今や連絡先交換といえば、メールアドレスの交換ではなく、LINEやMessengerのIDを交換して、便利にチャットを行う時代です。
最近はプライベートだけでなく、ビジネスの場面でも、メールアドレスの代わりにビジネスチャットツールを利用する企業が多くなりました。
この記事では、ビジネスチャットツールの機能や選び方、おすすめツールを紹介するとともに、使い方のコツやデメリットの克服方法についても説明します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットは、ビジネス利用を想定して開発されたチャットツールです。
LINEやMessengerなど個人用チャットツールをビジネス向けに進化させたもので、ファイル共有・ユーザー管理・暗号化などの機能を備えています。
また、オフィスではパソコンから・外出先からはスマホからと使い分けるケースも多いため、モバイルとPC両方で使用できるものが多いです。
ビジネスチャットツールの主な機能
ビジネスチャットツールの標準的な機能は以下の3つです。
テキストチャット
文字を打ってチャットする機能で、ビジネスチャットツールのメインの使い方です。
1対1のチャット、複数名で行うグループチャットがあるのは個人用のチャットツールと同じですが、ビジネスチャットツールでは管理者がグループを作成できるものもあり、あらかじめ部署別のグループを作成しておくことなどもできます。
音声通話・ビデオ通話
ビジネスチャットツールには、音声通話・ビデオ通話機能も搭載されているものが多いです。１対１の通話で電話の代わりに使用するだけではなく、ビデオ通話機能を使ってWeb会議を行うこともでき、リモートワークのメンバーとの朝礼・終礼などにも活用されているものもあります。
画面共有・ファイル送信
ビジネスでは、自分のパソコンの画面を見せて説明したい場面や、資料を相手に送りたい場面がありますね。
ビジネスチャットツールには自分の画面を相手に共有する機能が付いているものもあります。ただ見せるだけではなく、ツールによっては相手に操作権限を渡すこともできます。
個人用チャットツールのファイル送信は、送信できるファイルの種類が限られていたり、一定期間を過ぎると閲覧できなくなるものもありますが、ビジネスチャットツールのファイル送信はOfficeツールやPDFなど主要なファイル形式に対応しているケースが多く、ストレージの上限までは無期限で保存できるものが多いです。
ビジネスチャットを使うメリット
業務でビジネスチャットツールを使うメリットを紹介します。
会話のログが残る
ビジネスチャットは、オフィスでのちょっとした会話や相談、小規模なチームでの打ち合わせなどに使われることが多いですが、リアルで会話することとの大きな違いは、文字で記録が残ること。
口頭では、確認した内容を忘れてしまったり、言った言わないの議論になったりすることもありますが、チャットでやり取りした内容はスレッドを遡ればいつでも確認することができます。
画像やファイルを簡単に共有・検索できる
ビジネスではファイルの送受信が頻繁に行われます。ビジネスチャットツールでは、チャットにファイルをアップロードするだけで簡単に共有が可能。グループチャットやビデオ通話中にもすぐにファイルを共有でき、宛先を選ばなくても会話の参加者全員が閲覧することができます。
過去に受け取ったファイルを探す方法も簡単。ビジネスチャットツールは、これまで共有されたファイルを一覧表示したり、ファイル名で検索したりとファイル管理機能が充実していますので、いつ受け取ったファイルか思い出せなくても容易にファイルを見つけることができます。
話題ごとにスレッドを分けられる
チームやトピックでスレッドを作成できるのもビジネスチャットツールの特徴。
担当者全員に周知したい内容は、担当者のチームのスレッドに投稿すれば全員に届き、宛先漏れの心配がありません。
「プロジェクト」「勤怠」「雑談」など、トピックごとのスレッドを作成して利用ルールを決めておけば、話題が混ざることなく効率の良い報連相を行うことができます。
ワンクリックでリアクションができる
チャットツールには、「いいね」マークやスタンプ機能が付いているものもあります。
メンバーへの連絡や周知事項に「承知しました」「分かりました」と入力するのは手間ですが、「いいね」やスタンプで「確認しました」の意思表示となりますし、既読状況の確認にも使えます。
SNSや個人用チャットでカジュアルな返信に使う「いいね」やその他スタンプをビジネスで使うのはちょっと抵抗があるかもしれません。会社で使用を推奨していなかったり、失礼だと感じる人がいる場合もありますので、送る相手や場の雰囲気を考えて使用するのが良いでしょう。
使い方に合わせた権限設定ができる
社外の人とのコミュニケーションにチャットを使う場面も増えてきましたが、気になるのが情報漏洩やセキュリティです。
ビジネスチャットツールには、ユーザーごとの権限設定を行うことができるものもあります。あらかじめ、必要な機能に絞ったり、ポジションに合わせた権限を設定して用途以外の利用ができないようにしておけばセキュリティリスクを抑えることができます。
特定のメンバーやグループをメンションできる
チャットツールの「メンション」は、誰宛のメッセージかを明示する機能です。メンションされた人は通知が出るので、自分宛てのメッセージに気づきやすくなります。
チャットに投稿した内容はメンバー全員が閲覧できますが、特に読んでほしい人がいる場合や、担当者を指名したい場合などにはメンションが有効です。
ビジネスチャットとメールの使い分け
ビジネスチャットとメールは、どちらも文字でコミュニケーションを行うツールですが、それぞれに長所・短所があり、ビジネスシーンでは適切に使い分ける必要があります。
ビジネスチャットは軽い会話や議論向き
ビジネスチャットは立ち話レベルの相談や、意見を出し合う議論向きです。短い文章で簡単に返信ができるため、メールに比べて会話のスピードが速くなり、複数人が同時に返信しても全員の発言がすぐに画面に反映します。
メールでは1回の返信に時間がかかりますし、議論が続けば長い引用部分の付いたメールが増えていってしまいますが、チャットは会話がそのまま残りますので、経緯を追うのも簡単です。
証拠や記録を残したい場合はメールで
重要事項や決定事項など、証拠・記録を残しておきたい場合はメールの出番です。
チャットでは会話が時系列に並ぶため、どんなに重要な内容であっても時間が経てば流れてしまいます。
メールはフォルダ分けやフラグ管理で重要なものだけをマークしておくことができますし、ビジネス文書としての信用度もあります。
チャットの場合、投稿を後から編集・削除できることもありますので、エビデンスとしては弱いと言わざるを得ません。
個人用チャットをビジネスで使うべきではない理由
チャットを導入するならば、普段使い慣れているLINEなどの個人用チャットツールを使いたいという意見もありますね。
しかし、個人用チャットツールをビジネスで使うべきではありません。
複数のツールを使い分けるのが面倒だったり、連絡先を一本化したいという人もいますが、業務ではビジネスチャットツールを推奨するのには理由があります。
情報漏洩のリスク回避
個人用のツールのビジネス利用には、情報漏洩などのリスクが伴うことは言うまでもありません。情報漏洩は一度起きてしまうと、企業としての信用を回復するのは困難です。
ビジネスチャットツールには、暗号化機能や通信の保護などのセキュリティ対策が施されています。また、デバイスの紛失や乗っ取りなどで悪用された場合も、管理者にてアカウント停止やデバイスの初期化などの迅速な対応を行い、被害を最小限に食い止めることができます。
情報持ち出しの制限
個人用のツールやデバイス上に業務上の情報を保存すると、情報を容易に社外へ持ち出せてしまいます。
閲覧専用や一時的な利用を目的とした資料も、個人デバイスに保存すれば自由に使えます。ユーザー管理機能のない個人用チャットツールでは、管理者が情報を削除することもできません。
さらに、社員が退職した場合にも情報を回収することができないため、退職後も社内の情報を見ることが可能な状態に……。
業務ではビジネスチャットツールを使用してユーザー管理を行い、退職時にはアカウント削除やデバイスの消去を行いましょう。
ビジネスチャットのマナー
ビジネスチャットは軽い話題にも使いやすいコミュニケーションツールですが、プライベートの友人と交流するのとは異なり、業務を円滑に進める目的のために導入されているものです。
ビジネスでチャットを利用する際には、以下のマナーに気をつけてみてください。
適切な相手・スレッドに投稿する
チャットでは複数人で簡単に会話できますが、「誰がこの会話に参加しているのか」ということは意識しておく必要があります。
グループで会話を始めると、途中から話がそれて一部のメンバーには全く関係のない話題になってしまうことがあります。チャットの場合、自分が参加しているスレッドに投稿されると通知が鳴りますので毎回チャットを確認しなければならず、相手の時間を奪ってしまいます。
また、目的別に作成したスレッドで別の話題を始めてしまうと統一性がなくなり、会話の見落としなどにもつながりますので、趣旨に沿った場所に投稿するようにしましょう。
書き出しの挨拶は適宜省略し、簡潔な文章を心がける
一般的にチャットでは「お世話になっております。〇〇です」「お疲れ様です。営業本部の〇〇です」などの書き出しの挨拶を省略して、本題から入ることも珍しくありません。
会社の雰囲気や相手との関係にもよりますが、用件のみのやり取りが許容されているメンバー間や、外出先からスマホでの利用がメインの場合は、短文や箇条書きなど、すぐに確認・リアクションしやすい簡潔な文章が好まれる場合もあります。
「丁寧であればあるほど良い」とされてきた従来のビジネス文書とは異なる、チャット文化の特徴です。
できるだけ早くレスポンスする
チャットのやり取りは、メールに比べてスピードが求められています。相手がなるべく早い回答を求めている場合も少なくありません。
メッセージを見たら、できるだけ早くレスポンスするのがチャットでのコミュニケーションの基本。すぐに返信を打てない場合も、「いいね」などのリアクションを使って、確認済みであることを伝えると相手も安心します。
一方で、勤務時間中でも他の業務で多忙だったり、来客や電話の対応で応答できないことも当然あります。チャットの通知が気になって業務に集中できなくなっては本末転倒ですので、チャットツールと適度な距離を保つことが大切です。
ビジネスであることを忘れずに
短文での気軽なやり取りやスタンプの使用など、チャット文化はカジュアルなイメージがありますが、会社で使う場合は最低限、ビジネスマナーを守る必要があります。
堅苦しくなる必要はありませんが、言葉遣いや話題がビジネスにふさわしいものであるか意識して使いましょう。
ビジネスチャットツールを選ぶポイント
ビジネスチャットツールを検討するにあたり、重視すべきポイントを紹介します。
機能
ビジネスチャットツールの標準的な機能は、テキストチャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有です。これに加えて、スケジュール管理、タスク管理、施設予約、既読確認などの機能が備わっているサービスもあります。
すでにタスク管理ツールや予定表などを使っている場合は、基本機能のみのシンプルなチャットツールを選んで併用するも良し、既存のツールに不満がある場合は多機能なビジネスチャットツールに入れ替えるも良し。
まずは必要な機能と不要な機能を明確にしたうえで各サービスを比較してみましょう。
コスト
機能と同時に検討したいのがコスト面です。
中には無料のサービスもありますが、1人1ライセンスを使用するビジネスチャットツールは、高機能なサービスでも契約ライセンス数が多くなれば1人あたりのコストを低く抑えられる場合があります。
組織の規模に応じて、プランを検討してみてください。
動作環境
ビジネスチャットツールを実際に利用するシーンを想像してみましょう。
オフィスやテレワークでパソコンから使うのか、営業マンが出先からスマホで使うのか。複数のデバイスで同時に使いたい場合もありますね。社内で導入しているデバイスが動作環境を満たしているかも確認してみてください。
操作性
社内のコミュニケーションツールとして使うなら、「誰もが使える」ことが前提になります。ユーザーのスキルに差がある場合は、標準的な機能のみのシンプルなものや、マニュアルがなくても直感的に操作できるツールを選ぶのが得策です。また、利用にあたって教育を行うことも必要になってきます。
外部サービスとの連携
ビジネスチャットツールの中には、メールやカレンダー、クラウドなど外部のサービスとの連携機能があるものもあります。すでに導入しているツールとの連携が可能か、それによって業務が効率化できるかどうかを見極めることも大切です。
セキュリティ
ビジネスチャットでは、機密情報や重要なデータのやり取りを行う場面も想定されます。ビジネスチャットツールのセキュリティ対策を比較して、用途に合ったレベルのセキュリティ対策を施したサービスを選びましょう。同時に、チャット上で扱う情報レベルをルール化しておくと安心です。
ビジネスチャットツールおすすめ8選
1.Slack
出典：https://slack.com/intl/ja-jp/
Slack Technology社（アメリカ）が開発・運営するビジネスチャットツール。
Googleカレンダー、Zoom、Dropboxなど多くの外部サービスと連携でき、多様な使い方が可能。
特徴
- 外部サービスとの連携機能が充実
- 様々な条件で検索が可能
- 絵文字やチャットルームカスタマイズの種類が豊富
料金
- フリー 0円（ユーザー/月）
- プロ 850円（ユーザー/月）
- ビジネスプラス 1,600円（ユーザー/月）
- Enterprise Grid 要問い合わせ
2.Chatwork
出典：https://go.chatwork.com/ja/
Chatwork株式会社提供、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールで、中小企業に多くの導入実績がある。各プランに無料トライアル期間が設けてあり、導入前のお試しが可能。
特徴
- 国産ツール
- シンプルな機能で誰でも使いやすい
- タスク管理機能付
料金
- フリー 0円（ユーザー/月）
- ビジネス 500円（ユーザー/月）※
- エンタープライズ 800円（ユーザー/月）※
※年間契約の場合
3.LINE WORKS
出典：https://line.worksmobile.com/jp/
LINEに掲示板・カレンダー・アドレス帳など仕事で使う機能をプラスしたビジネス版。
馴染みのあるLINEの画面・スタンプなどの機能を受け継ぎ、誰でもすぐに使い始められる使いやすさが好評。
特徴
- LINEと同じ使い勝手で抵抗なく使える
- ISO認証のセキュリティ
- LINEユーザーともやり取りが可能
料金
- フリー 0円（ユーザー/月）
- ライト 300円（ユーザー/月）※
- ベーシック 500円（ユーザー/月）※
- プレミアム 1,000円（ユーザー/月）※
※年間契約の場合
4.Microsoft Teams
出典：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
MicrosoftのOffice365サービスに含まれるビジネスチャットツールで、Skype for Business（旧Lync）の後継にあたる。Officeアプリとの連携はもちろん、Zoom、Trello、Evernoteなど外部アプリとも連携できる。
特徴
- Outlookの予定表とスケジュールが連動する
- 大規模なWeb会議にも対応可能
- Office365の契約があれば追加料金ゼロで利用できる
料金
- Microsoft Teams (無料) 0円（ユーザー/月）
- Microsoft Teams Essentials 430円（ユーザー/月）※
- Microsoft 365 Business Basic 540円（ユーザー/月）※
- Microsoft 365 Business Standard 1,360円（ユーザー/月）※
※年間サブスクリプションの場合
5.WowTalk
法人向けITソリューションを自社開発するワウテック株式会社提供。シンプルで使いやすい画面でありながら、グループごとの通知オンオフや投稿のブックマークなどの便利機能もプラス。所属部署やプロジェクトごとに登録できるメンバーリストや日報のテンプレートなど、企業の実務に即した機能が充実。
特徴
- 日報機能がある
- 部署階層型メンバーリストで人を探しやすい
- 日・中・英 3カ国語に対応
料金
- シンプル 300円（ユーザー/月）
- スタンダード 500円（ユーザー/月）
- プロフェッショナル 800円（ユーザー/月）
6.Talknote
Talknote株式会社が運営するカルチャーマネジメントツール。チャットやタスク管理にとどまらず、アクセス時間や投稿量などのデータ解析を用いて社員の心理面のフォローを行う機能など、勤務環境の改善に役立つ独自のツールを搭載。
特徴
- メールをTalknoteへ自動転送できる
- 予約投稿機能がある
- オーバーワーク検知、コミュニケーション活性度スコアなど独自のデータ解析ツール
料金
要問い合わせ
7.TAGS
出典：https://suzu1.shinwart.com/tags/
鈴与シンワート株式会社のチャット機能に特化したコミュニケーションツール。「DB暗号化」「通信の暗号化」に加えて、クライアント端末のキャッシュも暗号化した三段階暗号化で高セキュリティ。初めてでも迷わない操作性も魅力。
特徴
- 初期費用無料、月額180円で最安クラスの価格を実現
- 設定、操作が簡単でスピーディに導入できる
- AzureADと連携し、ID/パスワード管理の負担を軽減
料金
- 180円（ユーザー/月）
8.Linkitチャット
出典：https://linkit.access-company.com/chat/
ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2020受賞。ビジネスに必要な機能に絞り、低価格かつ高品質。既読確認ができるため、リアクションがなくても情報がどこまで伝わったか分かるのが嬉しい。
特徴
- 金融機関採用の暗号化技術による高度なセキュリティ
- 未読人数・一覧表示
- 1ファイル10MBまでアップロード可能
料金
- 187円（ユーザー/月）
ビジネスチャットのデメリット
メールに替わる連絡手段として普及しつつあるビジネスチャットツールですが、テキストコミュニケーションならではのストレスや、改善すべき課題点もあります。
相手の状況が分からず話しかけづらい
ビジネスチャットツールでは連絡先から相手を選んですぐにメッセージを送ることができるものの、オフィスのように顔が見えるわけではないため、相手の状況が分かりません。忙しい時に話しかけてしまって気まずい思いをしたり、相手に気を遣いすぎてなかなか話しかけられないこともあります。
意思決定に時間がかかる
送ったメッセージを相手がすぐに見てくれるとは限りません。また、メッセージを見ることができても、即返信できる状況ではないこともあります。
オフィスならば相手の手が空いている時に話しかければ即回答がもらえる用件でも、チャットではすぐに解決できずモヤモヤしたり、複数メンバーの意見を集めるのに時間がかかってしまったりします。
書き言葉のため気軽な報連相ができない
メールよりもくだけた言葉遣いやカジュアルな表現が許されるチャットツールでも、書き言葉であることには変わりはありません。言葉を選びすぎて、ちょっとした報連相にも思いのほか時間や労力がかかってしまうこともあります。
情報が埋もれる
チャットツールの投稿は時系列順に並ぶため、古い情報はどんどん流れていきます。過去のメッセージを確認するにはスレッドを遡って探さなければなりません。休暇の後には大量のメッセージが届いていて、優先度の高い情報がすっかり埋もれてしまった、なんてことも起こります。
チャット疲れが起きる
スピーディなレスポンスを求められるチャット。通知が出るたびにチャットツールを開いてしまって集中できなかったり、返信しなければならない義務感で疲れてしまうことがあるかもしれません。
使いこなすにはリテラシーが必要
メンションの使い方、チャンネルの使い方、ステータス表示や他のアプリとの連携方法など快適なコミュニケーションを行うためにはリテラシーが必要。導入時には教材の配布や講習の実施などでユーザーに正しい知識を身に着けてもらわなければなりません。
ビジネスチャットはバーチャルオフィスVoicePingとの併用がおすすめ
URL : https://voice-ping.com/
VoicePingは、テレワークの生産性を最大限に高めるために設計されたバーチャルオフィスツールです。メンバーのステータスを確認し、相手が返答できるときに、ワンクリックで声をかけることができます。そのため、ビジネスチャットツールでは解決できない突発的に必要な議論に対応できるようになります。さらに、代表的なビジネスチャットツールである Slack、Chatworkとの連携機能があり、VoicePing内でしか得られないリアルタイムな情報をチャットツールでも共有することが可能になります。これからビジネスチャットツールの導入をご検討の方や既に導入済みの方は、ぜひ、VoicePingを永久無料プランを利用して、チームに役立つかどうかを確認してみてください。
