テレワーク導入やペーパーレス化が進む中で電子契約システムを導入する企業が急増しています。
電子契約システムとは、電子スタンプ機能などによりデジタルで書類に法的効力を持たせるためのシステムのことです。
しかしながら、電子契約システムの機能や比較ポイントがわからないという方も少なくありません。また、多くの方が抱いている懸念点の一つが、電子契約システムを導入したにもかかわらず、業務を効率化できないのではないかという点です。
この記事では、電子契約システムの導入の比較ポイントをふまえたうえで、ポイント別にベストな電子署名を厳選して紹介します。数多く提供されている電子契約システムを一つひとつ確認・比較したうえで、厳選してベストなツールを紹介するので、導入の際の参考にしていただけたら幸いです。
電子契約システムとは？
電子契約システムの導入比較をするためには、そもそも電子契約がどのようなものであるかを理解する必要があります。
この章では、電子契約システムの概要を解説します。
概要
電子契約とは、従来は紙媒体でおこなっていた契約を、電子媒体で締結したり保存したりすることです。そして、電子契約システムとは、電子契約をおこなうための機能を備えたシステムのことです。
電子契約システムの機能の特徴は、以下のとおりです。
- 1つのシステム内で契約関連の業務を簡潔できる（契約書の締結・社内稟議など）
- 取引先など社外の相手が同じシステムを導入していなくても、ゲストユーザーとして利用してもらえる
- 改ざん防止などのセキュリティ機能を有している
- 主にクラウドの仕組みを使用しており、Webブラウザで使用できる
電子契約システムを導入することにより、紙媒体依存を脱却してペーパーレス化実現に近づくことができます。
動向：コロナ禍で導入が増加中
電子契約システムは、コロナ禍によってテレワーク・リモートワークが増加したことで、導入が加速しています。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会の「企業IT利活用動向調査2021」の詳細集計結果公開（2021年）によると、電子契約を導入している企業は36.6％にも上っており、今後さらなる導入率増加が見込まれています。
立会人型と当事者型
電子契約システムには、2つの認証方法があります。
- 立会人型：メール認証によって相手方の本人性を担保する電子契約システムです。契約時に、契約システムから契約の相手方に認証のためのメールが送られます。契約当事者が、メールに記載されたURLをクリックすることで、契約ができるようになる仕組みです。
立会人型は、契約の相手方の負担が少ないという利点があります。
- 当事者型：当事者型は、第三者の認証局で発効される「電子証明書」をもって本人性を確認する方法です。電子証明書を発行するためには、契約当事者の双方がに認証局に本人確認の届け出をおこなう必要があります。
当事者型の認証は、実印と同程度の高い信頼性をもつ契約方式です。
2つのタイプを比較すると、迅速な契約書締結が可能なタイプが立会人型、法的効力が強いのが当事者型ということになります。
法的効力
電子署名の法的効力は、民法・電子署名法・電子帳簿保存法などにより定義されています。
要約すると、民法では紙媒体での資料であっても契約としては有効であると認めています。ただし、高度な信頼性を要する書面についてはデジタル文書は改ざんが容易であることに配慮しなくてはなりません。
高度な信頼性を必要とする書類は、電子署名法・電子帳簿保存法などの要件を満たし、本人が契約したことと改ざんされた可能性がないことを証明できる場合に、法的効力を発揮します。
電子契約システム導入のメリット
電子契約システムを導入すると、大きく分けて3つのメリットがあります。
これらのメリットは、コロナ禍以降のニューノーマルが必要とされる今だからこそ求められている要件でもあります。
それぞれ具体的にメリットを見ていきましょう。
1．リモートで契約が完結できる
電子契約システムを導入すると、ビジネスに関するさまざまな書類締結の手続きがリモートで対応できるようになります。反対にオンラインでの契約が不可能な場合、ハンコ出社や契約締結のための営業訪問などの必要性が生じます。
コロナ禍で、人の移動や対面での商談が制限される状況が多いなかで、テレワークへの対応は重要項目です。
一連の働き方改革実現のためにも、電子契約システムはニューノーマルな働き方を実現するために重要な役割を担うツールであるともいえます。
2．コスト削減
電子契約システムを挿入することにより、以下のコストを削減できます。
- 収入印紙代
- 契約のための交通費や書類郵送の費用
また、直接的なコスト削減ではないものの、「ハンコ」出社など書類締結のための出社が不要になることによって、人件費の削減にもつながります。
3．高速化
電子契約システム導入により、ビジネスの高速化にもつながります。
紙媒体の契約書を締結するためには、書面を郵送したり顧客先に訪問しなくてはなりません。社内の稟議書であっても、決裁者が出張中の場合などには手続きが滞ってしまうことがあります。
電子決済システムを導入すれば、待機の必要がなくなります。
電子契約システム比較の選定ポイント
2022年現在では多数の電子契約システムがあるため、自社の課題・目的に適したものを比較したうえで選定することが重要です。
しかしながら、数ある電子契約システムの特徴を一つひとつチェックして、自社に最適なツールを探すのは非常に非効率です。
この記事では、電子契約システムを選定する際のポイントを解説します。
1．ガバナンス強化と業務効率化の両立
ガバナンス強化と業務効率化を両立させることにより、電子契約システム導入のメリットを強く実感できます。
ガバナンスとは、健全な経営をするための管理体制・内部統制という意味です。電子契約システムにて法的効力のある書類を正式に取り交わすことで、企業の信頼性向上につながります。
また、契約の際の適切なフロー・情報漏えいや改ざんのための対策を徹底することにより、ガバナンスをさらに強化できます。
ただし、ガバナンス強化を強く意識した場合に注意しなくてはならないのは、業務効率の悪化です。典型的な例としては、契約の相手方に対して認証要件を厳しくすると、書類締結のために手間がかかることになります。
ガバナンス強化と業務効率化を両立させるためには、以下の対応が効果的です。
- アクセス権限や対応業務の制限など業務効率を下げずに認証のレベルを上げられる機能を搭載したツールを導入する
- 書類の種類ごとにレベルを設定して立会人型と当事者型を使い分ける
ガバナンス強化と業務効率化は相反する点のようですが、ツールの選び方次第では十分に両立できます。
2．セキュリティ・信頼性
大半の電子契約システムはクラウド上でインターネットを通じて提供されているため、セキュリティ・信頼性も重要な要素です。
代表的な電子契約システムの大半はセキュリティ対策を重視していますが、利用者目線で導入の際に参考になるのは以下の点です。
- 2段階認証や2要素認証などのセキュリティ対策に効果的な機能が施されているか否か？
- 政府や大手金融機関などの導入に際して厳しい審査基準を設けている機関に導入されているか？
- 信頼できる企業によって運営されているか？
セキュリティ・信頼性は電子契約システムを導入する際には不可欠な要素です。上記の要件までは必要としない場合でも、導入企業や運営母体に関してはチェックしましょう。
3．コスト
大半の電子契約システムは、有料です。
そして、使用するシステムによって費用は異なります。
料金体系は、月額のサブスクリプション制が大半です。なかには、月額料金のほかに初期導入費用がかかる電子契約システムもあります。
サブスクリプションであるため、高額な初期費用を必要とするツールは少ないものの、必要な機能をカバーした上でコストを最小限に抑えることが重要です。
4．テレワークとの相性
多くの企業が見落としてしまいがちなポイントは、テレワークとの相性が良いか否かという観点です。
「電子契約システムを導入したものの、情報共有や社内コミュニケーションが一本化されていないためにオンラインで業務が完結しない」
「コミュニケーションツールと電子契約システムの連携が取れていないために、業務が効率化できない」
上記の課題を抱えている企業は、少なくありません。
これらの課題を解決するために重要なことは、コミュニケーションツールや各種クラウドツールと連携性のある電子契約システムを導入することです。
特にSlackやChatworkなどの社内コミュニケーションツールとして特に広く利用されているツールと連携している電子契約システムの導入がオススメです。
自社で導入している社内コミュニケーションツールの種類を確認したうえで、連携性のあるツールを選びましょう。
おすすめ電子契約システム｜ガバナンス強化と業務効率向上の両立ならクラウドサイン
電子契約システム導入の際に、ガバナンス強化と業務効率向上の両立を目指している企業様においては、クラウドサインが最もオススメです。
この章では、クラウドサインの概要・強みをふまえながら、なぜガバナンスと業務効率化の両立にベストなツールであるのかを解説します。
1．概要
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する日本の法律に特化した電子契約システムです。日本の法律に準拠していることや、弁護士が監修している点がクラウドサインの特徴です。
TOYOTA・リクルートなどの大手企業からベンチャー・スタートアップ企業まで30万社以上の導入実績があります。
2．強み・メリット
クラウドサインには、業務効率向上のための多くの機能・特徴があります。
〇ガバナンス強化につながる機能
- 弁護士が監修したシステム
- メール＋2段階・2要素の認証が可能
- 承認権限機能を利用すると、社内の権限者をフローに含めないと書類を送付できない
- 法務部などの管理部が他部署の締結した書類にアクセスしてチェックできる
- IPアドレスによるアクセス制限や登録制限によって利用者を制限できる
〇業務効率向上につながる機能
- シンプルなUIによりIT機器が不慣れな方でも使用しやすい
- 保存済みの書類をさまざまな条件で検索可能
- SSO（シングルサインオン＝1回のID・パスワード認証で複数のソフトの使用が可能）
- 各種書類のテンプレートあり
- 英語・中国語での書類締結機能あり
- AIによる書類の自動入力機能（別途オプション）
クラウドサインの電子署名機能においては、弁護士ドットコムが「誰がいつ」契約したのかを記録する仕組みをとっています。クラウドサインは、立ち会い型としては初めて電子署名法に準拠した電子契約システムです。
電子署名法に準拠しているため、クラウドサインの電子署名をした書類には法的効果が認められています。
3．注意点
クラウドサインを導入するうえで、デメリットになり得る点が2点あります。
- 契約書類がPDFファイルのみである
クラウドサインで電子署名できる書類はPDFファイルに限られるため、WordやExcelなどの形式で作成したファイルは、PDFに変換して保存する必要があります。
- 印影のアップロード機能がない
法的効力には影響ないものの、取引の相手方から印影のついた契約書を要求されることがあったりプランによって利用できる機能が異なるため、導入を検討する際にはプラン内容の確認が重要です。
4．他のサービスとの連携
クラウドサインは、100以上の他のサービスと連携可能です。
電子契約システムを導入してテレワークを実現するには、電子契約システムの利便性だけではなく、他のサービスとの連携性も重要なポイントです。
クラウドサインの連携は以下のとおりです。
- Slack（ビジネスチャット）
- Sansan（名刺管理）
- box（法人向けクラウドストレージ）
クラウドサインには、自動リマインドの機能が搭載されていません。Slackと連携させて、リマインド通知をすることで、通知の見落としを防ぐことができます。
5．価格
クラウドサインの利用料金は、以下のとおりです。
また、自動入力のためのクラウドサインAI（別途20,000円/月）などの有料オプションもあります。
おすすめ電子契約システム｜セキュリティ重視なら電子印鑑GMOサイン
電子契約システムにセキュリティの高さを重視している方にオススメしたいのが、電子印鑑GMOサインです。
この章では、電子印鑑GMOサインの概要・強みをふまえながら、なぜガバナンスと業務効率化の両立にベストなツールであるのかを解説します。
1．概要
電子印鑑GMOサインは、GMOインターネットグループであるGMOグローバルサインが提供している電子契約システムです。同社ホームページによると2022年3月現在で50万社が導入しています。
電子印鑑GMOサインを導入している主な企業・団体は以下のとおりです。
- 足利銀行
- 大和証券
- 三条市
- 株式会社メニコン
地方自治体・金融機関・民間企業など、組織の大きさにかかわらず幅広く導入されています。
2．強み・メリット
GMOの強みは、実印と同等の法的効力をもつ当事者型での契約締結が可能であることです。また、当事者型の契約は手間・負担がかかるというデメリットがありますが、契約の種類や目的によって電子署名のタイプや業務フローを使い分けることで、業務効率向上とのバランスを取ることにも成功しています。
機能・サービスの特徴・メリットを紹介します。
〇セキュリティ面の機能の特徴
- 当事者型契約が可能
- マイナンバー機能：マイナンバーを使用して実印レベルの厳格な認証をおこなう機能
- 手書きサインに対応
- 世界的に豊富な実績をもつGlobalSignの発行システムと連携し、信頼性の高い認証を実施
- ファイルの暗号化・通信の暗号化・ファイアウォール構築など高度なセキュリティ技術を実装
- オプションのセキュリティ・内部統制パック（別途導入費55,000円／月額55,000円）により、シングルサインオン・権限設定・閲覧制限などを設定できる
〇そのほかの利便性の高い機能
- スマホアプリによりワークフローの認定が可能
- 文書検索機能搭載
- 文書リスト作成・CSV出力に対応
- 印影登録可能
- 日本語・英語・中国語・スペイン語・ポルトガル語に対応
電子印鑑GMOサインは、利用可能な機能が非常に豊富です。また、当事者型契約が必要とされないレベルの書類は、立会人型にて契約を締結することもできます。
実印レベルでの信頼性ある契約締結が可能なサービスです。
3．注意点
電子印鑑GMOサインを導入する際に注意したいことは、オプション料金がかかることです。
- セキュリティ・内部統制パック：ガバナンス強化のためのオプション
- 本人確認パック：SMS（ショートメッセージサービス）や身分証認証により本人確認性を高めるオプション
- AIP連携サービス：外部サービスと連携させるためのオプション
これらのオプション費用は、月額のほかに契約時の初期費用もかかることに注意する必要があります。
4．他のサービスとの連携
電子印鑑GMOサインは、API連携サービス（初期費用：別途見積もり・月額11,000円）を導入することにより、ほかのサービスとの連携が可能になります。
特筆すべきは、契約書の管理・共有を可能にするソフトウェアHubbleとの連携です。
Hubbleによって、さまざまな種類の契約書・書類をWeb上で一元管理したり、Hubbleで作成した書類をGMOサインに連携させ、契約を締結したりすることができます。
さらにHubbleはSlackと連携をしているため、Hubbleを中心にSlackにて通知・コミュニケーションをとることができます。
5．価格
電子印鑑GMOサインの価格は、以下のとおりです。
GMOサインは、以下のオプション料金にも注意する必要があります。
おすすめ電子契約システム｜コスト重視ならHelloSign
契約書の件数が多い場合は、電子契約システム導入によりコスト削減につながりますが、件数が少ない場合には反対に基本料金が負担になってしまう場合があります。
このような条件に該当する企業は、基本料金の格安なHelloSignがオススメです。
この章では、Hello Signの概要を解説します。
1．概要・特徴
HelloSignは、ストレージサービスのDrop Boxで有名なDropBox Japanが運営する電子契約システムです。HelloSignを導入することで法的に有効な電子書類を作成するための機能を低価格で導入できます。
導入企業は公表されていませんが、主に中小企業に導入されている電子契約システムです。
2．強み・メリット
HelloSignは、非常にコストパフォーマンスにすぐれた電子署名サービスです。
ほかの格安電子契約システムと比較した場合のHelloSignの魅力は、ガバナンス強化・業務効率化を同時に実現できる点です。
〇Hello Signならではの魅力
- 低価格で利用が可能（月額15ドル≓約1650円～）
- 各種外部ツールとの連携が可能
- 手書きサインやサイン画像のアップロードなど手軽に電子署名できる
- 大手金融機関と同様の通信のセキュリティ
- テンプレートの利用が可能
- リマインダー機能あり
- 多言語対応
- 無制限で書類を作成できる
低価格帯の電子契約システムは、価格が安い代わりに機能が不十分であったり、他のシステムと連携できなかったりするなどのデメリットが生じる場合があります。しかし、HelloSignは格安であるにも関わらず、電子契約に必要とされる基本的な機能を搭載しています。
3．注意点
HelloSignを導入する際に注意しなくてはならないのは、HelloSignは基本的には少人数のチーム向けに設計されているツールであるという点です。
用途や利用人数によっては逆にデメリットが生じる可能性もあります。
- 利用人数に応じて基本月額料金が高くなる（ユーザー数が増えると、価格面での優位性が薄れる）
- シングルサインオンなどの一部機能はエンタープライズプラン（具体的な価格は要相談）しか契約できない
HelloSignの導入をする際には、自社の状況に当てはめて価格やプランを検討することが重要です。
4．他のサービスとの連携
HelloSignは、DropBox Japanの製品ということもあり、DropBoxとの連携性にすぐれています。DropBoxを以前から利用していて、DropBoxからHelloSignのサービスの存在を知って比較・検討するに至ったという方も少なくありません。
そのほか、HelloSignはさまざまなサービスと連携しています。
- gmail
- salesforce：営業支援システム
- Slack
HelloSignは、上記のように使い慣れたシステム・ツールに組み込むことができます。したがって、社内外を問わずにスムーズに情報を通知することができます。
5．価格
HelloSignの価格は、以下のとおりです。
ユーザーとはHelloSignに契約書をアップロードしたり、電子署名をしたりするユーザーのことです。上記の表を見てもわかるように、ユーザー数が多いと月額料金が高くなるため、要注意です。
おすすめ電子契約システム｜テレワークとの相性で選ぶならNINJA SIGN
テレワークの業務効率を改善する目的で最もオススメのツールは、NINJA SIGNです。この章では、NINJA SIGNの特徴を解説します。
出所：https://www.ninja-sign.com/
1．概要・特徴
NINJA SIGNは、freee株式会社の子会社である株式会社サイトビジットが提供する電子契約システムです。他のツールと比較した際の特徴は、使い勝手やテレワークでの利便性がすぐれているということです。
NINJA SIGNは主に中小企業に利用されています。
ユーザビリティの高さが高く評価されており、他社の電子契約サービスから乗り換えて導入するユーザーが増加中です。
2．強み・メリット
NINJA SIGNの強み・メリットは、基本的な電子契約システムに加えてテレワークの業務効率アップにつながる機能・操作性を備えていることです。NINJA SIGNの強みを具体的に紹介します。
- 全てのプランでSLACK・Chatworkとの連携が可能
- 直感的で操作しやすい操作性
- テンプレートが無制限に登録可能（PDF・Word）
- 社内書類のワークフロー作成
- 社内の過去データを一元的に保管
- 多言語対応
- フリーワード検索に対応
- シングルサインオンや2要素認証に対応（別途オプション料金が必要）
規模・用途によりプランが分かれているため、自社の用途に合わせてプランを選択できる点も大きな強みです。使いやすさだけではなくセキュリティ対策についても十分な対応が施されているシステムです。
3．注意点
NINJA SIGNを利用する際にデメリットとなりうる点は、2つあります。
- 支払い方法が銀行口座引き落としとクレジットカード払い（AMEX)のみ
→AMEX以外のクレジットカード払い引き落としには対応していません。
- Lightプランでは、利用できる機能がかなり制限される
Lightプランは、月額4,980円の1ユーザー向けのプランですが、リマインダーの設定やチーム共有などのサービスは利用できません。サービス導入を検討する際には、プランの内容を慎重にチェックする必要があります。
4．他のサービスとの連携
NINJA SIGNは、サービスとの連携の面でも非常にすぐれています。
連携可能なサービスは、以下のとおりです。
- Slack・Chatwork
- kintone：開発の知識がなくても必要なサービスを構築できるシステム
- 有料オプション（5,500円）にてAPI連携が可能
Slackと連携可能な電子契約ツールはありますが、Slack・Chatworkの両方と直接連携可能なものは多くありません。
Chatworkは、中小企業に多く導入されていることもふまえると、小規模のチームが電子契約システムをスムーズに契約するには、NINJA SIGNは理想的なシステムです。
5．価格
NINJA SIGNの料金プランは、以下のとおりです。
おすすめ電子契約システムの比較表
本記事では、テレワーク・リモートワークの業務改善につながる電子契約システムという観点で、さらに重視する項目別におけるベストなシステムを厳選しています。
改めてそれぞれのツール名称と特徴を比較表として解説します。
4社ともそれぞれセキュリティや電子契約システムの基本ツールを押さえたうえで、独自の強み・特徴を持っています。
電子契約システム導入の手順
電子契約システムを導入する際の手順を4つのステップに分けて解説します。
1．対象業務の決定
電子契約システムを導入する際、最初に導入する部署・対象とする書類の範囲を決定します。また、書類ごとにどの程度のセキュリティレベルを必要とするのかを検証します。
紙媒体の契約書に社判・認め印などを押印していた場合、電子契約システムを導入することで送付代・営業訪問コスト・収入印紙代などのコストを削減できます。
業務効率・実用性をふまえて導入範囲を決定しましょう。
2．システムの選定
必要とする業務範囲・セキュリティのレベル・必要とする機能から逆算して、システムを選定しましょう。
今回紹介した4つの要件の中で特に重視するポイントが確定している場合には、スムーズに決定できます。
3．運用ルールの決定
電子契約システムをスムーズに導入するためには、社内のルール作りが効果的です。
以下のポイントを意識することで、スタッフの反発や戸惑いを最小限に抑えられます。
- 一部の部署・業務範囲からスモールスタートで開始する
- 電子契約システムを利用する業務・目的・活用方法を明記する
- 社外の取引先に電子契約システムの利用対応を促すためのマニュアル・テンプレートを用意する
社内の混乱を防ぐために、あらかじめ入念に対応しておきましょう。
4．社内周知
導入の前には、社内に一斉に電子契約導入の旨を全社員に周知しましょう。
このとき、事前に作成したルールやマニュアルなども含めて、情報を漏れなく伝達することが重要です。
このとき、ビジネスチャットツールやビデオ会議ツールなどを活用すると社内通知がスムーズにおこなえます。
特に利用法をメンバーに直接伝える場合には、バーチャルオフィスツールやビデオ会議の画面共有機能を利用して実際の画面を見せながら情報共有するとスムーズです。
電子契約システムを導入しても残るテレワーク上の課題とは？
電子契約システムを導入しても、テレワークの質を向上するためにはいくつか課題が残る場合があります。
特に注意しなくてはならないのは、2点です。
- 電子契約システムを導入しても全ての業務がテレワーク対応できるとは限らない
- 社内コミュニケーションに課題が残っていると、電子契約システムを導入しても業務フローが改善されない可能性が高い
これらの課題・問題を解決するためにまず社内コミュニケーションが最適化されているか否かを確認する必要があります。
例えば、以下の問題が生じている場合は、先に社内コミュニケーションを見直さなくてはなりません。
- 報告・連絡・相談の漏れや遅延がしばしば起きている
- テレワークを導入したところ生産性が低下している
- コミュニケーション量が低下して、スタッフのモチベーションが低下している
テレワーク下でのコミュニケーションを見直すことにより、情報共有がスムーズになります。
さらに、既存の仕事の進め方ではうまく対応できない業務に対しても、代案や対策を話し合い、業務を最適化する動きが生まれます。
結果的に、業務改善・生産性向上につながる可能性が高いです。
まとめ：電子契約システムの高度な業務効率化にはVoicePingがオススメ
電子契約システムを導入することで、契約のコストを削減して業務効率化を図ることができます。
電子契約システムには多数の種類があるため、業務効率化を図るには自社の目的に合った電子契約システムを導入することが重要です。本記事では、4点の項目で厳選してベストなツールを紹介しています。
ただし、どんなにベストなツールを選んでも社内コミュニケーションに課題が残されている状態ではテレワークの業務効率の課題は改善できません。
そして、テレワークでのコミュニケーションを増やすために効果的なツールの一つがバーチャルオフィスツールのVoicePingです。
バーチャルオフィスツールとは、オンライン上での出社を実現し、テレワークでのコミュニケーションの課題を解決するツールです。Slack・Chatworkなどのビジネスチャット以上にオンラインでのコミュニケーションをスムーズ化できます。
バーチャルオフィスツールとVoicePingに関しては「【2022年版】バーチャルオフィスツール比較 12選！無料で即使えるツールも紹介。」に詳しく紹介されています。
電子契約システムを比較しながら導入検討しているものの、テレワークの業務改善が難しそうだと感じている方は、ぜひこの機会に、VoicePingのトライアル利用もしくは無料プランをお試しください。