많은 기업이 원격 근무를 도입하는 가운데, 비대면으로 업무를 관리하고 팀 간 커뮤니케이션을 원활하게 하는 것이 하나의 과제로 떠오르고 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 VoicePing을 도입하여 업무 환경을 혁신적으로 개선한 글로벌 IT 기업 YNS의 아베 씨와 하야시 씨를 만나 이야기를 나누어 보았습니다.
글로벌 시장과 디지털 혁신을 선도하는 YNS
간단한 자기소개 부탁드립니다.
아베 씨: 저는 P&C 매니저를 맡고 있는 아베입니다. P&C라는 부서는 일본에서는 다소 생소한 명칭이지만, 정식 명칭은 People & Culture로, 필리핀에서 총무, 노무, 인사 업무를 통합적으로 담당하는 팀입니다.
하야시 씨: 저는 기획홍보부에서 근무하고 있는 하야시입니다. 우리 부서의 미션은 다양하지만, YNS를 더 많은 사람들에게 알리고 팬을 늘려가는 것이 저의 역할입니다.
YNS는 어떤 사업을 하고 있나요?
하야시 씨: 저희 회사는 고객의 업무 효율화를 지원하고 신규 사업을 설계하는 IT 기업입니다. 단순히 시스템이나 앱을 개발하는 것뿐만 아니라, IT 컨설팅부터 유지보수까지 원스톱 서비스를 제공하고 있습니다.
일본과 필리핀에 거점을 두고 있으며, 일본에서는 고객 대응 및 프로젝트 관리를, 필리핀에서는 개발을 주로 담당하고 있습니다.
VoicePing을 도입하게 된 계기를 알려주세요.
아베 씨: 기존에는 다른 회사의 가상 오피스를 사용하고 있었는데, 요금제 개편을 계기로 새로운 서비스를 검토하게 되었습니다. 여러 서비스를 비교하는 과정에서, IT 기업들이 필요로 하는 다양한 기능을 갖춘 VoicePing이 가장 적합하다고 판단했습니다.
또한, VoicePing 팀의 지원이 매우 친절하고 명확해서, 질문에도 신속하게 답변을 받을 수 있었고, 덕분에 도입이 수월하게 이루어졌습니다.
VoicePing: 원격 근무에 최적화된 가상 오피스 솔루션
실제로 사용해 본 소감은 어떠신가요?
아베 씨: VoicePing은 IT 기업이 개발한 가상 오피스답게, 원격 근무에 특화된 다양한 기능이 제공됩니다. 덕분에 업무 생산성 관리가 크게 향상되었습니다.
특히, 타임 트래킹 기능이 큰 장점인데요. 기존에는 작업 시간을 대략적으로만 추정했지만, VoicePing을 통해 정확하고 간편하게 시간 관리가 가능해졌습니다. 또한, 관리자 화면에서 근무 시간을 한눈에 확인할 수 있어, 출퇴근 및 근태 관리도 훨씬 편리해졌습니다.
회의 호출 기능도 매우 유용합니다. 이전에는 회의 참가자들에게 매번 회의실 정보를 전달해야 했지만, VoicePing에서는 “회의 참가” 버튼만 누르면 자동으로 입장할 수 있어 업무 효율성이 높아졌습니다.
팀원들의 반응은 어떤가요?
하야시 씨: 팀원들도 업무 효율성이 향상되었다고 긍정적인 반응을 보이고 있습니다. 예를 들어, 타임 트래킹 기능을 활용하면 업무 시간 배분을 명확하게 파악할 수 있어, 개인 및 팀 차원의 시간 관리가 최적화되었다는 의견이 많았습니다.
또한, 음성 인식 및 자동 번역 기능도 기존 툴에서는 제공되지 않았던 기능이라 협업에 큰 도움이 된다는 반응이 있었습니다.
개인적으로는 가상 오피스를 인테리어할 수 있는 기능이 마음에 듭니다. 저희 부서는 미팅룸에 소파 세트, 커피, 케이크를 배치해 더욱 편안한 분위기를 연출하고 있습니다.
아베 씨: 리모트 근무 중에도 현장의 분위기를 느낄 수 있다는 평가도 있습니다. VoicePing의 워크스페이스에서는 사용자의 아이콘이 한쪽에 정렬되어 있어, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 실시간으로 확인 가능합니다.
이를 통해 업무 진행 상황을 직관적으로 파악할 수 있어, 따로 확인하거나 문의하는 수고를 덜 수 있어 매우 편리합니다.
또한, 10분마다 화면을 캡처하는 기능도 있는데, 향후 업무 개선 프로그램을 시작할 때 이 기능을 활성화하는 것이 사내 규칙으로 정해졌습니다.
VoicePing을 사용해 본 후, 추가적인 의견이나 개선점을 공유해 주세요.
아베 씨: 저희는 매일 일본과 필리핀의 다양한 멤버들과 크고 작은 회의를 진행합니다. 영어를 유창하게 구사하는 직원들 중 일부는 음성 인식이 특정 단어나 뉘앙스를 정확히 반영하지 못하는 경우가 있다는 피드백을 주었습니다.
하지만 영어에 익숙하지 않은 직원들에게는 자동 번역 기능이 회의 내용을 이해하는 데 큰 도움이 되고 있습니다.
하야시 씨: 자동 음성 인식이 때때로 잘못된 단어로 변환되는 경우가 있지만, 기능 자체는 매우 유용합니다. 저는 홍보 담당자로서 필리핀 멤버들을 인터뷰할 기회가 많은데, 이전에는 녹화된 영상을 보며 수작업으로 텍스트를 정리해야 했습니다.
이제는 VoicePing에서 자동으로 생성된 영어 자막을 바로 다운로드할 수 있어, 작업 시간이 크게 줄었습니다.
혁신적인 솔루션으로 고객의 니즈에 대응하다
앞으로의 계획이 있으신가요?
하야시 씨: 현재 저희 회사는 일본과 필리핀에 약 100명의 직원이 있으며, 대부분 원격 근무를 하고 있습니다. 이러한 환경에서 팀 생산성을 높이고 원활한 커뮤니케이션을 유지하기 위해 VoicePing을 적극 활용해 나갈 계획입니다.
비즈니스 측면에서는, 패키지 제품을 더욱 강화하고, 노코드 개발을 활용한 솔루션을 확장하는 등 다양한 고객 니즈에 더욱 효과적으로 대응할 수 있도록 준비하고 있습니다.
회사 소개: YNS
- 설립: 2009년 7월
- 소재지: 일본 도쿄도 다이토구 히가시우에노 1-6-2 토요 빌딩 6층
- 사업 내용: 웹 시스템 및 앱 개발, IT 컨설팅, IT 인프라 지원
- 웹사이트: https://y-n-s.co.jp/
VoicePing에 대해
VoicePing은 1주간 무료 체험이 가능하므로, 관심 있는 분들은 부담 없이 문의해 주세요. 온라인 설명회 신청 및 자료 다운로드도 가능합니다.
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