テレワークをコロナ禍の暫定対策ではなく、今後も継続しようと考える企業にとって、テレワーク時の生産性低下は何としてでも避けねばなりません。
そこで、目の届かない場所にいる社員を管理する方法の一つとして、テレワーク監視ツールを検討する企業が増えています。
しかし、テレワーク監視ツールは、使い方によってはプライベートの監視もできてしまうものです。通常の業務用アプリとは異なる扱いの難しさがあり、ツールの選定や導入に悩む企業も少なくありません。
本記事では、テレワーク監視ツールの目的・効果・デメリット・機能など、ツール選定のためのヒントをまとめています。監視ツールを導入する前に、ぜひご一読ください。
目的は社員の「監視」ではなく全体の「管理」
テレワークする社員を適切に管理する方法というと、どうしても行動の監視に目が行きがちです。オフィスでの社員のふるまいはそれほど気にならなくても、目の届かないところでは「何をやっているかわからない」と、途端に疑心暗鬼になってしまうからです。
しかし、ここでは監視すること自体が目的ではないことを忘れないでください。
テレワークを監視・管理する目的は、大きく分けて次の2つです。
- 生産性を保つ
- 情報漏洩を防ぐ
生産性を保つ
プライベートの空間である自宅の部屋では、仕事モードに切り替えることが難しいかもしれません。周りに相談したり共同作業したりできない環境では、業務がはかどらないこともあります。
テレワークで生産性を保つ秘訣は、テレワーク環境の中でパフォーマンスを低下させる原因を潰していくことです。その原因を知るためにも、マネージャーは業務の進捗や社員の状態を適宜、把握しておくのが望ましいといえます。
情報漏洩を防ぐ
オフィス外で業務を行うことには、情報漏洩リスクが伴います。デバイスの紛失・置き忘れ、カフェやホテルのロビー等での第三者による画面の覗き見、業務外の目的でのデータダウンロード・持ち出し等です。
これらの被害を最小限にとどめるためには、デバイスの操作の記録を残し、不正な操作が行われた場合にロックするといった機能を備えておく必要があります。
テレワーク監視ツールのメリット
テレワークでは、社員が個人で自己管理を行うことが求められます。上司の目の届かないところで、仕事を完全に社員の裁量に任せることには不安も多いものです。
オフィスでは常に衆人環視のもとにあるため、サボりや不正行為は自然と抑止され、モチベーションを保って業務に取り組むことができ、問題が起きてもすぐに対処できます。
テレワークでこうした効果を得るためには、仕事の進捗や社員の状況を可視化し、チームに共有する工夫をしなければなりません。
監視ツールなどを用いてオフィスに近い状態を作り出すことで得られる効果には、次のようなものがあります。
業務の進捗管理
オフィスでは、軽く声をかけたり、画面をのぞいたりするだけで業務の進み具合を知ることができます。
全員がオフィスにいれば進捗をリアルタイムで確認できるため計画が立てやすく、トラブル時もすぐに対応できるため進行はスムーズです。
テレワークの場合、進捗管理のためにチャットやWeb会議で随時報告を求めれば、社員はその都度業務の手を止めなければなりません。これでは、報告の頻度が高くなればなるほど業務効率が落ちてしまうといったことが起こります。
生産性をアップさせるためにはこまめな情報共有が必要ですが、なるべく手間のかからない方法でなければいけません。
テレワーク監視ツールの利用アプリ表示やタスク管理機能を活用すれば、「今、何をやっているのか」が一目でわかります。
セキュリティリスクの抑止
社外で業務を行うことにはリスクが伴います。
例えば、暗号化されていない公衆Wi-Fiに接続したために起こるデータの漏洩事故。
上司が見ていないからとネットサーフィンをして怪しいサイトを閲覧したり、セキュリティソフトを入れていない私物の端末を利用してマルウェアに感染するといったケースも後を絶ちません。
また、誰も見ていなければ、悪意を持って機密情報をダウンロードしたり、外部に持ち出したりすることも可能となってしまいます。
パソコンが危険にさらされたり、不正な操作が行われたりした際にすぐ気づくことができるよう、端末を監視することは必須といえるでしょう。
サボりのチェック
テレワークでは、誰にも見られる心配がないので、オフィス勤務に比べてサボりが発生しやすくなります。しかし、端末が監視されているとなれば、自然とサボりは抑止され、業務に集中することができるようになるでしょう。
また、お互いの姿が見えないために、「サボり」に関して過敏になってしまうこともテレワークの問題点のひとつです。
管理職の方は、成果を出せていない社員に対し、「もしかしてサボっているのではないか」という疑念が浮かんでしまうかもしれません。
部下の立場では、「サボっていると思われているかもしれない」という不安から、過度のプレッシャーを感じて働きすぎてしまうことなどが挙げられます。
これは、働きぶりを見ることができないために起こることです。オフィスに近いレベルでの監視環境があれば、きちんと仕事をしていることが証明されます。
長時間労働の防止
自宅などのプライベートな空間で仕事をしていると、オンとオフの切り分けが難しくなります。
特にテレワークでは業務プロセスが見えないため、成果偏重となり、夜や休日も休まずストイックに業務に取り組んでしまうこともありえます。
退勤した後にこっそり残業することも不可能ではないため、自己申告制の勤怠管理では隠れ残業の温床になってしまうこともあるでしょう。
パソコンのログイン時間を記録したり、操作ログを残すツールを使えば、隠れた長時間労働などの異変に気づくことができます。
適度な緊張感の維持
自宅で作業しているとやる気が出ないのは、緊張感が欠けているせいかもしれません。誰にも見られていなければ、気が緩んでしまいがちです。
オフィスでチームメンバーと一緒に仕事をしていると、現場の臨場感や緊張感がモチベーションを上げてくれていることに気づくでしょう。
テレワーク環境でも、周囲に仲間がいる、パフォーマンスを見ている人がいると感じることで仕事に対する意欲を維持することができます。
コミュニケーションの活性化
テレワークでは、「相手が取り込み中かもしれない」と気にするあまり、連絡を取ることをためらってしまうことがあります。また、相手が離席していることを知らずにメールやチャットを送って、なかなか返事が返ってこず時間を無駄にしてしまうこともあります。
社員の現在の在席状況や、どこにいるのか・何をしているのかがわかれば、姿を見ることができなくても今連絡していいのかどうかがわかり、コミュニケーションのハードルが大幅に下がります。
テレワーク監視ツール選定時の注意点
テレワークの管理・監視を行うことは、生産性向上や不正の抑止に繋がります。
ただし、社員を遠隔で監視することにはデメリットもあることを忘れてはなりません。
監視が行き過ぎることのないよう、デメリットもよく理解したうえでツールの導入を検討しましょう。
社員のストレスにならない運営が大事
「監視」という言葉に良い印象を持つ人は少ないのではないでしょうか。自分が監視される側であれば尚更です。
オフィスで勤務している場合、他人が片時も目を離さず自分の顔を凝視していたり、一日中後ろからパソコンの画面を覗き込んでいたりといった状況はまずありません。
しかし、ツールによっては使えば業務中の常時監視が可能となってしまうこともあります。監視されていることで社員が息苦しさを感じたり、常に見られているプレッシャーからミスが誘発されたりする恐れがあります。
また、過度な監視は「社員を信用していない」とも取られかねないため、エンゲージメントの低下を招く恐れもありますので、社風に合わせて適切なツールを選ぶ必要があります。
管理コストを考慮して運営する
ツールによっては自動的に操作ログや画面キャプチャなどが記録されるものもありますが、それを確認するのは人間の作業です。このようなツールを導入した場合、管理職は社員を監視するために時間を割かなければならなくなります。
オフィスでは顔を上げてフロアを見渡せば全員の様子を見ることができますが、ツールから収集したデータをすべて見ていては時間がいくらあっても足りません。
「時間外労働が上限を超えた社員のみ詳細を確認する」「トラブル発生時のみログを見る」といった基準を決めて活用するのが良いでしょう。
プライバシー・ハラスメントの問題
リモートワーク環境下で起こる新たなハラスメントを指す「リモートハラスメント」という言葉が生まれています。
ツールによってはWebカメラを通して自宅の背景が見えてしまうため、住環境やプライベートに関する不適切な言及・詮索が起こりやすくなっています。
また、仕事ぶりが気になるあまり、頻繁に報告を求めたり、離席やチャットの返信が遅れるたびに「サボりではないか」と問い詰めたりする行為は、パワハラに該当してしまう可能性がありますので、こういった問題が起こりにくいツールを選ぶのも重要です。
テレワーク監視・管理の6つの方法
ツールを用いて行うテレワーク監視には、以下のような方法があります。
勤怠管理
テレワークを行う際にまず導入を検討したいのが、オンライン上でタイムカードを打刻する勤怠管理ツールです。
テレワークでも就業開始時刻に業務を開始したか・休憩は所定の時間に取っているか・許可なく残業していないか等を把握し、適切な労務管理を行います。
自動集計やデータエクスポート機能を使えば、給与計算や残業管理も効率化できます。
パソコンのログから自動的に労働時間を算出するツールもあります。手動で打刻をする手間が省ける上、実際のパソコン稼働時間が記録されるため、隠れ残業の抑止にもなります。
ステータス表示
「社員が今パソコンの前にいるかどうか」は、座席管理ツールやチャットツールのステータス表示を用いて確認することができます。
アイコンの色で「オンライン」「オフライン」「離席中」「取り込み中」などのステータスが表示されるので、今話しかけていいかどうかの確認にも使えます。
一定時間操作が行われないと「離席中」に変わるようになっているため、不正はできません。
テレワーク監視ツールの中には、Webカメラの映像を常時取得して、実際に在席しているかどうかをリアルタイムに確認できるツールもあります。
利用アプリの表示
パソコン上で起動されているアプリを監視・表示する機能です。
業務を行うためのアプリが起動していない場合や、不要なアプリが起動されている場合には、社員がきちんと仕事をしていないかもしれません。
また、現在起動しているアプリからおおまかな作業内容を推測することもできるので、進捗管理や声かけにも活用できます。
アクセス監視
Webサイト閲覧を記録・制御する機能です。
ネットサーフィンで業務に関係のないサイトを閲覧したり、ゲームで遊んだりしていないかを確認することができます。
また、有害サイトなどのアクセスさせたくないサイトをブロックしておけば、セキュリティリスクの回避にもなります。
画面キャプチャ
テレワーク監視ツールの中には、パソコンの画面を録画したり、一定時間ごとにスクリーンショットを取って送信したりするものがあります。
サボっていないか・業務に関係ないことをしていないかを確認することができ、万が一、不正が行われた場合には証拠として残すこともできます。
ただし、画面キャプチャについては否定的な意見も多いので、導入時には社員にしっかりと説明を行い、理解を得る必要があるでしょう。
操作ログ
パソコンでどのような操作が行われたのかを記録する方法です。
操作が記録されていることがわかれば、機密データの持ち出しなど不正の抑止にもなります。マルウェア感染やトラブル発生時のログ確認としても使えます。
キーボードの入力ログを残す「キーログ」という機能もあり、機密情報などを外部に送信した痕跡がないかを確認することもできます。
おすすめのテレワーク監視ツール6選
テレワークの監視・管理におすすめのツールを紹介します。
社風や用途によって選べるよう、監視レベルの異なる6つのツールをチョイスしました。
社員の状態が一目でわかる「VoicePing」
「VoicePing」は、リアルオフィスの代わりにメタバース空間にオンライン出社する仮想オフィスツールです。
「オンライン」「取り込み中」「離席中」のステータスと利用中のアプリロゴが表示されます。誰が何をやっているのかが一目でわかります。「離席中」ステータスはパソコンの操作が指定した時間の間行われなかった場合自動で切り替えます。利用中のアプリ機能を使用したくない場合には、機能そのものを削除することもできるので、社風に合わせて監視感を調節することができます。
ステータスと利用中のアプリは全員に公開されている（設定で非表示にすることが可能）ので、上司に一方的に監視されているのではなく、同じオフィスで皆と一緒に働いている感覚。
オンラインのメンバーにはワンクリックで声かけできるから、ちょっとした相談や雑談も可能。
テレワークでもオフィスのような程よい緊張感をもって勤務することができ、自然とモチベーションが上がるように設計されてます。
VoicePingの機能をワンクリックでこちらからお試しいただけます
料金
過少・過重労働を防ぐ「KnockMe!」
「KnockMe!」は、遠隔でマネジメントを行うための総合テレワーク管理ツールです。
特徴は、他社ツールとの連携機能。
外部の勤怠管理サービスからエクスポートしたCSVファイルを取り込むと、「KnockMe!」で取得した実作業時間と照合してギャップを表示し、過少・過重労働を判定します。
必要に応じて画面キャプチャやカメラ映像の撮影、アプリ利用状況、キーボードやマウスの操作回数も記録。管理者は、これらのログにリアルタイムにアクセスできます。
チャット、タスク・スケジュール管理、業務日報作成などの業務支援ツールも搭載し、グループウェアとして利用することも可能です。スケジュールはGoogleカレンダー・Outlookと連携。
料金
要問い合わせ
顔認証で不正ログイン検知「カオミルリモートワーク」
「カオミル」は、認証率90%以上を誇るAI顔認証システム。
顔認証を用いた在席確認・作業時間集計・のぞき見検知を行うリモートワーク支援ツールが「カオミルリモートワーク」です。
利用者本人の顔を検知することで自動的に在席状態を表示・勤務時間を記録するので、面倒な操作は一切不要です。
さらに、カメラ映像は認証のみに使われ、サーバには作業時間のログのみが記録されるので、Webカメラ映像を常時公開しなくても本人の在席を証明できます。
専用機器不要・必要なものはアカウント作成のみの簡単導入。
眼鏡やマスクを着用したまま認証できるので、感染症対策も安心です。
料金
初期費用 11万円
月額料金 １名あたり330円（10名～）
業務効率を可視化する「MeeCap」
「MeeCap」は、ワークログを自動で収集・解析するツール。
業務時間・処理件数を継続的に記録し、組織や個人単位で分析します。
テレワークでも業務の詳細がログで残るから、カメラ映像を確認しなくても、社員がしっかり仕事をしている証拠となります。
時間がかかりすぎている案件は、プロセスを可視化して原因を特定。業務改善に活用することができます。
行動ログ機能では、画面キャプチャやキー入力などの詳細な操作ログの確認も可能。プロセスの改善や不正防止に役立ちます。
行動ログはリッチテキスト形式でエクスポートでき、マニュアル等への二次利用も可能です。
料金
要問い合わせ
時間・場所・内容を一括管理「F-Chair+」
「F-Chair+」は、「時間」「画面」「場所」を可視化するアプリです。
PCアプリで「着席」「退席」ワンクリックで勤務時間を記録します。
タイムラインでは、所定労働時間の超過や深夜早朝は強調表示。働きすぎが一目でわかります。
着席中はパソコンの作業画面をランダムに撮影。前の画面との一致率も表示し、進捗を示します。
スマホアプリでは、着席中の位置情報を取得し、送信。誰がどこで働いているのかがわかり、細かい報告の代わりとすることができます。自宅など詳細を知らせたくない場合のプライバシーエリア設定も可能です。
料金
要問い合わせ
画面をもれなく記録「TELESCOPE」
「TELESCOPE」は、パソコン上で行われるすべての操作の画面と音声を録画・録音するサービスです。テレワーク中の全画面を録画することで、利用者のセキュリティ意識を高め、不正利用を感情的に抑止します。
また、カメラで複数名の顔を検出すると自動的にパソコンをロックし、のぞき見による情報漏洩を防止する機能も搭載。のぞき見が起きた録画データは一目で判別でき、状況を素早く確認・対応することが可能です。
録画データは専用のクラウドに保存されるため、料金は容量別となっています。
例えば、10GBの「シンプル」プランでは、PC2台・1日4時間利用で、保存期間1ヵ月（概算）となります。
料金
監視ツール導入時の注意点
テレワークの監視は、監視される社員にとっては抵抗を感じるものです。
監視されているストレスから、社員の心身不調を招いたり、離職に繋がったりしてしまっては元も子もありません。
テレワーク監視ツールを導入する際には、ツールの選定・運用は慎重に行う必要があります。
監視の目的を明確に
ツールの検討時は、テレワーク監視を行う目的を明確にし、用途に合ったツールを選びましょう。
最初に目的や範囲がはっきりしていないと、監視をすること自体が目的化して、知らず知らずのうちに監視がエスカレートしてしまうことがあります。
社員の理解を得る
監視を行っていることを社員に伝えずに監視を行えば、プライバシーの侵害となる可能性があります。
テレワーク監視を行う際は、社員に目的や内容を説明し、同意を得てから行いましょう。
監視の範囲・データの利用方法・査定での扱い等に関する十分な説明も必要です。
不要な情報を収集しない
不必要な情報はそもそも入手しないことが、個人情報保護の基本です。
テレワークでは、社員の自宅などプライベートが垣間見えるシーンがあるため、特に注意が必要です。
高機能なツールを導入した場合でも、社員に説明し同意を得た内容以外のデータを勝手に収集してはいけません。
バランスの取れたテレワーク管理には仮想オフィス「VoicePing」がおすすめ
「VoicePing」はテレワーク監視が目的のツールではありませんが、専用ツールよりも自然な監視が可能なため、従業員のエンゲージメントを低下させずにテレワークを管理したい企業に最適です。
利用中のアプリを表示する「アクティブアプリ」表示機能は設定で非表示にすることも可能。会社の方針や社風に合わせて監視のレベルを調整できるので、どんな企業にも受け入れられやすいツールです。
さらに、
- 仮想オフィスで社員同士が顔を合わせることにより、サボりや不正の抑止効果
- オフィスの一体感を再現することで、モチベーション向上
- ログイン時間を自動的に記録。打刻しなくても、オンライン出社するだけで勤怠データが完成
- 作業タイマー機能を使ってプロジェクトの作業時間を計測
といった、テレワークの生産性をアップさせる機能が満載です。
テレワークの適切な監視・管理にお悩みの場合は、まず仮想オフィス「VoicePing」を試してみませんか。