2017年3月に「チャットベースでのワークスぺース」として登場したMicrosoft社のTeamsは、Skype for Businessの統合や無料の個人版リリースなどにより、存在感を高めています。
テレワークやオンライン業務の効率化のために、Teamsを利用中・導入検討中という方もいらっしゃることでしょう。
MS Teamsを含めたビジネスコミュニケーションツールは、業務の生産性に直結するため、メリット・デメリットの精査が重要です。
特に、デメリットを分析して解決策を検討することが生産性向上への最短ルートになります。
この記事では、MS Teamsの特徴、デメリットや代替ツールの機能を通して、テレワークでのベストな働き方を提案します。
MS Teamsの概要・メリット
デメリットについて紹介する前に、MS Teamsの基本的な機能やメリットを解説します。
Temasを未導入の方は、まず概要・メリットからツールの全体像をイメージしてください。
1. 基本機能（有料プラン・無料プラン）
MS Teamsは、Office365をベースにしたオンラインチャットツールです。基本機能は、以下のとおりです。
- チャット
- 通話
- オンライン会話（大人数でのビデオ会議が可能）
- ファイル共有や画面共有
Teamsには、複数のプランがあります。
プランごとの料金をまとめたものが以下の表です。
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|---|---|---|---|---|---|
プラン | Teams 無料 | Essentials | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
1ユーザーあたりの月額（税別） | 無料 | 430円 | 540円 | 1,360円 | 2,180円 |
ビジネス用途として多くの企業に導入されているのは、月額540円のBusiness Basicです。同時接続300人・30時間のオンライン会議が可能など、大半の中小企業が必要とする基本機能を備えており、さらにWeb会議の録画・文字起こしなどの付加機能も搭載されています。
無料プランは100名の同時接続・60分のオンライン会議であり、ゲストユーザーの招待が不可であることから、最小規模の社内コミュニケーション用としての導入が想定されます。
2. Teamsならではの3つの特徴・メリット
Microsoft製品の連携
Teamsの最大の特徴が、Word・Excel・PowerPointなどのOFFICE製品との連携です。
Teams上でメンバー同士の資料の共有ができるため、リアルタイムに情報を確認して必要に応じて修正・上書き・削除などの作業をおこなうことができます。資料を受け取った側は、毎回PCにデータを保存する必要がありません。
アクセスデータ解析サイト「StatCounter」によると、世界のOS市場においてMicrosoft社は73.72%を占めています。多くのビジネスユーザーが業務で利用しているOSとの連携性にすぐれているということは、業務の生産性向上にも直結しそうです。
コミュニケーションの改善に効果的
Teamsは、コミュニケーションの改善にも効果的です。チャットや通話機能でユーザーが通話料を負担することなく接続できるため、テレワークにも効果的です。
Business Basic以上のプランでは、セキュリティ面の対策もほどこされているため、LINEなどのコミュニケーションツールよりもビジネス用途に適しています。
便利機能によりテレワークの生産性を向上
Teamsは、テレワークの生産性向上を目指して設計されており、オンライン会議の録画・文字書き起こし・業務の進捗状況の共有などの機能を搭載しています。
ただしこれらの機能の活用は、月額540円のBusiness Basic以上のプランに限定されてはいるため、プランの選択に注意が必要です。
MS Teamsの デメリット｜導入時の懸念点
約73%ものシェア率を誇るMicrosoft社の製品との連携がスムーズなTeamsにも、懸念点があります。特にテレワーク・リモートワークを導入する際には、ツールのデメリットが生産性や業務の質に大きく影響することもあります。
1. Microsoft製品以外との連携が弱い
近年のWebツールは、複数のツール・アプリを連携させる使用法が主流となっています。
Teamsは、Zoom（Web会議ツール）・Trello（タスク管理）・Box（クラウドストレージ）などの外部ツールとの連携が可能です。
ただし、TeamsはOFFCE365やMicrosoft製のツールとの連携を前提としている面があり、他のビジネスコミュニケーションと比較すると連携可能なアプリが少ないことは否めません。
したがって、タスク管理やワークフローなどすでに他のアプリを導入されている企業様においては逆に負担が増えるケースが想定されます。
2. 操作性が直感的ではない
Teamsのユーザーがしばしば不満点として挙げている点が、他のコミュニケーションツールほど操作が直感的ではないという点です。
コミュニケーションツールは、年代層の高い方からパート・アルバイトまであらゆるユーザー層にとって使いやすいことが重要視されます。例え少人数であっても、「使いづらい」「使いこなせない」と感じるユーザーがいると、情報共有が滞るリスクがあるためです。
また、具体的にはファイルやデータを共有した際の検索性が低いという声が多く聞かれます。テレワーク・リモートワークでは大量の資料・データを送受信するケースが想定されるため、検索の度に時間が取られるのは大きなデメリットです。
海外製のツールでは、しばしば日本人向きではないものがあります。テレワークに便利なツールが多数あるからこそ、全員にとって使いやすいツールを選ぶことが重要です。
3. 通信データ量が重い
ビデオ会議の際に多くのデータ量を消費する点も、Teamsのデメリットの一つです。
その結果、電波の不安定な箇所で使用したり、スペックの低いPCで使用したりすると、音声が途切れたりスムーズな操作ができなかったりするなどの弊害が生じます。同時にバッテリーの消費量も多いです。
オフィスで使用する場合には、通信データ量についてのデメリットはそれほど感じられないかもしれません。しかし、テレワーク・リモートワークでは、社員の自宅やコワーキングスペースなどでの利用が想定されるため、使用中に不都合が生じる可能性があります。
4. テレワークの孤独感解消には至らない
Teamsは、メンバーの状況（社員一人ひとりのリアルタイムでの出退勤や仕事の状況）を確認する機能が搭載されていません。
コミュニケーションを取る際には、チャット機能を使用して呼びかけるか、あらかじめ時間を設定してWeb会議を開催するかのいずれかです。
アイデアが思いついたときに情報を共有したり、何気ない雑談をしたりするには適していないため、「オンラインならではの孤独感の解消や他チームとのコミュニケーションの活性化に失敗した」との声が利用者から上がっています。
社員の孤独感が強くなると、会社への帰属意識が弱まり、モチベーションや生産性の低下につながります。
MS Teamsのデメリットを解消するための対策
Teamsのいくつかのデメリットは、他のツールの運用や働き方の工夫などにより対策を取ることができます。この章では、Teamsのデメリットを解消するための対策を提案します。
1. バーチャルオフィスツールの導入
Teamsのデメリットである「オンラインの孤独感」や「ツールの操作性」のベストな対策は、バーチャルオフィスツールです。
バーチャルオフィスとは、Webの画面上にデジタルのオフィス空間に社員一人ひとりの分身となるアバターが配置されるオンラインツールです。バーチャルオフィスを導入すると、アバターの動きや画面上の状態によって一人ひとりの働きが確認できるため、一緒にオフィスで仕事をしているような感覚で仕事ができます。
一般的にバーチャルオフィスツールでできることは、以下のとおりです。
- 会社に出社しているような感覚での働き方
- チャット機能・資料共有・画面共有・オンラインビデオ通話などのビジネスチャット機能全般
- 社外スタッフの招待
- 他のWebツールとの連携
- 直感的な操作
バーチャルオフィスにもさまざまなツールがあるため、使用感・デザイン・機能・連携できるアプリ・価格などはサービスごとに異なります。しかしながら、オンラインでの生産性を飛躍的に高めるツールとして、現在注目を集めています。
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2. チャットツールの併用
Teams以外にもSlack・チャットワーク・Discordなどビジネス用途で使用できるチャットツールは多数あります。
これらのツールはTeamsの競合製品ですが、併用することで弱点を補完することも可能です。
例えば、Slackはメンバーを無制限に招待できる代わりに同時他社通話は25名までしか接続できません。一方で、Teamsは招待メンバーに制限はあるものの大人数でのWeb会議が可能です。
使い方によってはデータの管理が煩雑になったり、Webの容量が重くなったりするなどのデメリットはあるものの、利用中のサービスを継続しつつデメリットを解消したい方にとっては選択肢の一つとなるでしょう。
3. テレビ会議システムとの併用
Teamsの音質や使い勝手に不安を感じる方は、テレビ会議システムとTeamsを併用するという方法もあります。
テレビ会議システムは、インターネット回線ではなく電話回線を使用したものが一般的です。その分回線は安定していますが、どちらかといえばオフィス同士をつなぐイメージのものです。
Teamsでは顧客や他の支社とのやりとりに不安が生じる場合、検討されてみてはいかがでしょうか？
MS Teamsにデメリットを感じる方にオススメはVoicePing
Microsoft製のツールとの連携にすぐれたMS Teamsは、コミュニケーションツールとしてさまざまなメリットがありますが、同時にデメリットもあります。
Microsoft社のアプリ・ツールを中心に使用し、さらにそれらの利便性を高めたいという方にとっては生産性の向上が期待できますが、ツールで使用するアプリの種類や導入目的によってはデメリットが大きく感じられるでしょう。
Temasのデメリットを解消し、社員が会社に出社している場合と同様の働き方を実現するためのオススメツールは、バーチャルオフィスのVoicePingです。
VoicePingは、バーチャルツールのなかでも特に以下の点ですぐれています。
- 会議から気軽な雑談までメンバー同士や外部の顧客とのコミュニケーションを活性化できる
- 安定した回線で、テキスト・ビデオ通話・オンライン会議などをストレスなく実施できる
- リアルタイムに資料・画面の共有ができる
- メンバー１人１人の勤務状況がリアルタイムに分かる
VoicePingは、IT機器の操作に慣れていない方でも戸惑うことなく利用できる設計となっているため、「機能はよいけど使いこなせない」といった問題とも無縁です。
生産性を阻害する要因であるデメリットを解消し、最善の形でテレワーク・リモートワークを推進したい企業様は、VoicePingをぜひご検討ください。
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