラウド上にデータを保存できます。また、録画データファイルと字幕付き録画データファイルの2種類がダウンロードできます。そのため、オンライン会議の録画データを議事録として活用できます。

リーズナブルな料金で利用できる

多機能な仮想オフィスツール「VoicePing」ですが、リーズナブルな料金体系となっています。5名以下であればフリープランで利用できます。また、スモールプランやプレミアムプラン、エンタープライズプランもリーズナブルな料金体系で利用できるため、興味のある方は体験してみてください。

Heading #1
	フリー	スモール	プライム	エンタープライズ
利用料金	永久無料	8,250円	22,000円	550円/1人
人数上限	10(5/5)	30(15/15)	100(50/50)	無制限
クラウド録画	5回	50回	無制限	無制限
文字起こし	60分	600分	3,000分	1人当たり60分

まとめ

ラップアップは会議の議論を収束させて、意思決定やネクストアクションを促進するために行うものです。ラップアップの方法を間違えてしまうと、会議の認識齟齬の問題が解決できません。そのため、ラップアップの適切な方法を覚えておきましょう。この記事では、ラップアップのやり方やコツをご紹介しました。ぜひ、この記事を参考にしながら、会議や研修の内容をラップアップしてみてください。

VoicePingのホームページはこちら