2024-07-05

AI와 STT 기술을 활용한 업무 효율 극대화 : AI요약 회의록 작성 앱 추천 BEST 5

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현대 사회는 빠르게 변화하고 있으며, 이 속도에 발맞추기 위해 많은 기업들이 다양한 기술을 개발, 도입하고 있습니다. 특히, 인공지능(AI)과 음성 텍스트 변환(STT) 기능은 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 혁신적인 도구로 주목받고 있습니다.

수기로 작성해왔던 회의록도 이제 예외가 아닙니다. AI와 STT 기술을 활용하면 회의 중 실시간으로 논의 내용을 기록하여 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 예를 들어, 음성을 자동으로 캐치해 내용을 기록하고, 요약하는 기능을 통해 회의 참가자들은 회의에 더욱 집중할 수 있고, 신속한 정보 공유도 가능해지죠.

이러한 기술을 통해 기업들은 보다 효율적으로 회의를 운영하고, 업무의 연속성을 유지할 수 있습니다. 이와 같은 이점때문에 직접 회의에 이러한 툴의 도입을 고려하는 분들도 많으실 텐데요, 이번 블로그에서는 회의록의 정의, 작성 방법부터 이러한 작업을 더욱 효율적으로 만들어주는 여러 AI요약 회의록 앱 소개까지 깔끔하게 정리해 소개해드리겠습니다.

효율적인 회의 운영을 위한 회의록 작성, 지금부터 시작해봅시다.

회의록이란?

회의록은 회의에서 논의된 내용, 결정 사항, 참여자, 일정, 장소 등을 기록한 문서입니다. 회의록의 주요 목적은 회의 중 논의된 내용을 정확히 기록하여 후속 조치나 참고 자료로 활용할 수 있도록 하는 것입니다. 회의록은 보통 다음과 같은 내용을 포함합니다:

회의 정보: 회의 날짜, 시간, 장소, 참석자
회의 목적: 회의의 주제나 논의할 사항들
논의 내용: 각 항목별로 논의된 내용, 의견, 제안 사항 등
결정 사항: 회의 중에 결정된 사항이나 합의된 내용
후속 조치: 결정을 실행하기 위한 각 멤버들의 다음 업무
기타 사항: 기타 중요한 정보나 다음 회의 일정 등

회의록 작성 방법

step 1. 회의 전 : 준비

아젠다 설정 및 참석자 확인:
회의의 주제와 목표를 명확히 설정합니다.
논의할 항목들을 사전에 정리합니다.
참석자 명단을 확인 및 정리 ➡️ 참석 독려

step 2. 회의 중 : 기록

주요 논의 사항과 결정을 명확하게 기록:
중요한 논의 사항과 결정을 명확하게 기록합니다.
주요 발언자, 논의된 주제, 결론 및 액션 아이템을 빠짐없이 작성합니다.
*액션아이템: 각 참가자가 회의 후 취해야 할 조치 및 기한
가능한 한 간결하고 명확하게 , 후속 조치에 바로 참고할 수 있도록 메모합니다.

step 3. 회의 후: 정리

기록 정리 및 공유:
회의가 끝난 후, 작성한 회의록을 정리합니다.
불필요한 내용을 제거하고 중요한 정보를 강조하여 정리합니다.
정리된 회의록은 관련된 모든 참석자와 공유하여 후속 조치가 원활하게 이루어질 수 있도록 합니다.

AI요약 회의록 앱의 높은 활용성

“OO씨가 이번에는 회의록 작성 좀 부탁해요. 아, 이번에는 해외 클라이언트도 있으니까 알아서 메모 잘해줘요. 근데 뭐, 통역사있으니까 걱정은 말고요 ”

이번에는 실제로 회의록을 작성할 차례입니다. 하지만 현재의 기업들은 국내에만 한정해서 활약하기를 넘어 전세계에 지사와 사업체, 거래처를 두고 활동하고 있는만큼 가끔은 외국인 멤버들이 참가하기도 합니다. 아젠다부터 논의 사항, 주제, 액션 아이템을 메모하기도 바쁜데 이렇게 통역사의 말까지 주의깊게 들어야 하는 상황도 발생할 수 있죠. AI 인공지능과 STT 기술은 이 상황에서 빛을 발합니다.

AI와 STT (음성 텍스트 변환) 기술이 어떻게 도움이 될까요?

실시간 번역: AI 기반 STT 기술을 사용하면 회의 중 실시간으로 발언을 텍스트로 변환할 수 있으며, 동시에 다국어 번역도 가능합니다. 이는 외국인 멤버들이 참여하는 회의에서 특히 유용하며, 통역사의 도움 없이도 원활한 실시간 의사소통이 가능합니다.

정확한 기록: AI는 발음을 정확히 인식하고, 문맥을 이해하여 정확한 회의록을 작성합니다. 따라서, 중요한 내용이 빠지거나 왜곡될 걱정이 없습니다.

자동 요약: AI는 회의록을 요약하여 중요한 정보만을 추출하고, 이를 팀원들에게 신속하게 공유할 수 있습니다. 이는 긴 회의록을 읽는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있게 해줍니다.

효율적인 정보 검색: AI 기술을 통해 회의록 내에서 키워드 검색이 가능하여, 필요한 정보를 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 이는 후속 작업을 진행할 때 큰 도움이 됩니다.

실사용 예시

독자분들의 팀이 글로벌 프로젝트를 진행하고 있다고 가정해봅시다. 각기 다른 시간대와 언어를 사용하는 팀원들과의 회의에서, AI와 STT 기술이 기존의 수고를 어떻게 단축하는지 그 유용함을 생각해보세요.

회의 시작 전: 회의에 멤버들을 초대합니다. AI가 자동으로 멤버를 파악하여 참가자를 기록합니다

회의 중: STT 기술을 통해 회의 내용을 실시간으로 음성 텍스트로 변환하고, 다국어 번역을 통해 모든 팀원이 이해할 수 있도록 합니다.

회의 후: AI가 회의록을 자동으로 요약하고, 중요한 액션 아이템을 팀원들에게 할당합니다. 또한, 회의록은 클라우드에 저장되어 언제든지 접근, 공유할 수 있습니다.

회의록 앱을 오픈하고 회의에 참가자를 초대하는 것 말고는 많은 태스크가 줄어듭니다. 이처럼 AI 요약 회의록은 작성뿐만 아니라, 전체 회의 과정을 혁신적으로 변화시키는 유용한 툴 중 하나입니다.

효과적인 AI 요약 회의록 작성 앱을 선택하는 기준 5가지

위와 같은 용이함으로 AI 요약이 주목받고 있는 지금, 여러 서비스는 획기적이고 독특한 기능을 제공하여 눈길을 끌고 있습니다. 그렇다면, 수많은 옵션 중에서 어떻게 효과적인 회의록 작성 앱을 선택할 수 있을까요?

아래에 중요한 5가지의 포인트를 정리해보았습니다.

1. 음성 인식 정확도

회의록 작성 앱에서 가장 중요한 기능 중 하나는 음성 인식의 정확성입니다. 높은 정확도를 제공하는 앱은 말한 내용을 정확하게 텍스트로 변환하여, 회의록 작성의 신뢰성을 높여줍니다. 특히 다양한 억양과 발음을 인식할 수 있는 능력이 중요합니다. 또한 각 앱 별로 특화된 언어가 있는 경우도 있으므로 체크가 필요합니다.

예를 들어, 해외사업소가 전세계에 퍼져있는 경우, 사내 공용어가 영어라하더라도 국가 별로 고유의 악센트가 있거나 , 단어 표기가 다르고는 합니다. 이것을 정확하게 인식할 수 있어야합니다.

2. 사용자 편리성

직관적인 유저 인터페이스로 처음 사용하는 사람도 쉽게 익힐 수 있어야합니다. 제공하는 기능이 배로 많아진 현대의 서비스들. 그것을 편리하게 접근하고 이용할 수 있게끔 설계된 앱만큼 활용도가 높을 수 있을까요? 직관적인 인터페이스와 간단한 사용법을 제공하는 앱이 더 효과적인 것은 물론, 최소한의 교육으로 사용할 수 있어야 기업 도입에도 더욱 편리합니다.

3. 보안

회의록에는 민감한 정보가 포함될 수 있으므로, 보안과 개인정보 보호는 필수 요소입니다. 강력한 암호화 기능과 데이터 보호 정책을 갖춘 앱을 선택해야 합니다. 또한 회의록의 무분별한 공유가 일어나지 않도록 앱 내 권한 분리도 가능해야합니다. 따라서 기업에서 회의록 앱을 도입할때에는 각 앱들의 프라이버시 정책과 이용 약관을 철저하게 체크하고 데이터 취급 및 보존에 대한 사항을 면밀히 파악해야합니다.

4. 무료 vs 유료 서비스

회의록 작성 앱을 선택할 때는 무료와 유료 서비스의 장단점을 비교하는 것도 중요합니다. 무료 앱은 비용 부담이 없지만 기능이 제한적일 수 있고, 유료 앱은 더 많은 기능과 높은 정확성을 제공하지만 비용이 발생합니다. STT를 이용한 기능 제공의 경우, 사용 시간을 기준으로 유료 플랜의 종류가 나뉘는 경우가 많습니다.

예: 월 600분 X,XXX원, 월 2000분 XX,XXX원 등

5. 다양한 파일 형식 지원

회의록 작성 앱은 다양한 파일 형식을 지원해야 합니다. wav나mp3의 음원을 직접 업로드하여 AI요약 회의록을 만들거나. PDF, Word, 텍스트 파일 등 다양한 형식으로 저장하고 공유할 수 있어야 하며, 이를 통해 팀원 간의 협업이 원활해집니다. 또한, 다른 도구와의 호환성도 고려해야 합니다. 반대로, 보안의 관계로 자동 음성 녹취를 선호하지 않는 업무 환경이라면, 이것을 삭제할 수 있는지의 여부도 꼭 검토해야합니다.

AI 요약 회의록 작성 앱 추천 BEST 5

그렇다면, 수많은 옵션 중에서 어떤 회의록 앱이 가장 효과적일까요? 무료와 유료 서비스를 포함한 다양한 옵션을 고려하여, 여러분의 비즈니스 효율성을 극대화할 수 있는 최고의 앱들과 그 특징들을 소개합니다.

1. VoicePing: 실시간 화상 회의 43개국어 번역 & 회의록 작성을 동시에

「VoicePing」는 효율적인 AI 회의록 작성을 제공하는 VoicePing 주식회사가 개발한 음성 번역, 회의록 작성 서비스입니다. VoicePing은 ChatGPT가 아닌 자체 AI 모델을 활용하므로 정보 유출이나 기타 보안 측면에서 걱정할 필요가 없습니다.

회의 요약 기능과 회의록 자동 생성 기능을 지원하여 회의록 작성의 부담을 줄이고 , 세분화된 요약 및 음성 녹음, 공유 기능으로 편하게 회의에 집중할 수 있어 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

또한, 43개 언어를 지원하는 VoicePing은 실시간 번역 & 자막 표시 & 공유도 가능하므로, AI요약 회의록과 더불어 글로벌 비즈니스에 다방면으로 이용가능한 효과적인 툴입니다.

아래는 Zoom에서 진행되는 회의에서 실시간으로 음성 텍스트 변환을 하는 데모 영상입니다.

[특징]