재택근무 및 하이브리드 팀은 주로 채팅 도구와 화상 회의 도구를 함께 사용하여 업무를 진행합니다. 그러나 실제로는 2~3분이면 끝나는 간단한 대화를 위해 채팅으로 미팅 시간을 확인한 후, 화상 회의 URL을 공유하고 회의를 시작하기까지 여러 단계를 거쳐야 하며, 이에 따라 커뮤니케이션 비용이 커집니다. 이번에는 이러한 문제를 해결하기 위해 VoicePing을 도입한 WEB 마케팅 종합 연구소의 이사 겸 인사 본부장인 고바야시 카즈나리 씨에게 이야기를 들어보았습니다.
먼저, 사업 내용에 대해 알려주시겠습니까?
고바야시: 저희는 ‘아키바레 홈페이지’라는 홈페이지 제작 서비스를 제공하고 있습니다. 원래 창업자가 대기업 IT 컨설턴트 출신으로, 대기업뿐만 아니라 중소기업도 저렴한 비용으로 이용할 수 있는 서비스를 만들자는 취지로 시작된 서비스입니다. 월정액 4,900엔이라는 저렴한 가격으로 제공되며, 현재 1만 개 이상의 기업에서 이용하고 있습니다.
우리 회사는 홈페이지 제작에 필요한 CMS(콘텐츠 관리 시스템)를 개발하며, CMS 도구의 OEM 판매도 진행하고 있어, 유료 CMS 중에서는 국내 시장 점유율 1위를 차지하고 있습니다.
고객분들께서 저희 서비스를 이용하시는 이유는, 저렴한 가격 외에도 SEO에 강력하다는 점을 들 수 있습니다. 사실 우리 회사는 웹을 통한 온라인 마케팅만으로 고객을 유치하고 있으며, 전화 방문 영업 방식으로 리드를 획득하는 일은 하지 않습니다. 이런 SEO에 강한 조직이 웹 마케팅용 서비스를 제공한다는 점이 신뢰를 얻는 데 기여하고 있다고 생각합니다. 또한, 고객 지원 센터를 운영하여 CMS 운영 중에 어려운 점이 있을 때 전화로 문의할 수 있다는 점도 큰 장점이라고 생각합니다.
주로 어떤 고객분들이 이용하시나요?
저희는 주로 중소기업을 대상으로 고객 유치에 특화된 홈페이지 제작 서비스를 제공하고 있습니다. 특히 지역 시장을 대상으로 하는 고객이 많은데, 세무사 같은 전문 직업, 치과, 물리치료 병원, 그리고 결혼상담소 등의 고객이 많습니다.
채팅과 화상 회의의 '중간 영역'을 커버하고 싶었다
VoicePing을 도입하게 된 계기에 대해 알려주시겠습니까?
고바야시: 우리 회사는 코로나 사태 이후 사무실을 축소하고 관리 부서를 제외한 모든 부서를 완전한 재택근무 체제로 전환했습니다. 코로나 이전에는 90명 이상의 팀원이 부서 간의 벽 없이 한 곳에서 대면으로 소통하는 문화가 자리 잡고 있었습니다. 그런데 코로나로 인해 갑자기 완전한 재택근무로 전환하게 되면서, 커뮤니케이션 문제가 부각되었습니다.
처음에는 Chatwork의 텍스트 기반 소통과 Zoom 화상 회의를 결합해 커뮤니케이션을 시도했습니다. 하지만 그 ‘중간 영역’이라고 해야 할까요? 그것을 커버할 무언가가 필요했습니다.
예를 들어, 채팅으로 ‘지금 Zoom으로 연결할까요?’라고 묻고, ‘좋아요. 지금 시작하죠’라는 대답을 받고. 또 화상 회의 URL을 공유하고 , Zoom으로 대화를 시작하는 과정을 반복해야 했습니다. 이러한 커뮤니케이션 비용은 원래 한 곳에 있으면서 2~3분 안에 필요한 것을 물어볼 수 있던 저희 팀에게는 높은 비용이었습니다. 그래서 그 중간 영역을 커버해 줄 도구를 찾기 시작했습니다.
또 다른 이유는 ‘관리’ 부분입니다. 한 곳에서 모두가 서로를 볼 수 있는 상태에서 팀을 관리하던 것처럼, 재택근무를 하면서도 모두의 상황을 시각화할 수 있는 기능이 필요했습니다. 다른 도구들도 많이 있었지만, 필요한 기능이 없거나 사용하기 복잡해서 VoicePing을 선택하게 되었습니다.
팀의 일체감과 누구에게도 질문하기 쉬운 분위기가 형성되다
도입 후, 문제 상황은 해결이 되었습니까?
고바야시: 네, 거의 해결되었습니다. 예전에는 10분 정도 걸리던 일이 이제는 대략 5분 정도로 줄었습니다. 하지만, 한 곳에서 모두가 함께 일할 때와 같이 2~3분 만에 해결되던 감각까지는 아직 도달하지 못했습니다. 특히 관리 측면에서는 아직 회사 내에서 완전히 활용하지 못하고 있는 부분이 있어, 앞으로 더 발전시켜 보고자 합니다.
도입 후 사내 반응은 어떻습니까?
고바야시: 처음에는 새로운 커뮤니케이션 도구가 추가된 것에 대해 어느 정도 저항감이 있었던 것이 사실입니다. 특히 영업부에서는 이메일까지 사용하고 있으니, 써야 하는 도구가 많다는 의견도 있었습니다.
그러나 여러 시도를 거치며 서서히 익숙해지고, 팀에도 잘 스며들었다고 생각합니다. 특히 회의실과 층을 분리해 공간을 효율적으로 사용하면서, 한 곳에서 함께 일하던 때와 같은 ‘일체감’을 느낄 수 있게 되었습니다. ‘같은 곳에서 일하고 있다’는 느낌과 함께, 질문하기 쉬운 분위기를 조성할 수 있어서, 이 부분은 팀원들 모두에게서 사용하기 편리하다는 평가를 받고 있습니다.
또한, 상사 입장에서는 호출 기능이 있어 즉시 소통이 가능한 것과 팀원들을 관리하는 면에서 편리함을 느낍니다. 원래 한 곳에서 일하던 것을 생각하면, 예를 들어 사장님 경우에는 다양한 사람들을 호출하는 일이 많았죠. 그 점을 반영한 시스템이 잘 활용되고 있다고 생각합니다.
고객의 업종별로 더 전문화된 서비스의 제공을 향하여
마지막으로 귀사의 향후 전망에 대해 알려주세요.
고바야시: 앞으로는 고객의 업종별로 더 전문화된 홈페이지 제작 서비스를 제공하고자 합니다. 지금까지와 같이 다양한 업종에 걸쳐 홈페이지 제작 서비스를 제공하는 것은 물론, 향후에는 업종별로 더 깊이 파고들어 각각의 분야에 맞는 서비스 종류를 갖추어, 더 많은 고객에게 신뢰받는 서비스를 제공하고자 합니다. 예를 들어, 현재 중점 분야 중 하나는 치과 홈페이지입니다. 치과의 경우, 자비 진료와 보험 진료용으로 홈페이지를 나누는 것이 필요합니다.
하지만 전문성을 갖추고 광고 가이드라인을 위반하지 않는 치과 홈페이지를 만들기 위해서는 치과와 광고에 관한 충분한 지식을 갖춘 사람이 필요합니다. 이를 위해 우리 회사에서는 치위생사 출신이자 웹 컨설팅 경험도 있는 하세가와 부장이 이 분야의 사업을 이끌고 있어, 고객들이 안심하고 맡길 수 있는 홈페이지를 제공하고 있습니다.
이렇게 각 업종에 맞는 깊은 전문성을 갖춤으로써, 경쟁사들이 쉽게 따라올 수 없는, 그동안 제공되지 않았던 홈페이지 서비스를 개발하고 싶습니다.
VoicePing에 대하여
VoicePing은 최대 5명까지 모든 기능을 무료로 이용할 수 있는 제품이므로, 관심이 있으시다면 부담 없이 체험해 보세요!
VoicePing의 홈페이지는 링크를 통해 방문할 수 있습니다.
