時間や場所にとらわれない多様な働き方が次々と実現していく中で、「新しい仕組みのもとで十分な成果を上げられない」という悩みや、「導入に失敗して生産性が下がり元の体制に戻さざるをえなくなった」という話も聞こえてきます。
せっかくコストや時間をかけて制度を整え、設備を導入したのに効果がなくては無駄になってしまいます。制度を頻繁に変えることは負担が大きく、自由度の高い働き方の選択肢をなくすことは社員のモチベーションにも影響しかねません。
本記事では、従来のオフィスのあり方を大きく変えた「ハイブリッドワーク」と「フリーアドレス」の課題点を洗い出し、有効な解決策を提案します。
オフィスのワークスタイルが変化している背景
「ｖオフィスワーカーの仕事場は自分のデスク」という考え方はもう過去のものとなりました。
政府主導の「働き方改革」によるリモートワーク推進に加えて、新型コロナウイルス感染防止のための出社抑制により、「オフィス以外での勤務」が急速に浸透したのです。
対面が前提であった会議や商談も、もはやオンラインが日常となっています。
また、資料をペーパーレス化することによって、書類を持ち帰らなくてもインターネット環境とデジタルデバイスさえあればどこでも参照できるようになりました。
ICTの発展によりリモートで対応可能な業務が増えた結果、働く場所としてのオフィスのあり方を見直す動きが生まれたのです。
出社と在宅を組み合わせた「ハイブリッドワーク」
在宅勤務が浸透する一方で、オフィスに行かなければできない仕事も存在します。
また、「在宅勤務は通勤の負担がなく時間を有効に使える」というメリットがある一方で、「チームメンバーとコミュニケーションが取れない」「孤独感を感じる」といった悩みもよく聞きます。
そこで登場したのが、出社と在宅を組み合わせる「ハイブリッドワーク」というスタイルです。
「集中したい作業は在宅、ミーティングの日は出社」というふうに、業務内容に適した場所で働くことで効率アップが期待できます。また、従業員自身の裁量に任される部分が多くなり、計画性やモチベーションアップにもつながるでしょう。
在宅勤務でライフスタイルに合わせた働き方を実現しつつ、出社日を設けることでリモートワークの弱点を補うバランス型のワークスタイルが「ハイブリッドワーク」です。
固定の座席をもたない「フリーアドレス」
テレワークやハイブリッドワークを導入すると、オフィスに空席が出てきます。
使用しないデスクやキャビネットはデッドスペースと同じ。放置したままでは、不要なオフィスコストが発生し続けることになりますね。
また、部署や担当業務によっても出社状況が異なるため、「経理部は全員出社しているけれど営業部はガラガラ」といった偏りも発生します。このような場合は、席数を減らして分散して座った方が広く使うことができますし、ソーシャルディスタンスを保ち社員の健康を守ることにもつながります。
「フリーアドレス」とは、オフィスの固定席を廃止して共有デスクにすることで、必要な人が必要な期間だけデスクを使用できるようにしたものです。
全員分のデスクを用意する必要がないのでフロアに余裕ができ、空いたスペースを有効活用できます。また、フリーアドレス導入により広いフロアが不要になり、オフィスを縮小・移転してコストダウンに成功したケースも見られます。
さらに、フリーアドレスのメリットは物理的な面だけにとどまりません。
業務内容や気分に合わせて席を選ぶことも可能になり、プロジェクトメンバー同士で連携しやすくなったり、他部署のメンバーと接する機会が増えたりといった、社内コミュニケーションを活性化する効果もあるのです。
ハイブリッドワーク、フリーアドレスの課題点
柔軟な働き方を実現し、社員の自律性や計画性を高める「ハイブリッドワーク」と「フリーアドレス」ですが、全くデメリットがないわけではありません。
新しいワークスタイルを成功に導くために克服すべき課題点を確認してみましょう。
座席の確保が手間
固定座席の場合はオフィスに出社したら迷うことなくまっすぐ自席に向かうだけですが、フリーアドレスでは毎回座席を確保しなければなりません。
空席を探すところから始めるのは億劫と感じる方もいるでしょう。必ずしも希望の席が空いているとも限りません。
人によっては、席が変わると集中できなくなったり、ストレスの原因になったりする可能性もあります。
また、フリーアドレスの座席には自分専用のワゴンや引き出しがないため、資料や文房具など業務に必要なものはロッカーなどに保管しておき、毎回運んでこなければなりません。
座席のことで煩わしい思いをしたくない、会社に着いたら業務のことだけに集中したい人にとっては、フリーアドレスはメリットより面倒臭さの方が大きくなってしまうでしょう。
誰がどこにいるかわからない
フリーアドレスは毎回席が変わるため、誰かと話したい場合には相手がどこにいるかを探さなければなりません。
ハイブリッドワークの場合は、そもそも相手が在宅勤務でオフィスに来ていない可能性もあります。
本来ならば、話したいときにすぐに話しかけられるのがオフィス出社のメリットのはず。相手の居場所確認にはなるべく時間をかけたくないのは言うまでもありません。
コミュニケーションが希薄になる
チームメンバーが近くの席に座っていれば些細なこともすぐに情報共有できますが、席が離れているとどうしてもコミュニケーションが減ってしまい、報連相が滞りやすくなります。
さらに、出社メンバーと在宅メンバー間の情報格差が生じやすく、チーム内での連携が取りづらいと感じることもあるでしょう。
フリーアドレスやハイブリッドワークを実施する場合には、対面時以上に意識してコミュニケーションの機会を作らないとどんどん関係が希薄化します。
チャットツールやビデオ会議ツールを導入するだけではなく、利用しやすい雰囲気を整えてコミュニケーションを促すことも大切になります。
マネジメントが困難
ハイブリッドワークやフリーアドレスでは部下の勤務状況を直接目にする機会が激減するため、評価しづらいと感じるリーダーは少なくありません。
業務プロセスが見えないので、適切なタイミングで指示や助言を行うことも難しくなってきます。
チームのミーティング以外にも、短時間の1on1のミーティングで積極的に報告の機会を作るのはもちろん、タスク管理ツールなどを使用して日常的に業務を見える化する工夫も必要です。
座席管理システムとは
オフィスのフリーアドレス化によって発生した「出社時の座席確保」と「社員の居場所の確認」という座席にまつわる問題を解決するためのツールが「座席管理システム」です。
フロア内の座席の利用状況を可視化し、事前確保を可能にしたことで、「出社したけど空席がない」「座りたいけど本当に空いているのかどうかがわからない」といった座席問題に悩まされることがなくなり、オフィスに着いたら即、業務に集中することができるようになります。
座席管理システムのメリット
用事のある相手がどの席にいるかがわかる
フリーアドレスの最も問題となりやすい点が、用事のある相手がどこにいるかわからず、探し回らなくてはならないというところです。
しかし座席管理システムを使用すれば、相手の名前などで検索し、その人が現在どの座席を使っているのかを知ることができ、人を探す時間コストを減らすことができます。
タイムカードとして使えるので、勤怠管理に利用可能
誰が何時間その座席を使用したかというログが残るため、勤怠管理ツールとして利用することもできます。フリーアドレスでは個々の従業員の状況が把握できないという問題が起こりえますが、それをカバーすることができます。
履歴を閲覧することで、オフィスの使用率が確認できる
座席管理システムの中には、座席の使用率を可視化することができます。もしもほとんど使われていないスペースがあるのならオフィス空間を削減するなど、不要なコストをカットする助けになります。
座席管理システムの主要機能
オフィスの座席管理を目的としたシステムの主な機能を見てみましょう。
フロアレイアウトと利用状況表示
座席管理システムには、オフィスのフロアを再現したレイアウトが表示され、空席状況を確認したり、使いたい席を選んで予約したりすることができます。
レイアウト上には使用者の名前やアバターが表示され、「誰がどこの席にいるのか」を確認する座席表の役目も果たします。
座席予約
席の利用予約を行う機能です。
座席選択はフロアレイアウトから直接選ぶ他に、細かい条件を指定して検索できるものもあります。
時間単位で利用予約ができるツールもあり、外出などで終日利用しない場合も座席を無駄にしません。
数ヶ月先の予約まで対応しているものも多いので、予定が決まっている場合は早期に押さえておくと安心です。
また、「面倒だからいつも同じ席」という使い方が定着して実質的に固定座席化してしまうと、「異なるメンバーと働くことで生まれるコミュニケーションやイノベーションの促進」というフリーアドレスのメリットが生かされません。このような場合はランダムな抽選機能を備えているツールを使ってみるのも良いでしょう。
チェックイン・チェックアウト
座席の利用開始（チェックイン）・終了（チェックアウト）も座席管理システムから行います。
予約だけではなく利用開始・終了時の処理を行うことで、予約が入っていてもチェックインされていなかったり、予約した時間より早く利用終了した場合にリアルタイムな利用状況を反映できるメリットがあります。
自動キャンセル機能のあるツールでは、予約の時刻から一定時間経ってもチェックインされない場合に予約を取り消して空席に戻すことが可能です。
また、予約状況だけではなく実績ベースでの利用データを取ることができるため、実際の利用状況を反映した設備の適正化に役立てることもできるでしょう。
社員検索
フロアレイアウトに名前やアバターアイコンが表示されていても、目で見て人を探すのには時間がかかってしまいますね。
多くの座席管理システムでは、氏名での検索に対応しています。オフィスにいる場合はフロアマップ上で所在を示してくれるので、直接話したいときに便利です。
在席ログ
座席管理システムで予約やチェックインを行った場合は、利用状況がログとして残ります。
いつ・誰が・どの席を使ったかが記録されるので、タイムカード代わり・勤怠実績のデータとしての活用も可能です。
また、万が一感染症が発生した場合には、該当期間に近くの席を利用していた人を抽出することができ、速やかな濃厚接触者の特定に役立ちます。
座席管理システムの選定ポイント
チェックインが簡単か
座席管理システムを導入したのはいいものの、使いづらくて社員の負担が増えては問題です。なので社員がストレスにないチェックイン方法を備えているツールを選択するのがいいでしょう。社員証やスマホでのチェックインが可能なツールがお勧めです。
抽選機能あるか
普段関わりの少ない社員を近い席に配置することでのコミュニケーションの活性化を狙う場合、便利なものが座席の抽選機能です。ランダムで座席が割り当てられるので、これまではあまり関わりがなかった他部署の人とのコミュニケーションを産むことができます。
オフィス使用率の分析機能があるか
オフィスの稼働具合を見てコストカットを試みている場合、各座席の使用率を可視化できる機能があるツールが便利です。使用率が低い座席がまとまった数ある場合、スペースを削減したり別の用途に使いまわすことができます。
座席管理システムおすすめ6選
ハイブリッドワークやフリーアドレス導入企業におすすめの座席管理システムを紹介します。
SEKIDOKO
株式会社JR東日本情報システム
在席状況確認、座席確保、名前検索に対応したオーソドックスな座席管理システム。2022年のバージョンアップで、2週間先までの座席予約も可能。
オフィス入口に設置するタッチパネル端末では、出社時に座席をタップするだけで確保が完了。
シンプルな画面と簡単操作で、ITツールに不慣れな社員にも使いやすい。
在席履歴の保存期間が長く、1年分がログとして残り、出力も可能。
対応デバイス：パソコン
料金：
初期導入費 120,000円（税別）
月額 100ユーザー 30,000円（税別）
せきなび
株式会社アスマーク
オフィスの状況がひと目でわかる在席管理ツール。
出社・外出・テレワークなどの所在はアイコン色で表示。休憩時間や外出時間も確認できる。
顔写真やプロフィール表示機能もあり、他部署のメンバーや新入社員など顔と名前が一致しないメンバーの確認も可能。
GoogleカレンダーやMocrosoft365カレンダーと連携することで、せきなびに自動で予定が登録され、当日の予定表示やリマインドにも対応。
在席確認や電話取次で複数のツールを行き来する必要なくこれだけで完結できる。
料金：
初期費用 150,000円
アカウント単価 月額300円（100アカウントから）
SEATouch
ソニー株式会社
SONYの非接触ICカードFelicaを使用した座席管理システム。
座席情報に基づき発行される専用ICカードを座席に設置すれば準備完了。スマートフォンでICカードにタッチするだけで利用登録できる。
ブラウザで使えるため、専用アプリのダウンロードは不要。
座席状況の表示や座席予約や在籍履歴といった基本機能はもちろん、座席利用率の表示もでき、無駄なスペースの効率運用の一助になる。
ユーザー数ではなく座席数で契約するので無駄がなく、管理者によるメンテナンスの手間も軽減。
対応デバイス：PC・スマートフォン
料金：要問い合わせ
Suwary
プラス株式会社
デスクの裏に薄型のPaperBeaconを貼ることで、デスクをIOT化する座席管理システム。
座席はマップレイアウトから選ぶ以外に、条件を指定して検索もできる。
Office365、Googleアカウントをログインアカウントとして使用でき、専用アカウントの作成・管理不要。
予約時間・終了時間はプッシュ通知でお知らせ。
予約時間を一定時間過ぎてもチェックインがない場合は自動キャンセルするため、効率よく座席を運用できる。
対応デバイス：PC（ブラウザ）、スマートフォン（専用アプリ）
料金：要問い合わせ
YourDesk
サイオステクノロジー株式会社
ランダムな座席抽選・自分で選ぶ・複数座席・代理予約など、さまざまな予約方法に対応する座席管理システム。
基本料金が安く、オプション追加により利用者好みの使い方を実現できるのが特徴。
カレンダー連携はGoogleカレンダー、Microsoft 365カレンダーに対応。
ICカードでのログインはFelica/Mifareに対応し、社員証をログインカードとして使用することも可能。
シングルサインオン、二要素認証に対応し、セキュリティ対策も万全。
対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレットなどマルチデバイス対応
料金：
初期費用 無料
STANDARD 1アカウント 月額100円~(オプションによって異なる)
セキメル
株式会社ASJ
簡易ログインに対応し、席を選んですばやく利用開始できる座席管理システム。
座席抽選機能は、指定のグループ内だけでの抽選も可能。
在席確認や電話の取り次ぎに使える伝言機能、タイムカード（打刻）機能も搭載し、グループウェアとしても活用できる。
オーダーメイドにも対応し、自社の希望を叶える理想的なツールにカスタマイズできる自由度も魅力。
対応デバイス：パソコン・スマートフォン
料金：
初期費用 33000円（税込）
基本料金 200名（10エリアまで） 月額5,500円（税込）/年額 59,400円（税込）
座席管理システムの限界
座席管理システムを導入しただけでは、正直、生産性に劇的な変化を感じられないことも多いのではないでしょうか。
ハイブリッドワークやフリーアドレスが抱える課題は座席問題だけではありません。座席管理システムは、ストレスの要因を一つ取り除いただけに過ぎないのです。
場所にとらわれない自由な働き方の中で社員のコミットメントを高め生産性を上げるには、社内コミュニケーションの強化を避けて通ることはできません。
オフィスでは隣席の人との会話や、リフレッシュコーナーでの雑談から重要な情報を得たり、新しいアイディアにつながったりすることもあります。業務に必要な最小限の連絡しか取り合わない関係では、変化を生むことは難しいでしょう。
「席が遠いから会話できない」「リモートだから連絡しにくい」を克服し、誰が、どこにいても手軽にコミュニケーションできるオフィスの環境に近づける必要があります。
チャットやビデオ通話ツールは「どうしても連絡が必要な時に使う特別なもの」という認識が強い職場も少なくありませんが、これでは勤務場所による温度差が開くばかりです。
会議や面談を増やすだけではなく、リモートで利用できる雑談スペースや、立ち話感覚で使えるツールを使用し、いつでも気軽にコミュニケーションできる体制を整えていくことも重要といえるでしょう。
座席管理＆コミュニケーション促進に「VoicePing」
部署の垣根を取り払ったフリーアドレス、働く場所にとらわれないハイブリッドワークの利点を生かしつつ、オフィスへの帰属意識やチームでの一体感を維持するには、バーチャルオフィスツールが最適です。
VoicePingは、社員がオンライン上で同じ空間を共有できる仮想オフィスツール。
自分の分身であるアバターアイコンでフロア上を歩き回ることができます。
実際のレイアウトと同じマップを背景画像に設定すると、仮想空間がそのままオフィスに早変わり。
会社にいても、自宅からでも、いつもの席で仲間と一緒に働けるから、リアル組とリモート組がシームレスに繋がります。
レイアウト上に打ち合わせスペースを設けたり、気分転換のためのリフレッシュコーナーを作成すれば、気軽なコミュニケーションを促すきっかけになるでしょう。
VoicePingでは
- 近くの会話が聞こえるため、興味のある会話に参加することも可能
- 名前検索で相手をすぐに発見。席が遠くても「近くに呼ぶ」機能で即会話開始
- ステータス表示で話しかけていいかどうか判断でき、相手を邪魔しない
- ミーティングや面談に使える多機能な会議室も搭載
多様な働き方を実現する中での生産性向上にお悩みでしたら、ぜひVoicePingのオンライン出社をお試しください。
座席の移動や勤務場所の違いが、コミュニケーションの大きな障害とはならないことを実感できるはずです。
VoicePingは5人までなら全ての機能を無料で利用できるプロダクトになっているので、興味のある方はお気軽にお試しください。
VoicePingのホームページはこちら