テレワーク下で生産性を高められる監視ツール・方法・導入手順とは?

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Akinori Nakajima
Akinori Nakajima
CEO at VoicePing

テレワークでの業務に関して社員を監視する方法がしばしば議題に上がります

  • 上司や同僚の目が届かなくなる環境下で、社員がサボらずに業務をこなしてくれるだろうか?
  • 仕事の進捗が滞りなく進むだろうか?
  • 社員のプライベートでのオンライン利用から会社のネットワークセキュリティが危険に犯されることはないだろうか?

監視ツールなどを導入して運用することで、これらの疑問や不安に対処し、さらに生産性の維持・向上に役立てることができます。

ただし、テレワーク下の社員監視についてはプライバシーの問題など、注意すべき点もあります。

この記事では、テレワーク化での社員の働きを監視するためのツールのメリット・デメリット・導入方法などについて解説します。

テレワーク監視ツールに必要とされる機能・役割

テレワークでの社員の働き方を監視する必要性について詳しく確認していきましょう。

「監視」には、少しネガティブな響きがありますが、効果的に監視をおこなうことは企業側だけでなく社員側にとっても大きな意義があります。

1.勤怠管理・サボり防止

監視ツールの最も代表的な意義は、社員の勤怠管理です。

テレワーク化で勤怠管理が重要とされるのは、社員のサボりと長時間労働を防止するためです。

上司や部下の目が届かなくなることで、勤務時間中に社員が当たり前のようにサボるようになってしまうと、業務が滞り生産性が低下することは言うまでもありません。

一方で、厚生労働省の資料「テレワークを巡る現状について」によると、テレワーク導入により労働時間が増えたという労働者が約半数存在します。長時間労働は、社員のモチベーションや仕事の質の低下に加え、健康被害を引き起こすリスクも考えられます。

上司が部下を監視して一人ひとりの労働時間や状況を正確に把握することは、業務時間と質を管理するために欠かせません。

2.進捗管理・業務管理

テレワークでの業務評価においては、プロセスよりも結果に重きを置く傾向が見られます。

結果を重視することは理にかなっていますが、プロセスの管理が軽視されると上司が進捗状況や全体の状況を把握できなくなることがあります。

一方で、オフィスで仕事をしているときのように社員一人ひとりがどの業務をどれだけおこなっているのかが可視化されていれば、状況の把握は容易です。もし、社員がおこなうべき業務に着手していない場合などは、上司や同僚が指示や注意喚起できます。

3.セキュリティ対策

セキュリティ面のリスクも重要なトピックです。「テレワークを巡る現状について」にも、セキュリティ面での懸念が課題としてあげられています。

昨今のサイバー攻撃は手口が非常に巧妙化しており、セキュリティ対策の弱いところからネットワークを経由して侵入するという手口が主流です。つまり、自社のサーバーやネットワークよりも、社員のPCや自宅Wi-Fiなどが標的になりやすいということです。

社員が、自社のデータや情報にアクセスした端末で信頼性の低いWebサイトにアクセスしたり、アプリをダウンロードしたりすると、自社のデータが危険にさらされるリスクがあります。

規定を設けるとともに、ツールなどにより物理的にセキュリティ対策を施すことも検討する必要があります。

テレワーク監視ツールを導入のリスク・デメリット

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テレワークの監視は非常に重要性が高いものの、リスクやデメリットも存在します。リスクを理解しないまま独断的に導入を推し進めると、訴訟トラブルや生産性の低下を招くリスクもあります。

この章では、3つの観点からテレワーク監視のリスク・デメリットを解説します。

1.違法・パワハラと判断される可能性

十分に注意しなくてはならないのは、テレワークの監視が「違法」「パワハラ」と見なされるリスクについてです。

少し古い例ですが、東京地裁において以下の判決が出されています。

監視される側に生じた不利益とを比較考量の上、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となる引用:電子メール・プライバシー事件/東京地裁平成13年12月3日判決

https://www.zenkiren.com/Portals/0/html/jinji/hannrei/shoshi/07886.html

違法と判断されるか否かの境目は、監視が適切な範囲内であることです。

例えば、会社貸与のPCを社員が業務目的で適正に使用していることを監視することは問題ないとされる可能性が高いでしょう。ただし、社員の個人所有のPCに対して監視ツールの導入を指示・命令する場合は「違法」と見なされる可能性が高いでしょう。

また、違法ではないと判断される可能性が高い場合に関しても、就業規則などで社員に対して監視の許可・確認をすることが重要です。

2.社員側のネガティブな反応

インターネット上で「テレワークの監視がうざい」といった否定的なコメントが複数投稿されています。

これらの投稿は、匿名情報であり敏感に反応する必要はないと思われるかもしれません。しかし、同様の投稿が少なくないことから、リスクと見なすべきだと考えられます。

これらの反応は、社員側に対して監視の意図・意義が共有されていなかったり、監視の導入が一方的だったりする際に起こりがちです。

社員が監視に対して否定的な場合、モチベーション低下から生産性の低下や離職率の上昇へとつながるリスクが考えられます。

3.導入の手間・負担

テレワークの監視ツールを導入するには、説明会や個別面談により社員に対して導入の意図を明確に伝え、さらに従業規則の変更などの手続きをおこなわなくてはなりません。

また、監視ツールの導入のための費用や、監視を実施したあとの運用についても負担の要因になります。

これらの手間・負担が大きくなりすぎると、生産性が低下してしまう可能性もあります。

テレワーク時の社員の勤怠状況を監視する方法

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テレワークの社員の監視についてはさまざまな方法があります。

導入の手間・コストを最小限に抑え、効率的に運用するには自社に合った方法を選択することが重要です。

1.勤怠管理ツール・テレワーク運用ツール

勤怠管理ツールやテレワーク運用ツールでは、社員一人ひとりの勤怠状況を1分単位で管理・把握できます。タイムカードの代わりにも利用することができ、給与計算をはじめとした労務管理とも連動できるツールが一般的です。

具体的な機能はそれぞれのツールによって異なりますが、勤務状況の管理に重きを置く場合には勤怠管理ツールを、業務の進捗状況やコミュニケーションなどに重きを置く場合はテレワーク運用ツールを導入するとよいでしょう。

2.Webカメラによる在籍確認

Webカメラをモニターとして使用すれば、社員が在籍して業務をおこなっているか否かをチェックできます。ZoomやTeamsなどのコミュニケーションツールには、ビデオ通話機能があるため、カメラ内蔵のPCさえあれば費用をかけずに導入することも可能です。

ただし、Web会議中に顔出しを強要すると社員からハラスメントとして受け止められるかもしれません。

Webカメラによる在籍確認は、慎重に運用する必要があり、なおかつ確認できる点が「社員がPCの前に在籍していること」に限られるため、監視目的での導入は難しいと考えられます。

3.アクセスログ・アプリの使用状況の確認

社員が安全にネットワークにアクセスしていることを確認する方法として効果的な方法は、アクセスログやアプリの使用・ダウンロード状況の管理をすることです。

例えば、VPNの設定をしたりあらかじめアクセス監視や接続制限が可能なアプリを導入した業務用PCを貸与したりすることにより、これらの監視・制限が可能になります。

VPNとは、Virtual Private Networkの略称であり、仮想のインターネット専用線のことを指します。VPN接続は、自社のネットワークの安全性を高める目的でも効果的です。

アクセスログ・アプリの監視をする際に重要なことは、監視の目的と程度をあらかじめ社員に共有して、理解を得ることです。

4.バーチャルオフィスなどオンラインツールの管理

テレワークの業務生産性を高めるバーチャルオフィスやビジネスチャットツールにも、社員の一人ひとりの仕事を監視できる機能が搭載されています。

これらのツールの最大のメリットは、テレワークの生産性向上を目標として作られていることです。結果的に管理だけでなく機能の向上も期待できます。

例えば、バーチャルオフィスツールの機能としては社員一人ひとりの在籍状況・使用しているアプリの状況などが確認できる機能があります。また、バーチャル空間のなかで社員同士で適宜ミーティングや打ち合わせをしたり、資料共有をしたりすることが可能です。

オンライン上ではありますが、社員一人ひとりが出社している状態と近い状態を作り出せるため、「監視」というよりも従来のマネジメントに近い間隔で業務を進めることが可能です。

テレワーク下で生産性向上につながるオススメ監視ツール5選

この章では、テレワーク・リモートワーク下で社員の監視目的として監視のために使用できるオンラインツールを紹介します。

社員の監視のみを目的にしているわけではなく、ビジネスの生産性が高まるツールを厳選しているので、ツール導入をご検討中の方はぜひ参考にしてください。

1.VoicePing【バーチャルオフィスツール】

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出所:https://voice-ping.com/

VoicePingは、2021年に登場したバーチャルオフィスツールです。

VoicePingを導入すると、オンライン上のオフィスに、社員の分身となる「アバター」を配置して、会社に出勤しているような感覚で業務を進められます。

VoicePingは、社員全員の現在の勤怠状況・使用しているアプリ・繁閑状況などが一目で確認できる仕様となっています。

オンラインの仕事は事務所での仕事とは別物と考えていらっしゃる方も多いかもしれませんが、VoicePingでは、以下の対応が可能です。

  • 参加できるメンバーに声がけをして、緊急の会議を開く
  • 手の空いているスタッフに対して気軽な相談・報告・雑談をする
  • 会議の中での資料共有や画面共有

バーチャル会議室の画面は、とても親しみやすいイラストで描かれており、社員も「監視されている」というネガティブな感覚を抱くことはないでしょう。

VoicePingは、テレワーク下での業務の質と社員の管理との両立を目指す方にオススメのツールです。

運営企業

VoicePing株式会社

url

https://voice-ping.com/

導入費用

無料プラン:5名まで

プレミアムプラン(20,000円/月):50名まで

エンタープライズプラン(要相談):50名を超える場合

 

2.Skysea【テレワークサポートツール】

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出所:https://www.skyseaclientview.net/

SKYSEAは、テレワークでの業務の可視化を重視しているツールです。テレワーク・リモートワークでも、社員一人ひとりが適切に業務ができるよう、以下の情報を監視します。

  • 社員のリアルタイムの勤怠状況(PCのON/OFF状況の確認)
  • 社内情報へのアクセス管理
  • 社員の残業時間の管理

上記の機能により、2021年12月31日時点で17,781ユーザーが契約しており、テレワークの監視ツールとしては国内最大のシェアを誇っています。

運営企業

Sky株式会社

url

https://www.skyseaclientview.net/

導入費用

サーバー+5ライセンス(5,500円~/月)

 

3.Qasee【業務可視化・勤怠管理ツール】
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出所:https://qasee.jp/

「仕事が見える、見えると変わる」をキャッチコピーとするQaseeは、業務の可視化にこだわったITツールです。

人・モノ・金の動きをWeb上でリアルタイムに管理することにより、以下の効果が期待できます。

  • 残業削減
  • コスト削減
  • 管理職の負担削減
  • 社員のモチベーション向上

Qaseeは、ツールを個別のPCにダウンロードするだけで導入可能です。ブラックボックス化しがちなテレワーク・リモートワーク下での評価が自動化・明確化され、さらに適切な業務配分につなげることも可能です。

テレワークでの社員の評価に課題を感じている企業様にオススメのツールです。

運営企業

Qasee株式会社

url

https://qasee.jp/

導入費用

個別見積もり

4.Teams+Office365【ビジネスチャットツール】

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出所:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/

Microsoft社製のビジネスチャットツール「Teams」と同社のOffice365を併用することにより、チームの行動を監視することができます。

Office365の「生産性スコア」という機能を活用すると、以下の情報を管理者が取得できます。

  • 使用したアプリの内容・利用時間
  • メールの送受信の件数
  • Teamsの利用状況

ただし、Office365では当初社員一人ひとりの行動を「監視」する機能を搭載予定でしたが、一部から「行きすぎた管理」と批判され機能を制限した経緯があります。

従業員とのトラブルが生じないように、慎重に規定を定めた上で運用する姿勢が重要です。

運営企業

Microsoft

url

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/

導入費用

Microsoft 365 Business Basic:

540円/月~(1ユーザーあたり)

 

5.zoom【Web会議ツール】

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出所:https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

Web会議ツールとして高い知名度と導入シェアを誇るzoomは、Webカメラ機能がテレワークの監視ツールとしてしばしば用いられます。

ただし、「Webカメラに常時接続」などの規定を会社側が設けた場合には、パワハラ・リモハラなどの違法性が問題視されるでしょう。

zoomは、多くのWebツールとの連携性にすぐれているため、勤怠管理ツールやグループウェアと連携することで、生産性向上や監視ツールとしての機能を高められると考えられます。

運営企業

zoom

url

https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

導入費用

無料~

 
監視ツールなどを用いてテレワークを管理する際に必要な手順

テレワークの社員の行動を監視するツールを用いる際に重要なことは、適切な手順を踏まえることです。手順を踏むことにより、社員からの反発を防ぎ、監視の効果を最大限に生かすことができます。

1.社員への説明

社員に対して、監視をおこなうことの必要性を説明して、同意を得ます。説明すべきポイントは、以下の点です。

  • 監視の目的と範囲
  • 社員のテレワークでの業務範囲や管理・評価基準
  • 監視のために導入するツールやPCの適切な使用法

テレワーク導入に際して決定しておくべきことは、厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」に詳しく記載されているので、ぜひ参考にしてください。

2.ツールの選定

テレワーク下にて効率的・効果的に監視をおこなうには、ツールの導入が不可欠です。自社の目的・用途・予算にあったツールを選定しましょう。

  • 勤怠管理ツール:1分単位での社員の勤務状況の管理
  • 業務の進捗状況の管理:バーチャルオフィス・ビジネスチャット
  • アクセス管理・アプリ管理:業務用PCの貸与・セキュリティソフト・VPNの構築
  • リアルタイムでの情報共有や資料共有:グループウェア・バーチャルオフィス・ビジネスチャット
  • 在籍確認:バーチャルオフィス・ビジネスチャット

これらのツールの大半は、連携して使用することが可能です。テレワーク・リモートワークの生産性・業務効率を高めるためにも、幅広くツールの機能や特徴を確認して、目的に合ったものを導入しましょう。

また、テレワーク関連のツールは社員の大半が日常業務として使用します。したがって、利便性が少しでも悪いと、ツールの使用率や業務の生産性に大きく影響することがあります。

使用者の目線に立って、直感的に使用しやすいツールを選定しましょう。

3.運用・チェック

テレワーク関連のツールは、導入して終わりではありません。むしろ重要なポイントは、効率的に運用できるか否かという点です。

  • ツールの導入により社員一人ひとりが効率的に業務を進められているか?
  • 管理者の業務負担が重くなっていないか?
  • 管理の漏れやセキュリティリスクなどは生じていないか?

導入後に、これらのポイントを意識的に確認し、必要に応じて使用ツールの変更・アップグレードなどを検討しましょう。

まとめ

テレワークで、生産性向上やセキュリティ対策を意識する際には、社員の管理が必要とされます。

「監視」の色合いが強く出過ぎると社員からの反発を招いたり、法律上の問題が発生したりするリスクがあるため、適切な対応を取ることが求められます。また、さまざまなツールのなかから、自社に最適なものを選択することも重要です。

当社のVoicePingは、テレワークでの社員の監視だけでなく、生産性向上につながる機能を搭載したオンライン上のワークスペースです。「監視」というよりもバーチャル上で「一緒に」働くという感覚を実感していただけるはずです。

テレワークの監視ツールを検討中の企業様は、ぜひ本記事の情報を参考に適切にツールの導入を進めてください。

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