テレワークを実施する企業にとって、コミュニケーション不足によるパフォーマンス低下やチームの弱体化は深刻な問題です。
コミュニケーションを促進すべく、チャットツールやWeb会議ツールを導入したり、定期的な報連相を行ったりしても、期待した結果が得られないことも新型コロナウイルス感染拡大で働き方が大きく変化した今、テレワーカーが直面するコミュニケーション不足の本質を理解し、対応することが多くの企業に求められています。
テレワークのコミュニケーション不足は、量の問題だけではありません。コミュニケーションの根底にある「信頼関係」の構築ができていなければ、コミュニケーションの量や頻度を増やしても効果がないのです。
サイボウズ社のチームワーク総研が実施した「テレワークのコミュニケーション」に関するアンケート」によると、9割のワーカーはテレワーク勤務の中で業務に関わるコミュニケーションの時間を取ることができており、さらに8割が「現在のコミュニケーション時間は適量である」と回答しています。
しかし、業務外のコミュニケーションはほとんどできていない結果を示しています。
業務に直接関わらないコミュニケーション時間数の質問では、業務外の会話が「0分」と回答した人が4割にも及びました。
業務の会話は、スケジュールされたWebミーティングなど、コミュニケーションのための時間を意識的に作っているからこそ維持できているとも言えます。
これに対し、業務外の会話は、わざわざスケジュールして行うものではありません。顔を合わせているからこそ、自然発生的に生まれるケースがほとんどです。
一般的に雑談のためにわざわざWeb会議を開こう、とはならないのです。
テレワーク環境下で失われたコミュニケーション機会
業務外の会話をする機会が減っている原因として、会えば会話が発生するけれど、そもそも顔を合わせる機会がないということが第一に挙げられます。
さらに、テレワークの普及と時期を同じくしてスタートした「新しい生活様式」の中で、人が集まる場所や習慣を変えざるをえなくなったことも、コミュニケーション不足に拍車をかけることとなりました。
職場での自然な会話が生まれていたシチュエーションを思い出してみてください。最近では、随分様子が変わってしまっていることに気がつきます。
自分のチーム、島での会話
オフィスでは、自席で仕事をしながらも、同じ島のメンバーやチームの仲間と会話するのが普通でした。
しかし、現在はリモートワークやハイブリッドワークで、オフィスに出社しても近くに全く人がいないことは珍しくありません。
また、ソーシャルディスタンスの確保という理由から、わざと距離を取って遠くのデスクを使うのが推奨されることもあります。隣席にいたはずの同僚が、ちょっと話しかけるには遠い位置まで離れて座っているのは、今や当たり前の光景です。
共用スペースでの立ち話
テレワークでは立ち話用のスペースがありません。チャットツール、ビデオ通話などで人に話しかけるのは、特定の人に用事がある時に限られがちで、親睦を深められる軽い会話が生まれづらくなっています。
リアルオフィスでも、テレワークやハイブリッドワークでオフィスを縮小した結果、共用スペースをなくしてしまうことも少なくありません。
ランチ、飲み会
感染症対策のため、ランチ・飲み会など人が集まる会食の開催は避けられるようになりました。
親しい人と個人的に飲みに行く機会はあっても、普段交流のない他部署のメンバーや、なかなか本音を交わす機会がない上司と仕事以外の話をする機会は作りづらくなってしまいました。懇親会がなく、新入社員や異動してきた社員との接点がないという話は、最近よく耳にする話題の一つです。
コミュニケーション減少による影響
冒頭のアンケートの結果から「雑談がなくても、業務に関わる会話は足りているのだから仕事上は問題ないのでは」と考える方もいらっしゃるかもしれません。
けれども、雑談をしたことがない相手と仕事の会話をするのは非常に難しいものです。
相手のことを知らなければ、表面的なことにしか触れない形だけの会話で終わってしまう可能性が非常に高くなります。
日常的なコミュニケーションの減少が仕事に与える影響には、次のようなものがあります。
上司や同僚と信頼関係が築けない
特に若手にとって、仕事の悩みや問題をいつでも相談できる相手は必要です。
ところが、普段雑談ができる距離感ができていない状態で、いきなり深刻な話題を振るのは難しいものです。職場に相談できる相手がいなければ、問題解決できずに、成長が停滞してしまいます。
また、信頼関係ができていないと、ミスをしたり結果を出すことができなかったりしたときに1人で抱え込んで、辛い思いをすることも多々あります。
上司にとっても、普段顔を見ることもなく、連絡の頻度も低い部下がきちんと仕事しているのかどうか不信感を抱いてしまうことも。
チーム内での温度差が広がる
オフィスで他の社員と顔を合わせる機会がある人と、テレワークがメインの人との間に、情報格差ができてしまうことは避けられません。
さらに、オフィスのメンバーが感じている現場感がテレワーク環境では希薄になるため、自分だけ温度差を感じてしまうことがあります。
孤独を感じる
コロナ状況下で就職した世代の中には、入社時からずっとテレワークで、懇親会はおろか、上司や同僚と会ったことすらない人もいます。そのような場合、チャットやWeb会議ツールがあったとしても、自分から誰か捕まえて話すことの難易度が高くなってしまいます。
また、一人暮らしの人は、オン・オフ共に人と話す機会がほとんどなくなってしまうことも珍しくありません。
テレワークでのコミュニケーションが難しい理由
新型コロナウイルスの世界的な流行に伴うテレワークの急増を受けて、Zoom、Slackなどのコミュニケーションツールが大幅に利用を伸ばしました。
現在もテレワークを実施する多くの企業では、リモート環境でのコミュニケーション対策としてすでに何らかのツールを導入していると思われますが、チャットやビデオ会議では、コミュニケーションにかかる心理的なハードルを越えられないということが浮き彫りになっています。
話しかけるタイミングを測りにくい
テレワークでは、話をかけたい時に「今ちょっといいですか？」とメッセージを送ることから始めるパターンが多いです。
会話すればすぐに済むことでも、チャットで一言断るためのコミュニケーションコストが発生しています。そもそも、相手が今会話できない状態であれば、チャットを送る時間や返信を待つ時間も無駄になってしまいます。
話しかけられても気づきにくい
チャットが送られてきていても、通知を見逃して気づかないことはよくあります。重要度の低いメッセージや直接メンションされていないメッセージは、基本設定で目立つ通知が来ない場合が多いです。
メッセージが放置されたまま時間が経つと、会話の熱量は下がっていってしまいます。
また、「チャットを送ったのに反応がない。。」と寂しい思いをしてしまい、積極的にコミュニケーションを取ること自体を諦めてしまうことも。
テキストコミュニケーションで生まれる行き違い・誤解
テキストコミュニケーションの最大の弱点は、表情や感情がわからないことです。冗談めかして言ったことでも、文字だけだと冷たい印象になり、誤解やトラブルを招くこともあります。
テキストコミュニケーションの情報不足を補うために生まれたのが絵文字やスタンプですが、これらも見る人によって解釈が異なる部分があり、感情やニュアンスを伝えるのに十分とは言い切れません。
反応に時間がかかる
チャットの返信にかかる時間には個人差があり、複数人で会話できるグループチャットを使用したとしても、リアルタイムにスピーディな会話をテキストで再現するのは困難です。
誤解を避けよう、正確に伝えようと思うあまり慎重になり、文章作成に時間がかかってしまうこともあります。
交流する相手が限られる
チャットやビデオ通話では相手を指定して会話を開始しますから、基本的にこちらが用事のある相手としか会話しません。
一方、オフィスでは、近くの人の話が聞こえてきて自然に会話に混ざったり、会話している内容に全く別の人が反応してくれたりして、交流が広がっていきます。
明確な目的を持った会話しかしない・いつも同じ人としか会話しない環境では、新しい発見や思いがけないチャンス発生の期待値は大幅に少なくなります。
テレワークでの雑談を増やすための試み
テレワーク環境では、目的のない会話や相手を選ばない雑談をするための場がないため、コミュニケーションを活性化するには意識して機会を作らなければいけません。
チャットツールやビデオ会議ツールを入れただけで安心していては、社内の雑談文化は廃れ、業務で関わりのある範囲の人としか人間関係を築けなくなってしまうことも考えられます。
かといって、強制的に雑談をする機会を設けても、盛り上がらないであろうことは目に見えています。
テレワークのコミュニケーション改善には、各自が気の向いた時にちょっと会話できる、程よい距離感の雑談環境を整備することが最善です。
テレワークやハイブリッドワークで働く環境が違っても雑談ができる方法として、次の2つをおすすめします。
- チャットツールに雑談専用スレッドを設置する
- メタバースオフィスを使う
1.チャットツールに雑談専用スレッドを設置する
チャットは基本的に特定の相手やグループを選んで投稿するもので、通常は自分に届いたメッセージにしか返信しません。
「ちょっと雑談したいけど、誰かいないかな」「この話題にリアクションしてくれる人と会話したいな」といった、目的も相手も定めない会話をするためには、少々工夫が必要です。
チャットツール上に雑談専用のスレッドを作成して解放しておけば、雑談したい人が自然と集まります。
グループやプロジェクトのスレッドには、無関係の話題を書き込みづらいこともあります。こうした場合も雑談スレッドを活用するのがよいでしょう。
2.メタバースオフィスを使う
チャット上で雑談スレッドを設置しても、見てくれる人がいないと寂しいままです。直接声を聞けるわけでもないので、オフィスにいる時ほどの効果は得られません。そこで、おすすめなのが、メタバースオフィスを利用することです。
メタバースとは、インターネット上の仮想空間のことです。オンライン上にオフィスを構築し、社員のアバターを出社させることで、物理オフィスに代わる社員の活動拠点としたのが「メタバースオフィス」です。
一人ひとりがアバターを持って仮想空間に出社しているので、その人のアバターを見れば誰がいるのかが一目でわかります。ツールによっては、離席中や取り込み中を知らせるステータス表示機能もあるので、声かけのハードルがぐっと下がります。
気軽な雑談からプロジェクトミーティングまで。メタバースオフィスが注目される理由
メタバースオフィスが他のコミュニケーションツールと異なる点は、オープンな「場」が存在していることです。
連絡先リストの中から相手の名前を選んで行うチャットや通話は、二者間での閉鎖的な会話に留まります。
メタバースオフィスでは周りに他のメンバーが存在しています。
近くにいる人を巻き込んだり、気になるグループに飛び入り参加したり。
いつも周りにみんながいるから、「相談する相手がいない」と困ることもありません。
画面上で動く他のメンバーを見ていると、「本当にそこにいる！」というのが実感でき、連帯感・一体感が生まれます。
メタバースオフィス「VoicePing」でコミュニケーション活性化
雑談不足の解消が目的の場合のメタバースオフィス選びのポイントは、
- コミュニケーションコストを抑えることができる
- 相手の様子がわかる
- 会話の自然発生が促される
- カスタマイズ自由度が高い
- アイディア次第で多様な使い方が可能
VoicePingには、これらを満たす魅力的な機能が備わっています。
操作もシンプルで定着率が高く、誰もが自分のオフィスとして愛着を持てる空間です。
ワンクリックで声かけ・呼び出し
フロア内にいるメンバーへの声かけは、ワンクリックするだけ。リアルオフィスで相手の名前を呼ぶのと同じくらい簡単です。
遠くにいる相手も一瞬で近くに呼ぶことができます。
会話可能なタイミングがわかるステータス表示
アバターは現在の状態を表すステータス表示つきで、話しかけていいタイミングがわかるようになっています。
相手が離席中と知らずに声をかけてしまったり、取り込み中の相手に話しかけて邪魔をしてしまったりといったことが起こらないから、話しかける人・話しかけられる人の双方にストレスがありません。
近くの会話が聞こえるフロア
自分の近くの声が聞こえるので、興味のあるトピックの会話が耳に入ってきたら飛び入り参加したり、巻き込みたい人の近くで会話を始めるなど、会話に新たな展開を生むチャンスが溢れています。
休憩スペース、雑談場所が自由に設定できるレイアウト
VoicePingのフロアレイアウトは、画像ファイルを使用して自由に設定可能。
座席表や写真を使って実際の間取りを再現することもできますし、雑談用の共有スペースを作成することもできます。
ミーティングにもランチ会にも使える会議室
VoicePingの会議室は鍵なし・鍵ありが選択できるから、定例会議や面談だけではなく、オンラインランチ・飲み会など多用途で活躍します。
文字起こしや共同作業の機能もあるので、オンライン交流会のアイスブレイクとして簡単なゲームや企画を行うのも面白いでしょう。
まとめ
雑談や業務外のコミュニケーションは、チームメンバー間の信頼関係を築くために欠かせないものです。
お互いの存在感を感じることのできるメタバースオフィス「VoicePing」は、メンバー間の自然な交流を促し、エンゲージメントを高めるために最適な空間です。
テレワーク・ハイブリッドワークのチーム力の強化に、ぜひオンライン出社を試してみてください。
