多くの企業がリモートワークを導入する中で、非対面での業務管理やチーム間のコミュニケーションが一つの課題となっています。この課題を解決するために、VoicePingを導入し、業務環境を革新的に改善したグローバルIT企業、株式会社YNSの阿部さんと林さんにお話を伺いました。
簡単な自己紹介をお願い致します。
阿部さん：P&Cマネージャーを務めている阿部と申します。P&Cは日本ではあまり馴染みのない部署名ですが、正式名称はPeople & Cultureで、フィリピンで総務・労務・人事を包括したチームになります。
林さん: 企画広報部の林と申します。当部のミッションは多岐に渡りますが、YNSを多くの方々に知っていただき、ファンを増やすことが私の役目です。
事業内容を教えてください。
林さん：弊社はお客様の業務効率化や新規事業立ち上げを支援しているIT企業です。システムやアプリの受託開発のみならず、ITコンサルティングから保守運用まで一気通貫のサービスを提供しております。日本とフィリピンに拠点を持っているのですが、日本拠点では顧客対応とプロジェクト管理を、フィリピン拠点では開発を主に担当しています。
Voicepingの導入背景をお聞かせてください。
阿部さん：これまで他社のバーチャルオフィスを利用していましたが、料金プランの改定を機に別のサービスを検討することになりました。その過程で多くのIT企業が必要とする機能を備えているVoicePingが最適だと判断しました。また、VoicePingの社員の方々もユニークで、質問に対して丁寧かつ明確に回答をいただき、無事に導入することができました。
VoicePing: リモートワークに最適化されたバーチャルオフィスソリューション
実際に使ってみた感想はどうですか？
阿部さん: VoicePingはIT企業が開発したバーチャルオフィスだからか、リモートワークに特化した様々な機能を提供されています。おかげで、業務の生産性管理が大幅に向上しました。他のサービスにはないメリットを選ぶと、タイムトラッキング機能です。今までは作業時間をおおよそ推定するだけでしたが、タイムトラッキングで時間を正確かつ簡単に管理できるようになりました。また、管理画面を通じて勤務時間も確認できるため、勤怠管理がより容易になりました。ミーティング呼び出し機能も便利ですね。以前のツールではミーティング参加者に開催場所を毎回案内していましたが、VoicePingでは参加者が「ミーティングに参加する」ボタンをクリックするだけで直接会議室に入室できます。これらの機能がリモートワークを効果的にサポートしています。
チームメンバーからの評判はいかがですか？
林さん：チームメンバーからは業務効率が向上したとの肯定的な評価を聞いています。例えばタイムトラッキング機能は、タスクごとの時間配分を明確に確認できるので、個人やチームの時間管理が効率化されたと高く評価されています。翻訳や文字起こし機能も、以前使用していたツールにはなかったので、チームコラボレーションに良いという話もありました。個人的には、バーチャルオフィスを家具や背景でデコレーションできる点が気に入っています。私の部署ではミーティングルームにソファセットを置き、コーヒーとケーキを並べています。
阿部さん：リモートワーク中でも現場の雰囲気が感じられるという評価もあります。VoicePingのワークスペースでは、ユーザーのアイコンが画面の一方に並んでおり、誰がどの画面を開いているかが一目で分かるため、作業状況をリアルタイムで把握することができます。これで業務状況を確認したり尋ねたりする手間がなくなるので、非常に便利です。業務進行状況を明確に把握できるところから、リモートでも現場感が感じられて良いという声もあります。
また10分ごとに画面をキャプチャする機能もありますが、今後業務改善プログラムを開始する際にはこの設定をonにすることが社内ルールとして設けられました。
ありがとうございます。VoicePingを使ってみて、他に感想やフィードバックなどございますか？
阿部さん：弊社では日々、日本とフィリピン混合メンバーで大小さまざまな会議を行っています。英語を流暢に話す社員からは、文字起こしが特定の単語やニュアンスを正確に反映していないというフィードバックもありました。一方、英語に慣れていない社員にとっては、翻訳機能を通じて会話の流れを理解するのに役立っています。
林さん：文字起こしの際に違う単語に変換されている場合もあり、精度が上がればなと期待しております。しかしこの機能自体は非常に便利です。私は広報担当としてフィリピンメンバーにインタビューを行う機会がありますが、以前は録画データを見ながら手作業で文字起こしをしていました。VoicePingでは、英語で自動生成された文字起こしをすぐにダウンロードできるため、手作業が大幅に減りました。
革新的なソリューションで顧客のニーズに応える
今後の展望等はございますか？
林：弊社では現在、日本とフィリピンに約100名の社員が在籍しており、多くがリモートで勤務しています。このような環境でチーム内の生産性を向上させ、円滑なコミュニケーションを促進するためにもVoicePingを積極的に活用していこうと考えております。
ビジネス面では、パッケージ製品の充実化やノーコード開発を活用したご提案の拡張などにより、お客様の多様なニーズにさらにお応えできるよう準備しております。
株式会社YNS
▼会社概要
設立：2009年7月
所在地：東京都台東区東上野1-6-2 東陽ビル6F
事業内容：WEBシステム・アプリ開発、ITコンサルティング、ITインフラサポート
Webサイト：https://y-n-s.co.jp/
VoicePingについて
VoicePingでは2週間の無料トライアル期間があるため、お試ししたい方はお気軽にお問い合わせください。オンライン説明会の申込みや、資料のダウンロードも可能です。
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