新型コロナウイルス感染拡大防止で3密（密閉・密集・密接）回避が推奨されたことにより、リモートワークを始める企業が増えました。リモートワークが認知され新たな働き方として定着してきているため、優秀な人材を獲得するためにも導入は必要不可欠です。
しかし、リモートワークを導入するためには、PC、デスクチェアをはじめ、デジタルツールを導入しなければいけません。とくに、デジタルツールの種類は豊富にあるため、何を導入すべきか悩んでしまうでしょう。そこで、今回はリモートワークツールをご紹介します。この記事を読めば、リモートワークツール導入費用を削減する方法まで分かるため、参考にしてみてください。
リモートワークに必須のツール3選
リモートワークに必須のツールは「グループウェア」「ビジネスチャットツール」「Web会議システム」の3つです。
グループウェア
出所：『サイボウズOffice 公式ホームページ』
グループウェアとは、スケジュールや情報共有に活用するアプリケーションをいいます。情報共有を強化して、事務作業を効率化するために利用するものです。
【グループウェアの主な機能】
- ファイル管理・共有：ファイルサーバーを使用せずにファイルを管理・共有する
- ワークフロー：申請書の作成や承認、決済を行う
- 設備予約：社内の設備の予約管理を行う
- スケジュール管理：複数の社員のスケジュールを管理・共有する
- チャット機能：SNSのようなチャットが行える
- 掲示板機能：総務部や人事部からの各種通達を共有する
ビジネスチャットツール
出所：『Chartwork 公式ホームページ』
リモートワークでは、業務の報告・連絡・相談をインターネット上で行わなければいけません。そのため、Web会議以外で日々の業務の報告・連絡・相談を効率よく行う環境をビジネスチャットツールで整える必要があります。
SlackやChatworksなどのビジネスチャットツールを活用すれば、メールよりスピーディーなコミュニケーションがとれます。
Web会議システム
重要な意思決定をする会議や商談は対面で行う必要があります。Web会議システムを利用すれば、遠隔地にいる者同士でオンライン上で会議や商談が行えるようになります。一般的な対面形式からオンライン形式に移行すれば、移動時間の削減も可能です。
新型コロナウイルス感染防止のため、非対面ビジネスが推奨されたことでWeb会議システムが普及し、リモートワークに欠かせないシステムとなりました。
リモートワークの生産性を上げるツール9選
リモートワークに必須のツールだけでなく、その他のツールを利用すれば生産性が上げられます。リモートワークの業務効率化におすすめのツールを紹介するので、導入すべきか判断の参考にしてみてください。
バーチャルオフィスツール
リモートワークは各自が離れた場所で業務を行うため、各メンバーが何をしているか状況が把握しにくいです。そのため、業務の相談をしたくても声がかけにくくなってしまいます。
このような問題はバーチャルオフィスを導入して、各メンバーのステータス（声かけOK、外出中、会議中、休憩中）を可視化することで解決できます。声かけOKのメンバーの近くにアバターを移動させるだけで会話が始められることも魅力。電話をかけたり、Web会議を主催したりする必要もないため、円滑なコミュニケーションができます。
顧客管理システム
出所：『kintone 公式ホームページ』
リモートワーク環境下では、各メンバーの状況が把握しづらく、どの顧客と接点を持っているかを確認できません。各メンバーの顧客接点の状況が分からないと、同じ顧客に再びアプローチしてしまうなどの問題が発生してしまいます。
このような問題は、顧客管理システム上でリアルタイムの顧客接点状況を共有することで解決できます。顧客管理システム上に、顧客情報や対応履歴などを蓄積して、そのデータを見ながら接客すれば顧客満足度を上げることも可能です。
電子契約システム
出所：『CLOUD SIGN 公式ホームページ』
リモートワークで契約書に捺印するために出社しなければいけないなど、契約締結や捺印の業務の非効率さに悩む方がいます。契約や書類に捺印するためだけに出社せざる得ない状況だと営業活動が停滞してしまいかねません。
このような問題は、電子契約システムを利用して捺印から電子署名に移行することで解決できます。電子契約システムを導入すれば、契約締結までのリードタイムが短縮できるだけでなく、重要な契約書の管理が捗ります。
オンラインストレージ
出所：『box 公式ホームページ』
リモートワークだとファイル共有がしにくくなります。各自が持っているファイルを転送し合うと混乱を招きます。また、大容量の画像ファイルや動画ファイルを転送するには時間がかかってしまうため、所要時間に驚いてしまうこともあるでしょう。
このような問題は、クラウド上に社内サーバーを置けるオンラインストレージサービスを利用することで解決できます。オンラインストレージは、データ容量に応じてスペックを拡張できることが魅力。インターネットが繋がればPCだけでなく、タブレットやスマホからもファイルが閲覧できます。
クラウドPBX
出所：『モッテルVALTEC 公式ホームページ』
リモートワークを導入した際に「在宅勤務者に電話対応をお任せしたい」「会社の代表電話番号を利用して電話をかけてもらいたい」と思うかもしれません。在宅勤務者の自宅1件1件に電話工事をするのは想像以上に大変です。
このような問題は、クラウドPBXサービスを利用することで解決できます。クラウド上にPBXを設置すれば、所有しているPCやスマホを接続するだけでオフィス電話機として利用できるようになります。
プロジェクト管理ツール
出所：『backlog 公式ホームページ』
リモートワーク環境下では、各メンバーの状況が把握できないため、プロジェクトの進捗状況も把握しづらくなります。プロジェクトの進捗状況を都度聞くと非効率さを感じてしまうでしょう。
このような問題は、プロジェクト管理ツールで進捗状況を可視化することで解決できます。リアルタイムのプロジェクトの進捗状況がわかれば安心さが増します。それだけでなく、どのメンバーがどの業務に何時間を費やしているかが分かるため、パフォーマンス管理も行えて人事評価に活かすことができます。
ナレッジ共有ツール
出所：『Note PM 公式ホームページ』
組織全体の生産性を上げるためには、ナレッジ（知識・経験・成功事例）の共有が欠かせません。しかし、リモートワークでコミュニケーション不足に陥ると、ナレッジも属人化してしまい共有できずに失敗に終わります。
このような問題は、ナレッジ共有ツールを導入して、ナレッジ投稿を促進することで解決できます。ナレッジ投稿することで、どのような効果が見込めるのかを伝えて協力してもらうことが、ナレッジ共有化を成功させるコツです。
勤怠管理システム
出所：『ラクロー 公式ホームページ』
リモートワークだと、タイムカードを打刻できません。PC打刻やスマホ打刻など勤怠管理が自己申告制になってしまいます。そのため、勤怠管理の不正打刻が起きてしまいかねません。
また、従業員と信頼関係が構築できている場合は隠れ残業が増える傾向があります。連合JTUC「テレワークに関する調査2020」でも、約半数の人がリモートワークだと長時間労働になると回答しているため、隠れ残業に気をつけなければいけません。
PCのログ取得から勤務状況を把握できる勤怠管理システムを導入すれば、このような問題を解決できます。また、ログ取得を活用した勤怠管理システムを利用すれば、出勤や退勤の申告も不要になります。
音声解析ツール
出典元：『ailead 公式ホームページ』
リモートワーク環境だと、各メンバーの顧客対応の品質が確認できず、フォローがしにくくなります。その結果、顧客対応の品質が低下してクレームを受けてしまうかもしれません。
このような問題は通話内容を音声解析してテキスト化することで解決できます。通話内容をテキスト化しておけば、通話を見直して、どこを改善すべきか分かるようになります。
リモートワークに便利なツール「VoicePing」
リモートワーク向けツールをご紹介しましたが、さまざまな機能が搭載されていてリーズナブルな仮想オフィス「VoicePing」を利用すればコスト削減ができます。ここでは、リモートワークで生産性を上げられる「VoicePing」の魅力をご紹介します。
リモート出社ができる
VoicePingは仮想オフィスツールです。仮想オフィスを所有しておけば、オフィス、自宅、外出先のメンバーを集められ、各自の状況（声かけOK、外出中、会議中、休憩中）が把握できるようになります。
リモート出社をして声をかけたい相手の近くにアバターを近づけるだけで会話ができます。電話を繋げたり、Web会議を主催したりする必要がありません。仮想オフィスにリモート出社をさせることで、リモートワークのコミュニケーション不足の問題が解決できます。
コラボレーションツールが標準搭載
VoicePingは仮想オフィスの中に、コラボレーションツールが搭載されていることが大きな特徴となっています。
例えば、Web会議システムも標準仕様で搭載されています。他製品と同等の品質を維持しながら、リアルタイム翻訳ができる機能まで搭載しました。VoicePingのWeb会議システムを利用すれば、言語の壁を感じることなく相手と話せます。また、会議内容は録画も可能です。
それだけでなく、共同ワークスペースもこだわっており、ドキュメントからホワイトボードに切り替えられたり、動画を一緒に見れたりします。共同作業しやすい環境を整備していることがVoicePingの強みです。
タイムマネジメントが行える
VoicePingの仮想オフィスにリモート出社をさせれば、パソコン稼働状況を自動でログ取得できます。誰がどの作業に何時間かけているかを把握でき、業務プロセスが可視化できます。これらのログを参考にすれば、社員に納得してもらえる人事評価ができるでしょう。
また、正確な勤怠管理もできるため、勤怠管理システムの代わりとしても利用できます。
AIで業務効率化ができる
VoicePingには、音声解析AIが搭載されており、商談内容の文字起こしができます。そのため、会議の議事録を作成する手間が省けます。また、商談相手が他国の人の場合は翻訳しての文字起こしも可能です。そのため、会議で聞き取れなかった内容があっても、テキストで見直すことができます。
【必見】VoicePingによるコスト削減の効果
例えば、10名の企業がリモートワーク環境を構築する場合は、VoicePingを導入することで約16,000円/月のコストカットができます。また、新型コロナウイルス感染拡大でオフィスを使用していない場合、仮想オフィスに席を移動させればオフィス代金も削減できます。
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他社 | VoicePing | |
バーチャルオフィスツール | 5,500円 | 8,250円/月 |
Web会議システム | （※バーチャルオフィスに含む） | |
ビジネスチャットツール | 5,000円 | |
勤怠管理システム | 5,000円 | |
音声文字起し | 5,980円～ | |
翻訳ツール | 2,980円～ |
※従業員10名の場合
※導入する製品で費用は変動します
まとめ
リモートワークを導入する場合は、PCやデスクチェア、各種ツールを導入しなければいけません。リモートワーク向けツールは数多く登場しているため、本当に必要なものかを見極めて導入しましょう。
弊社が提供している仮想オフィス「VoicePing」には、コラボレーションツールが標準搭載されています。VoicePingを活用すれば、リモートワーク導入費用を安く抑えながら業務効率化が図れます。ぜひ、この記事を見て興味を持った方は「VoicePing」を導入してみてください。