新型コロナウイルス感染拡大を防止のために、テレワークを導入する企業が増えました。現在もテレワーク導入率は増え続けていますが「従業員がテレワーク中にさぼっていないか？」と管理職の方は不安を抱いています。
果たして、テレワーク中のさぼりは発生しているのでしょうか？どのように、テレワーク中のさぼりを防止すれば良いのでしょうか？ここでは、テレワーク中のさぼりの対策方法をご紹介します。
テレワークのサボりの実態
まずは、「テレワークのさぼりは発生しているのか？」などテレワークのさぼりの実態をみておきましょう。
部下のさぼりに不安を抱いている人は50％
テレワークのさぼりに関して、管理職は部下がさぼらないか不安を抱いています。
リクルートマネジメントソリューションズの組織行動研究所の調査結果「テレワーク緊急実態調査」によると、管理職の約50％が「部下がさぼっていないか心配である」と回答しています。
テレワーク中のさぼりは、「Webカメラの映像にお菓子や漫画が映りこんでいた」「勤怠管理システムの位置情報を確認したら、自宅にはいなかった」などから気づくケースが多く、管理職は部下がさぼらないか不安を抱えてしまいます。
テレワーク中にさぼった経験がある人は64.5%
テレワーク中にさぼった経験がある人は多いです。
チャットプラス株式会社の独自調査「テレワーク中の過ごし方に関する調査」では、「テレワークの勤務中、会社に言えないような過ごし方をすることがある」と回答した人が64.6%。
会社に言えないような過ごし方には、「音楽や動画などを流している」「ネットサーフィンしている」などがあげられました。それ以外にも「実働時間も休憩している」「途中で外出している」など働かずにさぼっているひともいます。
さぼりを疑われるとストレスになる人は約22％
部下の半数がさぼってり、管理職の半数が部下をさぼっていると疑っている状況です。
しかし、テレワーク中にさぼったと疑われるとストレスを与えてしまい、人間関係がギクシャクするため注意しなければいけません。
株式会社カオナビの独自調査「リモートワーカーの不安」によると、リモートワークで不安に感じることに「自分がさぼっていると、周りに思われていること」と回答した人が22.3％になり第3位となっています。
多くの方がさぼっているのでないかと疑われることに不安を感じて、ストレスを抱えてしまうのです。
テレワークでサボりがちになる原因
テレワークでさぼった経験がある人は約7割ですが、なぜ、さぼりがちになるのでしょうか？さぼりへの対策方法を検討する前に原因を把握しておきましょう。
仕事に集中しにくい環境
テレワークを導入する際、仕事に適した環境を整備できていない従業員もいるでしょう。仕事に集中しにくい環境だとストレスがたまり意欲が減退してしまいます。
【仕事に集中しにくい環境】
- ネットワーク環境が不十分でオンライン会議の接続が悪い
- スペックの低いPCで業務処理が遅い
- オフィスデスク・チェアではなく、長時間労働で腰を痛めてしまう
- 同居人の生活音が聞こえて業務に集中できない
オン・オフの切り替えが難しい
テレワーク中にオン・オフの切り替えが難しいと悩む方も多いです。パナソニック株式会社の独自調査「在宅ワーク中のオン・オフの切り替えに関する調査」では、在宅ワーク中に仕事のオン・オフの切り替えの難しさを実感したことがある人は約8割という結果になりました。
オン・オフの切り替えができない理由は、時間の区切りがつけにくいと感じたり、気持ちのメリハリをつけにくかったりすることが主な原因です。
日本労働組合総連合会の独自調査「テレワークに関する調査2020」では、テレワークにより通常勤務よりも長時間労働になったと回答した人は約5割。長時間労働で疲労がたまり、仕事に集中しづらくなってしまっています。
仕事が手持ち沙汰になってしまう
テレワークではお互いの状態が分からないため、気軽に声かけできずコミュニケーションの頻度が減ります。各部署、各メンバーの仕事の進捗状況も見えにくいです。
通常勤務であれば「自分の業務が終わったら、この業務を手伝ってくれない？」と他の仕事を任せられる場合が多いです。
しかし、テレワークはお互いの状態が分からないため「他の仕事を手伝ってもらおう」と思いつかなくなってしまいます。他の仕事を任せてもらえず、手持ち沙汰となり時間を持て余してしまうのです。
テレワークのサボりの防止方法
テレワークでさぼりがちになる原因をご紹介しましたが、どのように対策していけば良いのでしょうか？次にテレワークのさぼりの対策方法をご紹介します。
仕事に集中できる環境をつくる
仕事に適した環境を整備できていない従業員に対しては、仕事に集中できる環境をつくってあげましょう。厚生労働省は「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備のガイドライン」を公開しています。企業側が負担してあげるべき、什器・設備は以下の通りです。
Heading #1 | |
|---|---|
机 | ・必要なものが配置できる広さがある ・作業中に脚が窮屈でない空間がある ・体型に合った高さである（または高さの調整ができる） |
椅子 | ・安定していて、簡単に移動できる ・座面の高さを調査できる ・傾きを調整できる背もたれがある ・肘掛けがある |
PC | ・輝度やコントラストが調整できる ・キーボードとディスプレイは分離して位置を調整できる ・操作しやすいマウスを使う |
システム | ・業務に必要なシステム ・アプリを導入する |
サテライトオフィスに勤務させる
テレワークとは在宅勤務を指すわけでなく遠隔地で行う働き方をいいます。そのため、在宅ではなくカフェやで働いても構いません。テレワークを導入している会社の中には、サテライトオフィスに出社させているとこもあります。
サテライトオフィスに勤務させれば、従業員にPCやオフィスデスク、チェアを用意する必要がありません。また、オン・オフのメリハリが付くようになります。それだけに留まらず、周囲に人がいることで見られている緊張感が芽生え、仕事に集中できるようになります。
テレワーク監視ツールを利用する
テレワークだとお互いの状況が分からなくなる問題はテレワーク監視ツールを利用すれば解決できます。テレワーク監視ツールには、さまざまな種類があります。
■代表的なテレワーク監視ツール
Heading #1 | |
|---|---|
勤怠管理システム | ・従業員の労働時間を管理できる ・従業員のコンディションを把握できるものや、テレワーク中の離席を報告できるものまで登場 |
アクセス監視ツール | ・ネットサーフィンやゲームなど関係ないことしていないかをチェックする ・パソコンに設定することでアクセス監視ができるようになる |
監視アプリ | ・オフィスソフトなど業務アプリの稼働状況を把握する ・稼働が著しく低い場合はさぼりを疑う |
キーロガー監視 | ・PCやスマホに入力している内容をログで取得して、業務上ふさわしくない単語を入力していないかを監視する |
カメラ監視 | ・カメラをオンにして業務を監視する |
1on1ミーティングを実施する
テレワークでは、仕事がしにくいとストレスが溜まり意欲が低下します。それだけでなく、優秀な部下は仕事が早く終わり、手持ち沙汰の状態になることも珍しくありません。このような問題を解決するために、定期的に1on1ミーティングを実施して部下をケアしてあげましょう。
【1on1ミーティングの対応例】
- 長期・中期・短期の目標設定と進捗状況を把握する
- テレワーク業務で見えてきたものを話し合って見直していく
- 部下の仕事状況や気持ちを把握する
- テレワーク業務で不安に感じていることを聞いてケアする
- 部下が意欲的に働けるような関わり方をする
- テレワーク中のコミュニケーションを担保する
OKRをマネジメントツールに活用する
テレワークで組織一体感を高めたい場合はOKRをマネジメントツールに活用しましょう。OKR(Objectives Key Results)とは目標管理手法をいいます。
OKRでマネジメントすれば、テレワーク中にコミュニケーションが希薄になっても、業務全体が見えなくなる事態は避けられます。OKRを活用したマネジメント手順は以下の通りです。
【OKRのマネジメント術】
- チーム全体で挑戦的な目標を掲げる
- 定期的に進捗を確認する
- 目標達成したら全員で成果を褒め合う
このように組織全体の目標を設定して、定期的に進捗状況を確認する場を設けることで、従業員が何をすれば良いのだろうと迷うことがなくなります。
テレワーク中のサボりを監視する際の注意点
テレワーク中のさぼりの対策方法として監視を挙げましたが、従業員の業務を監視する場合はストレスを与えないように注意しましょう。ここでは、テレワーク中のさぼりを監視する際の注意点をご紹介します。
テレワーク中の監視の目的を伝える
テレワーク中に従業員を監視する場合は「目的」を伝えてあげてください。その理由は、テレワーク中に監視されている目的が不明な状態だと監視されていることを不快に感じてしまうためです。
テレワーク中の監視の目的は、さぼっていないかを確認するためなどネガティブなニュアンスで伝えないようにしましょう。「従業員の健康管理のため」「生産性を上げるため」「人事評価の役に立てるため」など、ポジティブな目的を伝えましょう。
過度な監視は行わない
テレワーク中の監視は過度に行ってはいけません。過度な監視をしてしまうと、プライバシーの侵害で従業員から訴えられてしまうかもしれません。そのため、カメラをつけて監視をするような場合は、管理職に過剰監視のリスクなどを学ばせておきましょう。
近頃は、ログ取得ができるワークアプリケーションが登場しています。ワークアプリケーションを利用すれば、作業ログが取得できるため、どれぐらいの時間でどのぐらいの作業をしたかを把握できます。過度な監視にならず、勤怠姿勢を把握できる方法のため、おすすめです。
監視状況のみを根拠に決めつけない
システムやアプリで、テレワーク中の従業員を監視している場合でも監視状況のみを根拠にさぼっていると判断してはいけません。例えば、優秀な部下が自分の業務を早く終わらせており、手持ち沙汰でPCにログインしていないこともあるでしょう。このような場合に、さぼっていると疑われてしまうと傷ついてしまいます。そのため、監視状況でサボリの疑いがあったら、本人とコミュニケーションを取りましょう。
テレワーク中のサボりの防止対策なら「VoicePing」
テレワーク中のさぼりの防止対策を検討している方は「VoicePing」を利用してみてください。ここでは、VoicePingの魅力をご紹介します。
在宅勤務の相手のステータス状況が分かる
VoicPingは仮想オフィスアプリで、出社メンバーのステータス状況（声かけOK・声かけNG）が分かるようになっています。
自分でステータス状況を切り替えるのではなく、VoicePingのワークアプリで作業をしていたり、Web会議アプリで打ち合わせをしていたりすると自動で声かけNGに切り替わる設定です。そのため、テレワーク中で作業が止まっているメンバーが一目で分かります。
トラッキング機能で業務プロセスを可視化できる
VoicePingにはトラッキング機能が搭載されており、何時頃にどの業務をしていたかアプリ上の作業ログを取得できます。作業ログを見れば、テレワーク中では見えにくくなる業務プロセスの可視化が可能です。プロセスを可視化できるため、テレワーク中の人材育成も行いやすくなります。
オンラインミーティングが行える
VoicePingの仮想オフィスアプリには、オンライン会議ツールが標準で搭載されています。クリアな音質でオンライン会議が行えるため、1on1ミーティングなども行いやすいです。
独自機能でリアルタイム翻訳が搭載されています。この機能を利用すれば、母国語が異なる者同士の会話ができます。そのため、ダイバーシティーの会社のミーティングなどに活かせるはずです。
1on1の議事録作成が効率化できる
1on1ミーティングでは、上司と部下が目標を定めて進捗状況を確認する場ですが、文字起こしツールを使用して会議内容の議事録を自動作成することができます。そのため、1on1の議事録作成の手間が省けます。文字起こしツールは、業務効率化を実現したい方におすすめの機能です。
労働時間を把握でき過重労働を防止できる
VoicePingはトラッキング機能が搭載されているため、過重労働を瞬時に見つけられます。そのため、働き過ぎによるオン・オフが付きにくくなるという問題を解消できます。テレワークだと長時間労働になりやすく、疲れから生産性が落ちると悩んでいる方におすすめです。
まとめ
テレワーク中のさぼりは発生しやすいですが、管理職が部下を信用しないと人間関係ギクシャクしてしまい、生産性が落ちてしまいます。そのため、テレワーク中のさぼり防止対策をしましょう。
テレワーク中のさぼり防止対策として、仮想オフィスアプリ「VoicePing」を活用すればプライバシーを保護しながら、各自の業務プロセス、勤務姿勢を可視化できます。人事評価制度に活かすためにアプリでデータを集計すると説明すれば、テレワークの監視も受け入れやすくなるでしょう。
ぜひ、テレワーク中のさぼりに悩んでいる方は「VoicePing」の利用を検討してみてください。
VoicePingは5人までなら全ての機能を無料で利用できるプロダクトになっているので、興味のある方はお気軽にお試しください。
VoicePingのホームページはこちら