働き方改革の推進や感染予防対策として導入されたWeb会議は、すっかり日常の一部になりました。オンラインで行うミーティングの目的も多様化し、さまざまなWeb会議ツールの中から目的に合わせて選ぶことも必要になってきています。
この記事では、Web会議システムを比較・検討されている方に向けて、
- Web会議システムの種類
- Web会議以外のリモート会議
- さまざまな利用シーン
- 選び方のポイント
- 目的別おすすめのWeb会議ツール
など、Web会議に関するお役立ち情報を紹介します。
Web会議とは
Web会議とは、インターネットを利用した会議のことで、オンライン会議とも呼ばれます。
パソコンやスマートフォンからWeb会議システムにアクセスして利用するもので、デバイスとインターネット接続環境があればどこからでも参加できるというメリットがあります。
会議は音声通話またはビデオ通話で行われ、従来は紙で配布していた会議資料を、画面共有機能で参加者全員の画面に表示させることができるようになりました。
Web会議が注目される背景
Webを利用して音声通話やビデオ通話を行うこと自体は最近急に始まったものではなく、Skypeで遠方の友人とビデオ通話したり、電話の代わりにLINEで通話したりといった形で使っていた方も多いと思います。
Webでの通話が1対1からグループ通話に、個人利用からビジネス用途に拡大し、会議の手段として浸透した背景には、以下のような理由が考えられます。
働き方改革の推進
「働き方改革」の3本の柱のひとつに、「多様な働き方の実現」があります。育児・介護・治療との両立やワークライフバランスの充実のため、場所や時間にとらわれない新しい働き方として、テレワーク・リモートワークの導入が進められました。
在宅で勤務する従業員以外に、業務委託契約を結び外部の人材にアウトソースするケースも増加しています。
オフィスに出社しないメンバーとの打ち合わせや業務連絡の手段として、Web会議が活用されるようになりました。
ICTの進歩
OA業務の増加から、企業ではデスクワークのスタッフに1人1台のパソコンを貸与することがが当たり前になりました。プライベートではスマートフォンやタブレットを所有する人が増え、個人用デバイスも年々高機能のモデルが発売されています。
高性能なデバイスが普及したことにより、Web会議は誰もが自分のデバイスを使って簡単に参加できる身近なものになりました。
自宅、オフィス、商業施設や飲食店などでもWi-Fiが整備され、デバイスを持っていればどこでも高速なネットワーク通信を行うことができるようになったのも理由の一つです。
新型コロナウイルスの影響
新型コロナウイルス感染防止のため、「3密（密接・密集・密閉）の回避」という方針が掲げられました。
密閉された会議室に参加者全員が集まって行う従来のやり方の会議は、まさにこの3密に当てはまったため、会議室に集まる代わりに自宅や自席から個別にWeb会議に参加する方法に変わったのです。
また、不要不急の移動自粛のため出張が制限される中で、遠方の取引先との打ち合わせは出張からWeb会議に移行していきました。
Web会議システムの種類
Web会議システムには大きく分けて2種類あるのをご存じでしょうか。2つの違いを簡単に説明します。
クラウド型（SaaS）
クラウド型のWeb会議システムは、ベンダーのサーバー上に構築されています。アカウントを発行すればすぐに利用できる手軽さがメリットです。一方で細かいカスタマイズには対応できないデメリットもありますが、低コストで導入でき、自社でメンテナンスを行う手間がないため人気があります。
オンプレミス型
オンプレミス型では、自社でサーバーを構築してWeb会議システムを運用します。サーバー構築から行うため導入には時間もコストもかかりますが、自社のポリシーに合わせてカスタマイズできるため、利便性を高めたりセキュリティを重視したい場合に有用です
Web会議とリモート会議の違い
Web会議と似た言葉に「リモート会議」があります。
「リモート会議」とは、Web会議を含め、遠隔で会議を行う手段の総称です。
グローバル企業や、国内に多くの拠点を持つ企業では、これまでも遠隔で会議を行うことがありました。
ビジネス用途で使われるリモート会議は大きく分けて以下の3つがあります。
Web会議
パソコンやスマートフォンからインターネットに接続して、音声通話やビデオ通話を行う方法です。
インターネットを介して音声や映像を送るため、安定した接続環境が必要になります。
Web会議システムには無料のものから、ビジネス向けの高機能なものまでさまざまなプランがあり、特定の用途に特化したサービスなども生まれています。
テレビ会議
テレビ会議システムは、会議室などに設置された専用の機器同士を接続するものです。各拠点の会議室にシステムを導入して、拠点間会議を行う際などに使われます。
専用端末の購入や工事などの導入コストがかかる点や、設置場所以外では使うことができないというデメリットがあるものの、個々のデバイスのスペックや接続場所の通信環境に左右されるWeb会議と異なり、安定した品質でミーティングを行うことができるというメリットもあります。
電話会議
電話回線を利用して行う音声のみの会議が電話会議で、リモート会議の中でも最も古くから使われているものです。
通常の電話は1対1の通話を行いますが、電話会議システムは3人以上での通話が可能になります。
音声のみで資料の共有ができないというデメリットがあるものの、設備の導入が比較的容易で、電話回線を利用することから通信も安定するため、Web会議が普及した現在でも需要があります。
Web会議システムとテレビ会議システムはここが違う
Web会議システムとテレビ会議システムは、遠隔でビデオ通話を行えるという点が似ており混同されがちです。
この2つの一番大きな違いは、Web会議はインターネット接続環境があればデバイスや場所を問わないのに対し、テレビ会議は設置型の専用端末から利用するもので、決まった場所以外では使えないという点です。
ほか、両者の違いには以下のようなものがあります。
Web会議のメリット
リモート会議の方法の中でも、安価で利用でき個人での導入も容易なWeb会議システム。対面の会議をWeb会議に変えることで生まれるメリットについてまとめました。
場所の制約がない
人が集まって会議をするには場所が必要です。
「来週会議をしたいのに、会議室が空いていない」「時間を延長して議論したいが、後の予約が入っていて退出しなければならない」といった理由で、会議をリスケしたり、中断しなければならなくなったことも多いのではないでしょうか。
Web会議では、会議室の取り合いは起こりません。また、オフィスの会議室のキャパを超える人数でも同時に接続できます。
会議出席のための移動時間や経費を削減
以前は、月に1回の定例会議のため、全国の支店長が本社に集まるといったことがよく行われていました。
北海道や九州などの遠方から本社へ移動するだけで、1日つぶれてしまいます移動にかかる時間をもっと生産的な活動に充てることができたかもしれませんね。
Web会議を使えば、開始時間の直前まで通常の業務を行うことができます。移動のための経費も削減でき、一石二鳥です。
資料の配布が容易になる
会議のたびに大量に資料をコピー。途中で間違いに気づいたら、修正して、印刷して、差し替えて……大きな会議になればなるほど、資料の準備にかかる労力は悩みの種でした。
Web会議では、「ファイル送信」機能で自分のパソコンから参加者にファイルを送ることができるので、事前の配布準備は不要です。会議中にちょっと見せるだけの資料であれば、参加者に配布せず「画面共有」で済ませることもできます。
迅速な意思決定が可能に
対面の会議はメンバーが集まって行っていたため、至急議論したいことがあってもすぐには対応できませんでした。
Web会議なら、参加者が出張などで遠方にいたり、会議室が埋まっていたりしても、メンバーのスケジュールさえ合えばすぐに会議を開催することができます。「今から10分だけ打ち合わせ」といった気軽な会議招集もしやすくなり、コミュニケーションの制約を取り除いたスピーディな意思決定が可能になりました。
コストを抑えることができる
Web会議システムには利用料がかかるものもありますが、比較的安価に設定されているサービスも多くあります。
また、クラウド型のWeb会議システムでは設備への投資が不要で、利用デバイスも業務で使用するパソコンやスマートフォンで済むため、テレビ会議など専用の設備を必要とするシステムに比べてローコストです。
Web会議がメインになれば、会社に広い会議室を用意したり、外部の貸会議室を手配する必要もなくなります。
Web会議システムの利用シーン例
「Web会議システム」といっても、用途は「会議」に限りません。Web会議のメリットを活かして活用されている例を紹介します。
商談・面接
商談や採用面接にも、最近ではWeb会議の利用が浸透しています。
移動の負担がなくなったことで、営業マンは1日に複数件の商談を並行して進めることができるようになりました。重いカタログや資料を持ち運ぶ必要もなくなり、商談のたびに資料を印刷する必要もなくペーパーレス化にも貢献しています。
対面が必須と考えられていた採用面接も、最近ではWeb会議システムを利用する企業が増えてきました。
選考をWeb会議システムで行うことにより応募者の幅が広がり、遠方からも優秀な人材を集めることが可能になったのです。
数人のグループでの通信手段
Web会議ツールは電話の代用としても使われています。
Wi-Fi環境では分単位の通話料金を気にする必要がないため、ちょっと長話をしたい時に使う方も多いのではないでしょうか。
少し前までは「テレビ電話」というと特別感のあるものでしたが、カメラ付きのスマホの普及で、気軽にビデオ通話を行う機会も増えました。登録した宛先をワンタップで通話でき、家族や親しい友人などのグループを作成すれば、自宅の居間やカフェに集まる感覚でいつでもどこでも会話ができます。
数百人規模のイベント（研修・セミナー）
Web会議システムには数百人規模で同時接続できるプランや、数千人が視聴できるオプションがあり、研修やセミナー、講演会にも向いています。
アンケート機能で参加者の理解度を調査しフォローを行ったり、レコーディングした研修映像を教材として使用したりと、Web会議システムの機能を活用してより成果を高めることも可能になっています。
Web会議システムの選び方
Web会議の普及にともない、バリエーション豊かなWeb会議システムが次々と登場しています。無料で使えるプランも多く、目的や通話の相手によってサービスを使い分けることも少なくありません。
一方、企業でWeb会議システムを使用する場合、セキュリティや費用の観点から、各自で別々のサービスを自由に使用するのではなく、利用範囲を明確にしたうえで、全員で同じサービスを使うのが好ましいといえます。
企業の担当者がWeb会議システムを選ぶ際に注目すべきポイントを解説します。
費用
Web会議システムの利用料は、機能や利用規模によって異なります。一般的に、多機能のものほど高額になり、利用人数が多くなるほどユーザー1人当たりの料金は割安になる傾向があります。利用目的や必要なライセンス数を確認して予算を組みましょう。
Web会議の導入目的に経費削減があるならば、上位のプランを選ぶと結果的に高額になってしまう場合もありますので注意が必要です。
音声・映像の品質
ビジネス利用の場合、品質が重要です。同じプレゼンでも高画質・クリアな音声であればイメージアップにもつながります。逆に、映像や音声が乱れたり途切れてしまっては、せっかくの商談が台無しになりかねません。
各Web会議システムの仕様を確認するとともに、トライアルなどで実際に使ってみることをおすすめします。
同時接続数
Web会議システムのプランを比較すると、利用人数の上限にかなり開きがあることに気づきます。
無料プランでは基本1名または少人数、有料プランでは数十名から数百名とさまざまです。
企業で導入する場合は、全員が普段のコミュニケーション手段として使うのか、イベント時に特定の人のみが使うのかなど、実際の利用シーンを想定してプランを選びましょう。
大規模なイベントで大人数の視聴者へ配信する場合はオプションで対応できることもあります。
ユーザー管理方法
法人プランがあるWeb会議システムでは、ユーザーごとに権限を設定して、アクセスできるユーザーの管理や機能の制限を行うことができます。
アカウントごとに権限を分けたり、不要な機能をロックすることで、安全かつ自由度の高い運用が可能になります。
セキュリティ
企業でWeb会議システムを使う際に気を付けなければならないのは、情報漏洩など重大なセキュリティリスク。機密情報を扱うWeb会議で情報漏洩が起きてしまうと、信用を回復することは困難です。
暗号化などのセキュリティ対策を施したWeb会議システムを選ぶと同時に、安全なネットワーク接続先から使用するように徹底しましょう。
操作性
ユーザーのITスキルに開きがある場合は、操作性を重視する必要があります。
日常的なコミュニケーション手段として社内に普及する場合は時に、誰にでも使いやすいデザインであることが重要。アイコン表示があるものや、直感的に操作できるものを選ぶのが得策です。
関連機能
音声通話・ビデオ通話・チャットなどの基本機能以外に、各サービスで特色のある機能を備えています。
勤怠・時間管理・共同作業・文字起こしなど、業務を効率化するツールを備えたシステムを選べば、会議中だけではなく、通常業務での生産性アップにもつながります。
【同時接続数1～100人まで】社内・小規模ミーティング向けWeb会議システム5選
従業員数が100人以下の事業者での社内コミュニケーションやプロジェクトメンバーでの打ち合わせなど、少人数の決まったメンバーでのWeb会議は、リアル会議に匹敵するスピード感が重要。
導入の容易さや、誰でも分かるシンプルな操作がオンラインでのコミュニケーションを活性化させます。
また、少人数でのオンラインコミュニケーションでは目的がはっきり決まっている場合が多いので、その分野に特化したサービスを選ぶのもポイントです。
VoicePing
テレワークでのチームのコミュニケーションを活性化させるバーチャルオフィス「VoicePing」。
バーチャルオフィスのフロアでは、アイコンを近づけたり、相手を近くに呼ぶだけで通話開始。会議室の機能を使うと、他のメンバーをワンクリックで会議室に招待してすぐにWeb会議を始めることができる。文字起こしやホワイトボードなどの共同作業ツールも充実。
リモートワークが中心でも、リアルオフィスに劣らないスピード感でのコミュニケーションを実現。
Skype Meet Now
出所：https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
Skypeのビデオ通話を、よりWeb会議向けに進化させた新サービス「Skype Meet Now」。
料金は無料、アプリのインストールもアカウント作成も不要で、最大100人・時間無制限のWeb会議が作成できる。
ワンクリックで手軽に会議を開催でき、画面共有やレコーディング、背景ぼかしなど、有料ツールに匹敵する機能が搭載され、ビジネス用途でも利用可能。
Google Meet
出所：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
Googleが提供するWeb会議ツール「Google Meet」。
Googleアカウントさえあれば利用でき、Webブラウザ上で起動するので、Googleユーザー同士ならば面倒な準備不要ですぐにWeb会議を開始できる。もともとは法人向けのソリューション「G Suite」の一部として開発されたサービスのため、セキュリティに優れているのが特徴。無料版は60分の時間制限があるものの、最大100人までのWeb会議を行うことができる。
Google Workspace有料契約で最大500人までの会議を開催できるが、ウェビナー向けのオプションはない。
Chatwork
出所：https://go.chatwork.com/ja/
2019年－2021年の3年連続でビジネスチャット国内利用者数No.1を獲得した、中小企業向けのチャットツール。
チャット内で音声・ビデオ通話を行う「Chatwork Live」では、フリープランは1対1の通話、有料プランでは最大14人までのWeb会議を行うことができる。
通話中に利用できる機能は画面共有、音声・カメラのミュート。チャットに参加しているメンバーのみが通話に参加できるため、招待したいメンバーを含めたグループチャットを作成しておく必要がある。
※年間契約の場合
どこでもショーバイ
出所：https://www.showby.cloud/detail/
ホスト（主催）とゲスト（お客様）の1対1にフォーカスした、商談特化のWeb会議ツール。登録した資料をすぐに送信できるファイル共有、Sansan・Eightのオンライン名刺URLをワンクリックで送る名刺交換、クラウドサインと連携した電子契約書送信など、対面の商談に劣らないスムーズな進行が可能。
商談回数に上限のある無料プランと、回数・時間無制限のユーザー課金プラン、ルーム課金プランがある。有料プランは日単位契約で解約も容易。
【同時接続数100人以上】大規模ミーティング向けWeb会議システム5選
従業員数が100人を超える企業や、数百人の参加者を招待する大規模ミーティング・ウェビナーを開催する場合には、同時接続ライセンス数や最大参加人数の条件を満たすプランを選ばなければなりません。
開催規模によっては、大規模ミーティングやウェビナー向けのオプションの検討も必要です。
Zoom
出所：https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
新型コロナウイルスの影響で利用が拡大し、Web会議の代名詞のようになったZoom。
誰でもすぐに使い始められる手軽さが魅力の一方で、時間無制限のビデオ通話やクラウド録画も可能なビジネス向けのプランも完備。
大人数を招待するWeb会議の開催には、大規模ミーティングアドオン（最大1,000人）、ウェビナーライセンス（最大10,000人）などのオプションがある。
Cisco Webex Meetings
出所：https://www.webex.com/ja/index.html
世界シェアトップのWeb会議システム。各国の政府機関でも使用されており、セキュリティにも定評がある。
多言語に対応し、英語をはじめ100を超える言語にAIリアルタイム翻訳を実装し、大規模なグローバル会議の開催にも最適。
ウェビナーオプションでは参加者数最大10,000名まで対応。
Microsoft Teams
出所：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
Microsoftが開発・提供するコミュニケーションツール。
Skype for Businessの後継に当たり、チャットやビデオ通話・会議が可能。Microsoft365のチームコラボレーションのハブとしての役割を持つ。Microsoft365アプリとの連携が容易で、Word、Excelなどは共同編集もできる。
TeamsとSharePointOnlineのライセンスが入っているプランで使えるウェビナー機能では、最大1,000人（視聴のみのブロードキャストモードでは10,000人）までのセミナーを配信可能。
LiveOn
ASP・SaaS・クラウドアワード2013「支援業務系グランプリ」受賞・2020年SIタイプ（オンプレミス）シェアNo,１を誇る国産Web会議システム「LiveOn」。
独自技術によるクリアな音質・フルHD画質で臨場感のある映像の評価も高い。AESによる暗号化でセキュリティも万全。
日本製・完全自社開発商品のため、サポートも手厚い。導入が容易なASP版（クラウド／SaaS型）と、セキュアな環境で大規模なカスタマイズも可能なイントラパック版（オンプレミス）がある。
sMeeting
出所：https://ddreams.docomo-sys.co.jp/smeeting/index.html
ドコモ・システムズ提供のWeb会議システム。
ドコモグループ・NTTグループが蓄積したノウハウを活かし、機能が一目で分かる大きめのアイコンと分かりやすい画面構成でストレスなく操作できる。
音声圧縮コーデックとして、高圧縮・低遅延なOpusを採用し、聞き取りやすく途切れの少ないクリアな音質を実現。SSL通信による暗号化に加え、キャプチャ抑止・会議終了時のクライアントデータ削除などの高レベルなセキュリティ対策を実装し、機密情報を扱う会議も安心。
同時接続ライセンス数ごとのプランになっており、機能に違いはないため、利用規模により無駄のないプラン選択ができる。
社内でのスピーディなWeb会議にはVoicePing
Web会議だけではなく、テレワークでの業務効率化も狙うなら、バーチャルオフィス「VoicePing」がおすすめ。
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